Buchhaltung und elektronische Rechnung

Richten Sie den Kontenplan Ihrer Organisation ein, exportieren Sie Ihre Buchungen in die Software Ihres Steuerberaters und aktivieren Sie die elektronische Rechnung im Format Factur-X.

Ihren Kontenplan einrichten

Der Kontenplan legt fest, auf welche Konten und in welche Journale Ihre Verkäufe in den Exporten gebucht werden. Er wird pro Abrechnungskonto eingestellt: Zwei Einheiten, die getrennt abrechnen, haben jeweils ihren eigenen.

1. Gehen Sie zu Verwaltung›Einstellungen›Abrechnung›Abrechnungskonten und öffnen Sie das betreffende Konto.
2. Öffnen Sie den Reiter Kontenplan.
3. Passen Sie die Kontonummern und die Bezeichnungen an und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Der Bildschirm ist in drei Blöcke gegliedert:

• Verkäufe, MwSt und Kunden: die Konten für Dienstleistungen, für vereinnahmte Umsatzsteuer, für Kunden und für gewährte Rabatte.
• Kassenwesen: die Konten für Bank, Kasse und Schecks zum Einzug, die von den Buchungen des Zahlungseingangs verwendet werden.
• Protokolle: die Codes der Verkaufs-, Bank- und Kassenjournale.

Ihre Verkäufe nach Kategorie oder nach Steuersatz aufteilen

Standardmäßig werden alle Ihre Verkäufe auf ein einziges Erlöskonto gebucht. Im selben Reiter stehen zwei optionale Aufteilungen zur Verfügung, mit denen Sie weiter ins Detail gehen.

• Umsatzaufteilung nach Kategorie: ein eigenes Konto pro Produktkategorie – Subscriptions, Credits, Material, Unterrichtsstunden … Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen, wählen Sie die Kategorie und geben Sie ihr Konto ein.
• Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer nach Satz: ein eigenes Konto für die vereinnahmte Umsatzsteuer pro Steuersatz. Klicken Sie auf Einen Satz hinzufügen und geben Sie den Steuersatz und sein Konto ein.

Das ist nützlich, wenn Ihre Buchhaltung die Tätigkeiten voneinander unterscheiden muss – zum Beispiel, um die Einnahmen aus dem Unterricht von der Platzvermietung zu trennen. Ohne Aufteilung landet alles auf den oben festgelegten Sammelkonten.

Ihre Verkäufe und Ihre Buchungen exportieren

1. Gehen Sie zu Verwaltung›Dashboard›Abrechnung›Rechnungen & Transaktionen.
2. Filtern Sie die Liste nach dem gewünschten Zeitraum und den gewünschten Kriterien: Der Export übernimmt genau die auf dem Bildschirm angezeigten Filter.
3. Klicken Sie auf Export herunterladen und wählen Sie ein Format.

Die geschäftliche Aktivität verfolgen

• Excel (.xlsx): eine Zeile pro Order, mit Datum, User, den Beträgen netto, Umsatzsteuer und brutto, dem Status und der Payment method. Das ist das Format, das Sie bevorzugen sollten, um Ihre Verkäufe in einer Tabellenkalkulation auszuwerten.
• CSV (.csv): derselbe Bericht in einem Format, das jede Tabellenkalkulation lesen kann.
• PDF-Rechnungen herunterladen: ein Archiv mit der PDF-Datei jeder Rechnung des aktuellen Filters. Enthalten sind nur die ausgestellten Rechnungen.

An Ihren Steuerberater übermitteln

• Buchhaltungsbuchungen (.csv): die Buchungen in Soll/Haben pro Rechnung, in einem lesbaren Format für einen manuellen Import.
• FEC (Frankreich): die Datei der Buchungssätze, das gesetzliche französische Format, importierbar durch Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane oder QuickBooks. Eine ausgeglichene Buchung pro Rechnung.
• FAIA (Luxemburg) und DATEV (Deutschland): die gesetzlichen Formate dieser beiden Länder, angeboten für Organisationen, die dort ansässig sind.

