发票与交易

跟踪贵组织的所有销售单据——报价单、订单和发票——完成收款、办理退款，并导出销售数据用于记账。请前往 管理›仪表板›计费›发票与交易 菜单。

区分三种单据类型

销售在不同阶段呈现的形式并不相同，单据类型在创建时即可选择。

• 报价 是一份报价方案，发送给用户以待其同意——例如为学校团体安排的训练营，或向企业出租场地。
• 订单 是已成立、等待付款的销售。付款记录挂在它上面。
• 发票 是带编号的单据，一旦收到款项即会开具。

第四种单据是 订单确认书，适用于必须先取得凭据才能列支费用的地方机构和企业工会。

报价单被接受后会变成什么

报价单不是终点：通过电子邮件发送时，其中包含一个链接，用户无需账号也无需登录即可自行接受。该链接的有效期为 14 天。

查看报价单——无论是页面还是 PDF——并不等于接受。接受发生在用户选择付款方式的那一刻，而这一选择决定了后续流程：

• 若选择延后付款（转账、支票、现场支付），报价单将变为等待付款的 订单；当您完成收款时，它会转为发票；
• 若选择在线支付，款项会立即到账：单据将直接变为带编号的 发票。

换句话说，报价单一旦被接受，其跟踪方式与订单完全相同——您可以在与其新类型对应的标签页中找到它。

查找一笔销售

1. 前往 管理›仪表板›计费›发票与交易。
2. 顶部的标签页按类型（报价、订单、发票）和状态（待处理、已支付、已取消、已退款）进行筛选。
3. 随后可通过 筛选器 面板细化搜索，各项条件可叠加使用。

共有六个筛选条件，其中三个常被忽略，但它们恰恰能解答最常见的问题：

• 按用户：某位会员的全部购买记录，适用于他对某笔扣款提出异议时。
• 按负责人：由团队某位成员录入的销售——便于核对某个值班日的情况。
• 按账单账户：当贵组织通过多个主体开具单据时必不可少。
• 按订阅、按产品类别 和 按状态 进一步完善排序。

时期 选择器最后限定显示范围——它同样决定导出内容，导出的正是您在屏幕上看到的数据。

既可按编号查找，也可按人查找

搜索框并不局限于单据编号。它会同时检索：

• 订单编号和发票编号；
• 用户身份信息：姓、名、登录标识、电子邮件地址和执照号码；
• 销售单据本身填写的联系信息——开票地址中的姓、名、公司名称和电子邮件。

最后一点对柜台销售尤为重要：购买者没有账号，列表中会将其显示为临时顾客，只有通过开票地址搜索才能找到这笔销售。输入“Dupont”或其电子邮件地址即可。

创建订单或报价单

1. 点击 新。
2. 打开 选择用户 窗口：指定这笔销售面向的对象。这是第一个决定，因为它决定了开票地址和可选用的订阅。
3. 接着选择单据类型：报价 或 订单。
4. 使用 添加产品 添加明细行。
5. 检查 账单地址：若您不作修改，将使用该用户的默认地址。
6. 点击 保存。

每一行既可来自商品目录，也可自由录入。自由录入（自定义磁贴）用于特殊销售——例如穿线、费用分摊——而 保存到目录中 复选框可以让您在下次无需重新录入，前提是该项目今后还会出现。

只要尚未收到任何款项，订单就可以修改。首次收款之后，订单即被锁定：这样可以确保已付款的单据不会在客户不知情的情况下被更改。

应用折扣

有两种机制并存，用途各不相同。请打开 优惠码和折扣 部分进行配置。

• 优惠码 会沿用已经设定好的营销活动：点击 选择促销代码，该代码将套用自身的适用范围和上限规则。
• 手动折扣 是逐案决定的一次性让利：由您自由输入的百分比或金额，按含税总额计算。

收取款项

1. 打开订单，然后点击 付款。
2. 输入金额：系统会默认填入全部余额，但也接受部分金额。
3. 选择方式：现场信用卡支付、现金、转账 或 支票。
4. 保存。

