Računovodstvo & revizija

Postavite kontni plan svoje organizacije, izvezite knjiženja u program svojeg ovlaštenog računovođe, aktivirajte elektronički račun u formatu Factur-X i pronađite dokumente koje porezna uprava može od vas zatražiti: potvrdu, dnevnik događaja, zaključenja i arhive.

Postavljanje kontnog plana

Kontni plan određuje na koja će konta i u koje dnevnike vaša prodaja biti proknjižena u izvozima. Postavlja se za svaki naplatni račun zasebno: dva subjekta koja izdaju račune odvojeno imaju svaki svoj.

1. Idite u Administracija›Postavke›Naplata›Računi za naplatu i otvorite željeni račun.
2. Otvorite karticu Kontni plan.
3. Prilagodite brojeve konta i nazive, zatim kliknite Spremi.

Zaslon je podijeljen u tri dijela:

• Prodaja, PDV i klijenti: konta usluga, obračunatog PDV-a, kupaca i odobrenih popusta.
• Blagajna: konta banke, blagajne i čekova na naplati, koja koriste knjiženja naplate.
• Dnevnici: šifre dnevnika prodaje, banke i blagajne.

Raspodjela prodaje po kategoriji ili po stopi

Prema zadanim postavkama sva se vaša prodaja knjiži na jedno konto prihoda. Dvije neobavezne raspodjele omogućuju detaljniji prikaz, u istoj kartici.

• Razdioba prodaje po kategorijama: zasebno konto za svaku kategoriju proizvoda — pretplate, krediti, oprema, lekcije… Kliknite Dodaj kategoriju, odaberite kategoriju i unesite njezino konto.
• Raspodjela PDV-a po stopama: zasebno konto obračunatog PDV-a za svaku stopu. Kliknite Dodaj stopu, unesite stopu i njezino konto.

To je korisno kada vaše knjigovodstvo mora razlikovati djelatnosti međusobno — primjerice odvojiti prihode od poduke od najma terena. Bez raspodjele sve završava na općim kontima definiranima gore.

Izvoz prodaje i knjiženja

1. Idite u Administracija›Nadzorna ploča›Naplata›Računi & transakcije.
2. Filtrirajte popis po željenom razdoblju i kriterijima: izvoz preuzima točno one filtre koji su prikazani na zaslonu.
3. Kliknite Preuzmi izvoz i odaberite format.

Praćenje poslovanja

• Excel (.xlsx): jedan redak po narudžbi, s datumom, korisnikom, iznosima bez PDV-a, PDV-om i iznosom s PDV-om, statusom i načinom plaćanja. To je format koji preporučujemo za analizu prodaje u proračunskoj tablici.
• CSV (.csv): isto izvješće, u formatu koji čita bilo koja proračunska tablica.
• Preuzmi PDF račune: arhiva koja sadrži PDF svakog računa iz trenutnog filtra. U njoj se nalaze samo izdani računi.

Slanje računovođi

• Računovodstveni unosi (.csv): knjiženja po dugovanju/potraživanju za svaki račun, u čitljivom formatu namijenjenom ručnom uvozu.
• FEC (Francuska): Datoteka računovodstvenih knjiženja, francuski zakonski format, koji mogu uvesti Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ili QuickBooks. Jedno uravnoteženo knjiženje po računu.
• FAIA (Luxemburg) i DATEV (Njemačka): zakonski formati tih dviju država, dostupni organizacijama sa sjedištem u njima.

Opcija Uključite propise (blagajna) knjiženjima prodaje dodaje i knjiženja naplate (banka, blagajna, ček). Odznačite je ako želite izvesti samo dnevnik prodaje.

Izdavanje računa u formatu Factur-X

Elektroničko izdavanje računa postaje obvezno u Francuskoj. Factur-X je odabrani format: posve običan PDF račun u koji je umetnuta datoteka s podacima koju računovodstveni programi čitaju automatski.

Za osobu koja prima račun ništa se ne mijenja: otvara PDF, jednak onome od prije. Njezin računovodstveni program u njemu dodatno pronalazi iznose i identifikatore, bez ponovnog upisivanja.

Provjerite odnosi li se to na vašu organizaciju

To je prvo pitanje koje treba riješiti, a odgovor nipošto nije jednak za sve organizacije.

• Sportske udruge oslobođene PDV-a na temelju članka 261-7-1° francuskog Općeg poreznog zakonika nisu obuhvaćene ni elektroničkim izdavanjem računa ni e-izvještavanjem. Mnoge su organizacije u toj situaciji.
• Organizacije koje su u sustavu PDV-a morat će račune između poslovnih subjekata izdavati u elektroničkom formatu. Za mikro, mala i srednja poduzeća, odnosno gotovo sve organizacije, rok za izdavanje utvrđen je na 1. rujna 2027.
• Računi fizičkim osobama (vašim članovima) izvan su opsega elektroničkog izdavanja računa, bez obzira na vaš porezni status.

Aktivacija formata

1. Idite u Administracija›Postavke›Naplata›Računi za naplatu i uredite željeni račun.
2. U kartici Naplata pronađite opciju Elektronički račun u odjeljku Podaci za naplatu
3. Odaberite format:
   • Factur-X (Francuska) za francusku organizaciju: dodaje francuske zakonske napomene koje se očekuju na računima između poslovnih subjekata;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) za europsku normu bez francuskih posebnosti;
   • Deaktivirano za izradu klasičnih PDF računa.

Postavka vrijedi za svaki naplatni račun zasebno: organizacija koja izdaje račune s više naplatnih računa aktivira ih neovisno.

