Abonnements erstellen und verwalten

Abonnements legen die Buchungsrechte Ihrer Benutzer fest: Zugangszeitraum, Preis, Kontingente und Regeln. Erstellen Sie für jedes von Ihrer Organisation angebotene Modell ein Abonnement und weisen Sie es anschließend in den Benutzerprofilen zu.

Ein Abonnement erstellen

1. Öffnen Sie Verwaltung›Benutzer›Zugriffsrechte›Abonnements und klicken Sie auf Neu.
2. Füllen Sie im Reiter Allgemein die Felder Name & Farbe und optional eine Beschreibung aus.
3. Legen Sie unter Eröffnungsdaten der Berechtigungen den Zeitraum fest, in dem sich die Abonnenten anmelden dürfen. Lassen Sie die Einstellung deaktiviert, um einen Zugang ohne zeitliche Begrenzung zu gewähren.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Die Konfiguration ist in Reiter gegliedert: Allgemein, Kontingent, Berechtigungen, Regeln, Guthaben, Einladungen, Labels und Anmeldungen. Die Reiter zu den Buchungsregeln werden auf einer eigenen Seite ausführlich beschrieben.

Die Zahlung der Beiträge verfolgen

Geben Sie im Reiter Allgemein den Wert Abonnementspreis ein: In jedem Benutzerprofil erscheint daraufhin das Kontrollfeld Bezahltes Abonnement mit dem Zahlungsdatum und dem gezahlten Betrag. Das Modul Abonnementverfolgung (Verwaltung›Benutzer›Zugriffsrechte›Abonnementverfolgung) listet alle Abonnenten mit ihrem Zahlungsstatus auf. Die Liste lässt sich über Im Abonnement und Nach Status filtern und im Excel-Format exportieren.

Aktivieren Sie bei Bedarf Buchungen blockieren, wenn der Benutzer sein Abonnement nicht bezahlt hat: Im Benutzerprofil erscheint dann ein Hinweisbanner, und die Buchung wird verweigert, bis die Zahlung erfasst ist.

Damit Sie diese Ansicht nicht ständig überwachen müssen, aktivieren Sie die Aktivitätsberichte: Sie erhalten dann monatlich eine namentliche Liste der Abonnements, die innerhalb der nächsten 30 Tage ablaufen.

Das Abonnement online verkaufen

Aktivieren Sie Zahlungen & Abrechnung im Reiter Allgemein, um das Abonnement online kostenpflichtig anzubieten: Die Benutzer können es entsprechend der eingerichteten Modelle abschließen oder verlängern, mit automatischer Rechnungsstellung. Die Zahlung erfolgt über die Zahlungsarten des zugeordneten Abrechnungskontos.

Wenn dieser Bereich aktiv ist, erhalten die Daten eine andere Bedeutung: Sie werden zu Standardmäßige Zugriffsdaten und gelten so lange, wie der Abonnent kein laufendes Modell besitzt. Sobald er ein Modell kauft, gelten stattdessen die Daten dieses Modells.

Nachweise für die Buchung verlangen

Im Reiter Allgemein zwingt der Abschnitt Erforderliche Informationen für die Buchung die Abonnenten, bestimmte Angaben zu vervollständigen, bevor sie buchen können: E-Mail-Adresse, Postadresse, Telefonnummer, Profilfoto, Geburtsdatum, Rangliste, Lizenznummer, Wohnsitznachweis oder ärztliches Attest.

Der Benutzer wird bereits bei seiner ersten Anmeldung dazu aufgefordert und erneut, wenn er auf einen freien Zeitslot klickt. Die Option Diese Einschränkung anwenden, wenn der Abonnent Partner in einer Buchung ist erweitert die Regel: Ein Abonnent mit unvollständigen Angaben kann dann auch nicht von jemand anderem als Partner hinzugefügt werden.

Ein Abonnement für die neue Saison duplizieren

1. Öffnen Sie das Abonnement der abgelaufenen Saison.
2. Klicken Sie auf Duplizieren: Die gesamte Konfiguration wird kopiert.
3. Benennen Sie die Kopie um und passen Sie ihre Daten an.

Ein Abonnement per Massenbearbeitung neu zuweisen

1. Öffnen Sie Verwaltung›Benutzer›Benutzerverwaltung und wählen Sie die betreffenden Benutzer aus, oder klicken Sie nach einem Filter auf Alles auswählen.
2. Öffnen Sie Aktionen und dann Schnellbearbeitung.
3. Wählen Sie das neue Abonnement und bei Bedarf dessen Daten aus, dann klicken Sie auf Speichern.

Mit der Schnellbearbeitung setzen Sie im selben Schritt alle Benutzer wieder auf „Unbezahlt“: der Saisonstart in einem einzigen Handgriff.

Über einen Dateiimport lässt sich das Abonnement der gesamten Datenbank ebenfalls in einem einzigen Vorgang aktualisieren.