Έλεγχος των e-mail που στάλθηκαν και ιχνηλάτηση των ενεργειών
Δύο αρχεία καταγραφής σας βοηθούν να ελέγχετε τι συμβαίνει στον οργανισμό σας: το αρχείο καταγραφής e-mail, για να επιβεβαιώνετε ότι τα μηνύματά σας φτάνουν στον προορισμό τους, και το αρχείο καταγραφής ελέγχου, για να ανιχνεύετε τις ενέργειες διαχείρισης.
Προβολή του αρχείου καταγραφής e-mail
- Μεταβείτε στο Διαχείριση›Πίνακας ελέγχου›Ημερολόγιο e-mail.
- Κάθε e-mail που στέλνει ο οργανισμός εμφανίζεται με την κατάστασή του: Παραδόθηκε, Ανοιχτό, Κλικ, Προσωρινή αποτυχία, Αναβλήθηκε, Μόνιμη αποτυχία, Μπλοκαρίστηκε, Μη έγκυρη διεύθυνση email, Ανεπιθύμητα ή Διαγραφή.
- Τρεις δείκτες στην κορυφή της λίστας συνοψίζουν την περίοδο: το ποσοστό των μηνυμάτων που παραδόθηκαν, το ποσοστό ανοίγματος και το ποσοστό αποτυχίας.
Το κουμπί Λεζάντα ανοίγει τις λεπτομέρειες κάθε κατάστασης, με την εξήγηση του τι απάντησε πραγματικά ο διακομιστής του παραλήπτη.
Εντοπισμός ενός e-mail που δεν παραλήφθηκε
Ένας χρήστης δεν έλαβε τα στοιχεία σύνδεσής του ή το τελευταίο μήνυμα του οργανισμού; Το αρχείο καταγραφής σας δίνει την απάντηση.
- Ανοίξτε το Φίλτρα και συμπληρώστε το Ανά παραλήπτη για να απομονώσετε τα e-mail που στάλθηκαν σε αυτόν τον χρήστη.
- Κάντε κλικ στη σχετική γραμμή: οι λεπτομέρειες δείχνουν την ακριβή διεύθυνση που χρησιμοποιήθηκε, το θέμα, την ημερομηνία και το μήνυμα που επέστρεψε ο διακομιστής αλληλογραφίας του παραλήπτη.
- Χρησιμοποιήστε το Ανά κατάσταση για να εντοπίσετε με μια κίνηση όλες τις αποστολές που απέτυχαν κατά την περίοδο.
Οι τρεις συχνότερες περιπτώσεις αντιμετωπίζονται διαφορετικά:
- Μόνιμη αποτυχία ή Μη έγκυρη διεύθυνση email: η διεύθυνση είναι λάθος γραμμένη ή δεν υπάρχει. Διορθώστε την στην καρτέλα του χρήστη.
- Προσωρινή αποτυχία ή Αναβλήθηκε: το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη ήταν γεμάτο ή ο διακομιστής του μη διαθέσιμος. Η επόμενη αποστολή έχει καλές πιθανότητες να πετύχει.
- Μπλοκαρίστηκε: οι αποστολές προς αυτή τη διεύθυνση έχουν ανασταλεί, συνήθως μετά από αναφορά ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία ή επανειλημμένα σφάλματα.
Παρακολούθηση της παραδοσιμότητας ενός ομαδικού μηνύματος
Μετά από μια ομαδική αποστολή, ανοίξτε το Φίλτρα και επιλέξτε το μήνυμα στο Ανά ομαδικό μήνυμα: μετράτε πόσοι παραλήπτες έλαβαν, άνοιξαν ή έκαναν κλικ σε αυτό το συγκεκριμένο μήνυμα και εντοπίζετε τις διευθύνσεις που απέτυχαν.
Αυτή είναι η κίνηση που πρέπει να κάνετε μετά από μια πρόσκληση σε γενική συνέλευση ή μια ανακοίνωση κλεισίματος: αντί να υποθέτετε ότι «ενημερώθηκαν όλοι», γνωρίζετε ποιους πρέπει να καλέσετε τηλεφωνικά.
Αυτό το φίλτρο εμφανίζεται μόνο εάν το προφίλ σας σας επιτρέπει να στέλνετε ομαδικά μηνύματα.
Ιχνηλάτηση των ενεργειών διαχείρισης
- Μεταβείτε στο Διαχείριση›Πίνακας ελέγχου›Ημερολόγιο ελέγχου.
- Το αρχείο καταγραφής εμφανίζει τις τελευταίες ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν στον οργανισμό σας (εκτός των κρατήσεων), με τον συντάκτη τους, τη διεύθυνση IP του και την ημερομηνία.
- Κάντε κλικ στο Εξαγωγή (.txt) για να κατεβάσετε το πλήρες ιστορικό.
Αυτό το αρχείο καταγραφής είναι πολύτιμο όταν πολλά άτομα διαχειρίζονται τον οργανισμό: επιτρέπει να γνωρίζετε ποιος τροποποίησε μια ρύθμιση, διέγραψε έναν λογαριασμό ή έστειλε ένα μήνυμα. Σε περίπτωση αμφιβολίας για κάποιον χειρισμό, είναι το πρώτο στοιχείο που πρέπει να συμβουλευτείτε — η εξαγωγή περιέχει όλο το ιστορικό, πολύ περισσότερο από τις γραμμές που εμφανίζονται στην οθόνη.
Οι κρατήσεις δεν περιλαμβάνονται εκεί: έχουν το δικό τους αρχείο καταγραφής, πολύ πιο αναλυτικό.
