Profile & Rollen
Die Profile legen fest, was jeder Benutzer in der Anwendung tun darf: Kalender ansehen, Buchungen anderer verwalten, die Organisation administrieren. Die Subscription bestimmt die Buchungsrechte, das Profil bestimmt die Zugriffsrechte auf die Funktionen.
Die Standardprofile verstehen
Mit Ihrer Organisation werden vier Profile erstellt:
- Administrator: alle Rechte.
- Kursleiter: eingeschränkte Verwaltungsrechte, geeignet für einen Trainer oder den Empfang.
- Mitglied: Zugriff auf das eigene Konto, die Kalender und die Nachrichtenfunktion. Dies ist das Standardprofil der Spieler.
- Besucher: Zugriff auf das eigene Konto und die Kalender, ohne Nachrichtenfunktion.
Die Profile Administrator und Mitglied können nicht gelöscht werden. Sie können die Rechte jedes Profils ändern und beliebig viele weitere Profile anlegen.
Ein Profil erstellen oder anpassen
- Gehen Sie zu Verwaltung›Benutzer›Zugriffsrechte›Profile & Rollen.
- Klicken Sie auf Neues Profil, oder öffnen Sie ein bestehendes Profil; die Schaltfläche Duplizieren kopiert ein Profil, das Ihrem Bedarf nahekommt.
- Aktivieren Sie die Rechte in den vier Registerkarten: Mein Konto, Buchung, Nachrichten und Verwaltung.
- Klicken Sie auf Speichern.
Zu jedem Recht gibt es eine ausführliche Erklärung: Lesen Sie sie, bevor Sie das Häkchen setzen. Mehrere Optionen haben weiter reichende Auswirkungen, als ihre Bezeichnung vermuten lässt.
Das Profil wird anschließend im Benutzerprofil im Abschnitt Zugriffsrechte zugewiesen, oder in großer Zahl über Schnellbearbeitung.
Die Verwaltung der Buchungen delegieren
Die Registerkarte Buchung enthält Rechte, die den Verantwortlichen vorbehalten sind: für andere Benutzer buchen, mit einer Club-Bezeichnung oder einer Notiz buchen, mit Wiederholung buchen, bestehende Buchungen überschreiben. Es wird davon abgeraten, diese Rechte für Standardprofile zu aktivieren.
Für das Recht, für andere Benutzer zu buchen, begrenzen zwei Listen den Wirkungsbereich: Zugelassene Profile und Zulässige Abonnements. Eine Empfangsmitarbeiterin kann so zum Beispiel für Mitglieder und Besucher buchen, aber nicht für Administratoren.
Zwei Rechte verdienen besondere Aufmerksamkeit:
- Mit Wiederholung buchen öffnet das Wiederholungsfenster: Der Benutzer kann dann die Uhrzeiten frei ändern und einen Time Slot über mehrere Tage, mehrere Kalender und mehrere Wochen wiederholen. Mit diesem Werkzeug lässt sich eine ganze Saison mit wenigen Klicks planen – und genau deshalb sollte es den Administratoren vorbehalten bleiben.
- Mit einer Anmerkung buchen erlaubt das Einblenden von Hinweisen auf den Time Slots, etwa „FREI BEI SCHÖNEM WETTER“.
Die Einschränkungen für Verantwortliche aktivieren
Standardmäßig umgeht ein Verantwortlicher, der für einen Benutzer bucht, die Regeln dessen Subscription. Die Option Einschränkungen aktivieren (Registerkarte Buchung) wendet diese Regeln wieder an: Für ein gesperrtes Konto, eine abgelaufene Subscription oder ein erreichtes Quota ist keine Buchung möglich.
Umgekehrt befreit das Recht Abonnement und seine Einschränkungen ignorieren (Registerkarte Verwaltung) den Inhaber des Profils von allen Regeln seiner eigenen Subscription: Behalten Sie es den Administratoren vor.
Den Wirkungsbereich eines Verwalters einschränken
Auch das Recht, Benutzer zu verwalten, kann eingegrenzt werden. Unter Zugelassene Profile & Abonnements (Registerkarte Verwaltung) legen die Listen Zugelassene Profile und Zulässige Abonnements fest, welche Benutzerprofile der Inhaber des Profils öffnen und ändern darf.
Diese Einstellung macht die Delegation unbesorgt möglich: Ein Kursleiter, der für die Tennisschule zuständig ist, verwaltet die Mitglieder und die Besucher, kann aber die Administratorkonten weder sehen noch ändern – er kann sich also keine Rechte zuweisen und die Konten des Vorstands nicht bearbeiten.
