Benutzer importieren und exportieren

Bauen Sie Ihre Datenbank in wenigen Minuten auf oder aktualisieren Sie sie: Schnellerfassung, Import einer Excel-/CSV-Datei mit Spaltenzuordnung, anpassbarer Export und ADOC-Synchronisierung für französische Organisationen.

Einige Benutzer schnell hinzufügen

1. Öffnen Sie Verwaltung›Benutzer›Import / Export›Schnellerstellung.
2. Füllen Sie eine Zeile pro Benutzer aus: Name, Vorname, E-Mail, Telefon. Klicken Sie bei Bedarf auf Zeile hinzufügen.
3. Aktivieren Sie Anmeldedaten per E-Mail senden, damit Benutzername und Passwort automatisch zugestellt werden.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Die Anmeldedaten werden anhand Ihrer Standardeinstellungen für Passwörter erzeugt. Das zugewiesene Profil und das zugewiesene Abonnement entsprechen den Standardwerten aus den erweiterten Einstellungen — prüfen Sie diese vor Ihrer ersten Erfassung, denn sie gelten für alle danach erstellten Konten.

Eine Excel- oder CSV-Datei importieren

Der Import läuft in fünf Schritten ab, und Sie können bei jedem Schritt zurückgehen:

1. Legen Sie Ihre Datei (.xls, .xlsx oder .csv) in Verwaltung›Benutzer›Import / Export›Eine Datei importieren ab.
2. Analyse Ihrer Datei: Prüfen Sie, ob Akzente und Datumsangaben richtig erkannt werden. Jetzt ist der Moment, eine falsch codierte Datei zu korrigieren, bevor sich die Fehler weiterverbreiten.
3. Spaltenkonfiguration: Ordnen Sie jeder Spalte ein Feld zu (Abonnement, Gruppen, Lizenz, Credits, benutzerdefinierte Felder …). Die Erkennung erfolgt automatisch anhand der ersten Zeile; deaktivieren Sie die Spalten, die Sie nicht benötigen. Nur Name und Vorname sind Pflichtfelder.
4. Vorschau: Warnungen verhindern den Import nicht, die betroffenen Zellen erhalten den Standardwert.
5. Starten Sie den Import und sehen Sie sich dann den Bericht Zeile für Zeile an: Hinzugefügt, Aktualisiert oder Fehler, gegebenenfalls mit dem Hinweis Anmeldedaten gesendet. Mit Bericht herunterladen bewahren Sie eine Kopie auf.

Nachvollziehen, wie der Import Duplikate vermeidet

Jede Zeile wird in dieser Reihenfolge mit Ihrer Datenbank verglichen: über den Benutzernamen, wenn Ihre Datei diese Spalte enthält, andernfalls über Name und Vorname. Wird eine Übereinstimmung gefunden, erfolgt eine Aktualisierung; andernfalls wird ein Konto erstellt.

Ein Import kann keinen Datensatz ändern, für dessen Verwaltung Ihr Profil keine Berechtigung hat: Diese Zeilen erscheinen im Bericht als Fehler und werden nicht übernommen.

Ihre Datenbank exportieren

1. Öffnen Sie Verwaltung›Benutzer›Import / Export›Eine Datei exportieren.
2. Wählen und ordnen Sie die zu exportierenden Spalten.
3. Schränken Sie die exportierte Personengruppe bei Bedarf mit Filter ein: Abonnement, Profil, Gruppe, Status.
4. Klicken Sie auf Vorschau und dann auf Exportieren (.xls), um die Datei herunterzuladen.

Mit Ein Modell erstellen speichern Sie Ihre Spaltenkonfiguration und rufen sie beim nächsten Export mit einem Klick wieder auf.

Mit ADOC (FFT) synchronisieren

Französische Organisationen, die der FFT angehören, können ihre Lizenznehmer über Verwaltung›Benutzer›Import / Export›ADOC-Synchronisierung (FFT) auf zwei Wege synchronisieren:

• Direkte Verbindung: Geben Sie die Mitgliedsnummer und Ihre ADOC-Anmeldedaten ein und klicken Sie dann auf Anmelden.
• Dateiupload: Legen Sie die aus ADOC heruntergeladene Datei export.xls ab.

Ordnen Sie anschließend die ADOC-Formeln Ihren Abonnements zu, wählen Sie die Lizenznehmer aus und klicken Sie auf Synchronisieren. Die Schaltfläche Bericht herunterladen zeigt die vorgenommenen Ergänzungen und Aktualisierungen im Detail.

Die Zuordnung zwischen ADOC-Formeln und Abonnements verdient besondere Aufmerksamkeit: Sie bestimmt die Buchungsrechte der importierten Lizenznehmer. Legen Sie Ihre Abonnements vor der ersten Synchronisierung an.

Den Datenaustausch automatisieren

Import und Export decken den gelegentlichen, manuellen Bedarf ab. Wenn Ihre Organisation ihre Datenbank fortlaufend mit einer anderen Software synchronisieren muss, stellt die API dieselben Daten programmatisch bereit — und erlaubt zusätzlich, Konten zu erstellen und zu ändern.