Rechnungen & Transaktionen

Verfolgen Sie alle Verkaufsdokumente Ihrer Organisation – Angebote, Bestellungen und Rechnungen – kassieren Sie Zahlungen, führen Sie Rückerstattungen durch und exportieren Sie Ihre Verkäufe für die Buchhaltung. Gehen Sie zum Menü Verwaltung›Dashboard›Abrechnung›Rechnungen & Transaktionen.

Unterscheidung der drei Dokumenttypen

Ein Verkauf nimmt je nach Zeitpunkt unterschiedliche Formen an, und der Typ wird bei der Erstellung des Dokuments ausgewählt.

• Das Angebot ist ein Angebot, das dem Benutzer zur Zustimmung gesendet wird – ein Kurs für eine Schulgruppe, eine Platzmiete für ein Unternehmen.
• Die Bestellung ist der eingegangene Verkauf, der auf Zahlung wartet. Sie enthält die Zahlungen.
• Die Rechnung ist das nummerierte Dokument, das ausgestellt wird, sobald eine Zahlung eingegangen ist.

Ein viertes Dokument, der Bestellschein, eignet sich für Kommunen und Betriebsräte, die ein Dokument vor der Ausgabenverpflichtung verlangen.

Was aus einem akzeptierten Angebot wird

Das Angebot ist keine Sackgasse: Es wird per E-Mail gesendet und enthält einen Link, der es dem Benutzer ermöglicht, es selbst zu akzeptieren, ohne Konto oder Anmeldung. Dieser Link bleibt 14 Tage gültig.

Das Angebot anzusehen – die Seite, das PDF – akzeptiert es nicht. Die Annahme erfolgt, wenn der Benutzer eine Zahlungsmethode auswählt, und diese Wahl bestimmt den weiteren Verlauf:

• Bei einer verzögerten Zahlung (Überweisung, Scheck, vor Ort) wird das Angebot zu einer Bestellung, die auf Zahlung wartet; sie wird zu einer Rechnung, wenn Sie kassieren;
• Bei einer Online-Zahlung erfolgt die Zahlung sofort: Das Dokument wird direkt zu einer nummerierten Rechnung.

Mit anderen Worten, ein Angebot wird genau wie eine Bestellung verfolgt, sobald es akzeptiert wurde – Sie finden es unter dem Tab, der seinem neuen Typ entspricht.

Einen Verkauf finden

1. Gehen Sie zu Verwaltung›Dashboard›Abrechnung›Rechnungen & Transaktionen.
2. Die oberen Tabs filtern nach Typ (Angebot, Bestellungen, Rechnungen) und nach Status (Ausstehend, Bezahlt, Abgebrochen, Erstattet).
3. Das Filter-Panel verfeinert die Suche weiter, und die Kriterien können kombiniert werden.

Sechs Filter stehen zur Verfügung, darunter drei, die oft vergessen werden, obwohl sie die häufigsten Fragen beantworten:

• Pro Benutzer: die gesamte Kaufhistorie eines Mitglieds, wenn es eine Abbuchung bestreitet.
• Von Manager: die Verkäufe, die von einem Teammitglied erfasst wurden – nützlich, um einen Diensttag zu überprüfen.
• Pro Abrechnungskonto: unerlässlich, sobald Ihre Organisation von mehreren Einheiten aus Rechnungen stellt.
• Im Abonnement, Nach Produktkategorie und Nach Status vervollständigen die Sortierung.

Der Zeitraum-Selektor begrenzt schließlich die Anzeige – und er steuert auch die Exporte, die genau das wiedergeben, was Sie auf dem Bildschirm sehen.

Suchen nach Person ebenso wie nach Nummer

Das Suchfeld ist nicht auf Dokumentreferenzen beschränkt. Es durchsucht gleichzeitig:

• die Bestellnummer und die Rechnungsnummer;
• die Identität des Benutzers: Name, Vorname, Anmelde-ID, E-Mail-Adresse und Lizenznummer;
• die auf dem Verkauf selbst eingegebenen Kontaktdaten – Name, Vorname, Firmenname und E-Mail der Rechnungsadresse.

Dieser letzte Punkt ist wichtig für Verkäufe am Schalter: Der Käufer hat kein Konto, die Liste zeigt ihn als Laufkundschaft an, und nur die Suche nach der Rechnungsadresse ermöglicht es, seinen Verkauf zu finden. Die Eingabe von „Dupont“ oder seiner E-Mail reicht aus.

Eine Bestellung oder ein Angebot erstellen

1. Klicken Sie auf Neu.
2. Ein Fenster Einen Benutzer auswählen öffnet sich: Wählen Sie die Person aus, für die der Verkauf bestimmt ist. Dies ist die erste Entscheidung, da sie die Rechnungsadresse und die berechtigten Abonnements bestimmt.
3. Wählen Sie dann den Dokumenttyp, Angebot oder Bestellung.
4. Fügen Sie die Positionen mit Produkt hinzufügen hinzu.
5. Überprüfen Sie die Rechnungsadresse: Ohne Ihr Eingreifen wird die Standardadresse des Benutzers verwendet.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Jede Position stammt entweder aus dem Katalog oder aus einer freien Eingabe. Die freie Eingabe (benutzerdefinierte Kachel) dient für außergewöhnliche Verkäufe – eine Bespannung, eine Kostenbeteiligung – und das Kästchen Im Katalog speichern erspart Ihnen die erneute Eingabe beim nächsten Mal, wenn sie wiederkehren soll.