如果开票账户上配置了 POS 终端，收款可以直接发送到该终端，而无需手工录入。

每一笔收款都会显示在订单的 交易 部分，并附带状态：已确认、待处理、失败 或 拒绝。显示详细信息 按钮会打开交易详情：付款方式、支付网关、日期、备注，以及服务商提供的参考号（如有）。

只要付款处于 待处理 状态，它就仍可修改——修改此交易 用于更正录入内容，取消此交易 用于放弃该笔付款——订单会随即重新计算其 余额待付。而 已确认 状态的付款则不可再修改：它已生成会计单据，因为发票在首次收款时即已开具。因此，已确认付款中的错误只能通过全额或部分退款来更正，并会保留操作痕迹。

分期收取款项

时间表 按钮会将剩余应付金额分摊到多个带日期的分期款项上。在之后的每次收款时，系统会自动为您填入下一期的金额。

为一笔销售办理退款

1. 打开已付款的订单，然后点击 退款。
2. 输入金额：系统默认为全额退款，也可以办理部分退款。
3. 如果已收到多笔付款，请选择将退款计入整张订单，还是计入某笔具体付款。

在线付款会直接通过原收款的支付网关退回：您无需另行转账。

在状态方面，这一区别对您的会计核算很重要：部分退款会让订单保持 已支付 状态并显示 净收入，而全额退款则会使其变为 已退款。例如，一笔 200 欧元的报名费退还 50 欧元后，仍是一笔已付款的销售，实收净额为 150 欧元。

它同样决定了交付内容的去留。全额退款会收回这些内容——退回积分、撤销订阅。部分退款则保留它们：用户保有已获得的内容，只是实收金额减少。

从支付网关而不是从这里退款

对于在线付款，您同样可以从支付网关的后台发起退款。网关会自动通知我们，订单会像您通过 OpenResa 操作一样更新：状态、贷记单、交付内容。

两条路径的结果完全相同。请选择对您更方便的一条——但只能选其一。

当支付网关没有响应时

从 OpenResa 发起的退款分两个相互独立的阶段完成，第一阶段成功而第二阶段失败是有可能的：订单变为已退款，但款项仍留在支付网关一侧。

此时系统会明确提示您，并建议您在网关后台完成该操作。这是唯一需要在两边都进行操作的情况。

发送和下载单据

有一个专用按钮汇总了与这笔销售的所有单据相关的操作。它以当前打开的单据命名，因此也同时告诉您这笔销售的进展：报价、订单确认书，或在收到款项后显示为 发票。一旦退款生成了贷记单，按钮名称会变为复数形式——文件——因为这笔销售已不再只有一份单据。

其菜单按参考号列出各份单据，这些参考号与 PDF 上显示的完全一致：先是发票或报价单，然后每笔退款对应一份贷记单。点击即可下载该单据，用于归档或通过其他渠道发送。

菜单底部的 通过电子邮件发送 会将整套单据发送给用户。发送内容不限于主单据：发票会连同这笔销售的所有贷记单一起发出，因为只有将它们对照起来才能理解实际应付金额。

追溯已发生的操作

订单历史记录 部分保存了这笔销售的各项事件：创建、修改、收款、发送。当会员声称从未收到发票，或某个金额与团队的记忆不符时，这里是您首先应该查看的地方。

处理待付款订单

待付款订单可由用户随时在其个人空间中支付，也可由您手动收款。

需要人工确认的服务——转账、支票——会在您登记付款后立即交付。在此之前，会员不会获得任何内容。

若要放弃一笔销售，请打开它并使用 取消订单。该销售仍可查阅，隐藏取消 设置会将其从列表中排除。

导出销售与会计数据

点击列表顶部的 下载导出文件：导出内容将沿用屏幕上显示的筛选条件和时间范围。用于电子表格的销售报表、会计分录以及法定格式，详见专门页面。