Unos obveznih podataka

Elektronički račun mora pouzdano identificirati svojeg izdavatelja. Ti se podaci unose u istoj kartici, u odjeljku Podaci za naplatu.

1. SIREN / SIRET vaše organizacije: to je nužno polje. Bez njega račun ne može biti usklađen, a ispod opcije prikazuje se poruka upozorenja.
2. PDV broj, ako je vaša organizacija obveznik. Ako je polje prazno, SIRET služi kao porezni identifikator.
3. Potpuna adresa: naziv tvrtke, ulica, poštanski broj, grad i država. Nepotpuna adresa dovodi do računa koji platforma vašeg klijenta odbija.
4. E-mail adresa za naplatu, koja služi kao kontaktna točka kada nije dostupan nijedan drugi identifikator.

Prikupljanje SIREN-a poslovnih klijenata

Račun između poslovnih subjekata mora identificirati i kupca. SIREN klijenta unosi se u njegovu adresu za naplatu, u blok Adresa tvrtke, zajedno s Naziv tvrtke i ID organizacije. Isti je unos dostupan i pri prodaji na pultu.

Ništa se od toga ne traži za račun fizičkoj osobi: dovoljni su ime, adresa i država.

Pronalaženje revizijskih dokumenata

Program koji naplaćuje plaćanja mora moći dokazati da njegova knjiženja nisu naknadno mijenjana. Tom zahtjevu odgovaraju četiri dokumenta, okupljena na istom mjestu: idite u Administracija›Postavke›Naplata›Računi za naplatu, otvorite željeni naplatni račun, a zatim karticu Računovodstvo i revizija.

Ta se kartica pojavljuje samo na već spremljenom računu: dokumenti se odnose na aktivnost, pa nema što prikazati na računu koji se tek stvara. Svaki naplatni račun ima svoje — ako vaša organizacija izdaje račune iz više subjekata, pregledajte ih zasebno.

Preuzimanje potvrde

U slučaju nadzora porezna uprava može zatražiti dokaz da vaš program za naplatu poštuje uvjete nepromjenjivosti, sigurnosti, čuvanja i arhiviranja podataka. Kartica Potvrda o softveru blagajne taj dokaz izrađuje na zahtjev, putem Preuzmi (PDF).

Dokument se sastoji od dva dijela. Dio izdavača programa već je potpisan. Drugi dio treba ispuniti i potpisati vaš zakonski zastupnik: potvrda je potpuna tek kada su oba dijela spojena i predaju se zajedno.

Kartica se pojavljuje samo za francuski naplatni račun: obveza se odnosi na obveznike sa sjedištem u Francuskoj.

Pregled dnevnika događaja

Kartica Dnevnik događaja vodi, putem Pregledaj, do vjerodostojnog traga o svemu što se dogodilo s vašom naplatom. U njemu nema prodaje — nju pronalazite u narudžbama — nego tehničkih događaja koji je okružuju.

Ondje se nalaze uspješne i neuspješne prijave, izmjene konfiguracije, promjene prava naplate, postavljena zaključenja, zapečaćeni dokumenti i izdani duplikati, generirane arhive, računovodstveni izvozi, prelasci u testni način rada te otkrivene nepravilnosti: prekid lanca, odstupanje zaključenja, nepravilnost sata.

Svaki redak nosi svoj datum, vrstu događaja, dotični račun, operatera i pojedinosti. Filtar po vrsti i razdoblju pomaže u snalaženju, a gumb Izvoz iz toga izrađuje datoteku.

Razumijevanje zaključenja

Zaključenje pečati razdoblje: zamrzava naplate, račune i knjižna odobrenja koje sadrži te se više ne može ni mijenjati ni ponovno generirati. Kartica Zaključenja prikazuje dnevna, mjesečna i godišnja zaključenja vašeg računa.

Postavljaju se automatski, bez vašeg zahvata. Svake večeri dakle nemate što „raditi”: tablica se popunjava sama.

Svaki redak prikazuje razdoblje, broj transakcija, Neto naplaćeno, Raspodjela po načinu plaćanja — online, na mjestu, gotovina, ček, bankovni prijenos, terminal — te broj izdanih računa i knjižnih odobrenja.

Dvije stvari vrijedi razumjeti jer često iznenade:

• Ukupni zbroj nikada se ne vraća na nulu. Riječ je o trajnom kumulativu od početka računa, a ne o saldu razdoblja. Zbroj koji neprestano raste očekivano je ponašanje.
• Početno stanje (nulta točka) pokazuje datum i iznos od kojih taj kumulativ počinje. Za račun koji je postojao prije uvođenja zaključenja to je uzeta početna točka, a ne nula.

Preuzimanje poreznih arhiva

Svaki zaključeni mjesec daje zamrznutu arhivu, okupljenu u vremenski označenoj ZIP datoteci: transakcije, računi, knjižna odobrenja, zaključenja i tehnički dnevnik razdoblja. Kartica Arhiva navodi ih pod Mjesečna arhiva, s njihovim razdobljem, veličinom, datumom izrade i Otisak (SHA-256).

Taj otisak čini arhivu provjerljivom: mijenja se već pri promjeni jednog jedinog bajta. Uz karticu idu dva gumba, Alat za provjeru i Priručnik za provjeru — tako treća osoba, nadzornik ili ovlašteni računovođa, može sama provjeriti cjelovitost arhive bez vašeg posredovanja.

Arhive se izrađuju automatski. Ako zaključeno razdoblje još nema svoju arhivu, prikazuje se pod Zatvorena razdoblja koja nisu arhivirana, a gumb Generiraj omogućuje trenutnu izradu.