Eine Bestellung bleibt änderbar, solange keine Zahlung eingegangen ist. Nach der ersten Zahlung wird sie eingefroren: Das garantiert, dass ein bereits bezahltes Dokument nicht hinter dem Rücken des Kunden geändert wird.

Einen Rabatt anwenden

Zwei Mechanismen existieren nebeneinander und dienen unterschiedlichen Zwecken. Öffnen Sie den Abschnitt Aktionscode & Rabatt, um auf die Konfiguration zuzugreifen.

• Der Aktionscode übernimmt eine bereits definierte Werbeaktion: Klicken Sie auf Einen Promo-Code auswählen, und der Code wendet seine eigene Ziel- und Deckelungsregel an.
• Der Manuelle Ermäßigung ist eine gelegentliche Geste, die von Fall zu Fall entschieden wird: ein Prozentsatz oder ein Betrag, den Sie frei eingeben und der auf die Gesamtsumme inklusive Steuern angewendet wird.

Eine Zahlung kassieren

1. Öffnen Sie die Bestellung und klicken Sie auf Zahlung.
2. Geben Sie den Betrag ein: Der vollständige Saldo wird vorgeschlagen, aber ein Teilbetrag wird akzeptiert.
3. Wählen Sie die Methode: CB vor Ort, Bargeld, Überweisung oder Scheck.
4. Speichern Sie.

Wenn ein POS-Terminal auf dem Abrechnungskonto konfiguriert ist, kann die Zahlung direkt auf das POS-Terminal erfolgen, anstatt manuell eingegeben zu werden.

Jede Zahlung erscheint im Abschnitt Transaktionen der Bestellung mit ihrem Status: Bestätigt, Ausstehend, Fehler oder Abgelehnt. Eine fälschlicherweise erfasste Zahlung kann mit Diese Transaktion bearbeiten oder Diese Transaktion stornieren korrigiert werden – die Bestellung berechnet sofort ihren Verbleibender Betrag zu zahlen neu.

Die Zahlung aufteilen

Der Button Zeitplan verteilt den Restbetrag auf mehrere datierte Raten. Bei jeder folgenden Zahlung wird Ihnen automatisch der Betrag der nächsten Rate vorgeschlagen.

Einen Verkauf erstatten

1. Öffnen Sie die bezahlte Bestellung und klicken Sie auf Erstatten.
2. Geben Sie den Betrag ein: Die vollständige Rückerstattung wird vorgeschlagen, eine teilweise Rückerstattung bleibt möglich.
3. Wenn mehrere Zahlungen eingegangen sind, wählen Sie, ob die Rückerstattung auf die gesamte Bestellung oder auf eine bestimmte Zahlung angerechnet werden soll.

Eine Online-Zahlung wird direkt über das Gateway zurückerstattet, das sie kassiert hat: Sie müssen keine Überweisung vornehmen.

Für den Status ist die Unterscheidung für Ihre Buchhaltung wichtig: Eine teilweise Rückerstattung lässt die Bestellung auf Bezahlt und zeigt den Netto eingenommen, während eine vollständige Rückerstattung sie auf Erstattet setzt. Zum Beispiel bleibt eine Anmeldung von 200 €, die um 50 € erstattet wird, ein bezahlter Verkauf, dessen netto kassierter Betrag 150 € beträgt.

Dokumente senden und herunterladen

Ein spezieller Button fasst alles zusammen, was das Dokument selbst betrifft. Er trägt den Namen des geöffneten Dokuments, was Ihnen gleichzeitig anzeigt, wo sich der Verkauf befindet: Angebot, Bestellschein oder Rechnung, sobald eine Zahlung eingegangen ist.

Sein Menü bietet drei Aktionen:

• Vorschau, um das Dokument vor dem Versand auf dem Bildschirm zu überprüfen;
• Herunterladen (PDF), um es zu archivieren oder über einen anderen Kanal zu versenden;
• Per E-Mail senden, um es direkt an den Benutzer zu senden.

Nachverfolgen, was passiert ist

Der Abschnitt Bestellverlauf speichert die Ereignisse des Verkaufs: Erstellung, Änderungen, Zahlungen, Sendungen. Es ist der erste Ort, den Sie öffnen sollten, wenn ein Mitglied behauptet, seine Rechnung nie erhalten zu haben, oder wenn ein Betrag nicht mit der Erinnerung des Teams übereinstimmt.

Eine ausstehende Bestellung verwalten

Eine ausstehende Bestellung kann jederzeit vom Benutzer aus seinem Bereich bezahlt oder manuell von Ihnen kassiert werden.

Leistungen, die manuell validiert werden müssen – Überweisung, Scheck – werden geliefert, sobald Sie eine Zahlung registrieren. Solange Sie dies nicht getan haben, hat das Mitglied keinen Zugriff.

Um einen Verkauf abzubrechen, öffnen Sie ihn und verwenden Sie Bestellung stornieren. Er bleibt einsehbar, und die Einstellung Stornierungen ausblenden blendet ihn aus den Listen aus.

Verkäufe und Buchhaltung exportieren

Klicken Sie auf Export herunterladen oben in der Liste: Der Export übernimmt die auf dem Bildschirm angezeigten Filter und den Zeitraum. Verkaufsberichte für Tabellenkalkulationen, Buchungseinträge und gesetzliche Formate werden auf der entsprechenden Seite detailliert beschrieben.