Die Option Finanzvorschriften einbeziehen fügt den Verkaufsbuchungen die Buchungen des Zahlungseingangs (Bank, Kasse, Scheck) hinzu. Deaktivieren Sie sie, um nur das Verkaufsjournal zu exportieren.

Rechnungen im Format Factur-X ausstellen

Die elektronische Rechnungsstellung wird in Frankreich verpflichtend. Factur-X ist das gewählte Format: eine völlig gewöhnliche PDF-Rechnung, in die eine Datendatei eingebettet ist, die Buchhaltungsprogramme automatisch lesen können.

Für die Person, die die Rechnung erhält, ändert sich nichts: Sie öffnet ein PDF, genau wie zuvor. Ihre Buchhaltungssoftware findet darin zusätzlich die Beträge und die Kennungen, ohne dass sie diese erneut eingeben muss.

Prüfen, ob Ihre Organisation betroffen ist

Das ist die erste zu klärende Frage, und die Antwort fällt für die Organisationen sehr unterschiedlich aus.

• Sportvereine, die nach Artikel 261-7-1° des französischen Steuergesetzbuchs von der Umsatzsteuer befreit sind, sind weder von der elektronischen Rechnungsstellung noch vom E-Reporting betroffen. Viele Organisationen fallen in diesen Fall.
• Umsatzsteuerpflichtige Organisationen müssen ihre Rechnungen zwischen Unternehmen im elektronischen Format ausstellen. Für Kleinst- sowie kleine und mittlere Unternehmen, also für nahezu alle Organisationen, ist der Termin für die Ausstellung auf den 1. September 2027 festgelegt.
• Rechnungen an Privatpersonen (Ihre Members) fallen unabhängig von Ihrem Steuerstatus nicht in den Anwendungsbereich der elektronischen Rechnungsstellung.

Das Format aktivieren

1. Gehen Sie zu Verwaltung›Einstellungen›Abrechnung›Abrechnungskonten und bearbeiten Sie das betreffende Konto.
2. Suchen Sie im Reiter Abrechnung die Option Elektronische Rechnung im Abschnitt Rechnungsdaten.
3. Wählen Sie das Format:
   • Factur-X (Frankreich) für eine französische Organisation: Es ergänzt die französischen Pflichtangaben, die auf Rechnungen zwischen Unternehmen erwartet werden;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) für die europäische Norm ohne die französischen Besonderheiten;
   • Deaktiviert, um klassische PDF-Rechnungen zu erzeugen.

Die Einstellung gilt jeweils für ein Abrechnungskonto: Eine Organisation, die über mehrere Konten abrechnet, aktiviert sie unabhängig voneinander.

Die Pflichtangaben eintragen

Eine elektronische Rechnung muss ihren Aussteller zweifelsfrei identifizieren. Diese Angaben werden im selben Reiter im Abschnitt Rechnungsdaten eingegeben.

1. Die SIRET-Nummer Ihrer Organisation: Das ist das unverzichtbare Feld. Ohne sie kann die Rechnung nicht konform sein, und unter der Option erscheint ein Warnhinweis.
2. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wenn Ihre Organisation umsatzsteuerpflichtig ist. Bleibt sie leer, dient die SIRET-Nummer als Steuerkennung.
3. Die vollständige Adresse: Firmenname, Straße, Postleitzahl, Ort und Land. Eine unvollständige Adresse führt zu einer Rechnung, die von der Plattform Ihres Kunden abgewiesen wird.
4. Die Abrechnungs-E-Mail-Adresse, die als Kontaktpunkt dient, wenn keine andere Kennung verfügbar ist.

Die SIREN-Nummer Ihrer Geschäftskunden erfassen

Eine Rechnung zwischen Unternehmen muss auch den Käufer identifizieren. Die SIREN-Nummer des Kunden wird in seiner Rechnungsadresse im Block Firmenadresse zusammen mit der Firmenname und der SIREN eingegeben. Die gleiche Eingabe wird bei einem Thekenverkauf angeboten.

Für eine Rechnung an eine Privatperson ist all das nicht erforderlich: Name, Adresse und Land genügen.