Modtag aktivitetsrapporter på e-mail
Modtag automatisk et resumé af livet i din organisation: medlemstal, abonnementer, tilmeldinger, bookinger, logins og e-mails, med udviklingen sammenlignet med den foregående periode.
Aktivér rapporterne
- Gå til Administration›Indstillinger›Aktivitetsrapporter.
- Aktivér Aktiver aktivitetsrapporter via e-mail.
- I E-mailadresser angiver du op til 4 modtagere, én adresse pr. linje.
- Klik på Gem.
Modtagerne behøver hverken en administratorkonto eller særlige rettigheder: rapporten lander i deres indbakke. Det er den nemmeste måde at holde en formand eller kasserer orienteret, hvis vedkommende aldrig logger ind i applikationen.
Vælg hyppigheden
Der findes tre rapporter, som kan aktiveres hver for sig eller sammen:
- Daglige rapporter: hver morgen, gårsdagens aktiviteter.
- Ugentlige rapporter: hver mandag morgen, den forgangne uge.
- Månedlige rapporter: den 1. i hver måned, den forgangne måned.
Hver rapport dækker et forskelligt behov. Den daglige rapport understøtter den løbende drift: den viser, hvad der skal håndteres i dag. Den månedlige kan videresendes, som den er, til bestyrelsen uden omformatering. Den ugentlige ligger midt imellem og passer godt til en frivillig ansvarlig, der kommer forbi én gang om ugen.
Forstå indholdet af rapporten
Rapporten er ikke begrænset til bookinger. Den samler syv grupper af nøgletal, som hver især sammenlignes med den foregående periode:
- Brugere: samlet antal, nye konti, suspenderede konti, konti flyttet til papirkurven og endeligt slettede konti.
- Abonnementer: betalte abonnementer, udløbne abonnementer og især dem, der udløber inden for de næste 30 dage.
- Onlinetilmeldinger: godkendte, afviste og ventende anmodninger.
- Bookinger: i alt, brugernes bookinger, organisationens etiketter, invitationer, noter og aflysninger.
- Logins: godkendte logins, afviste logins og antal aktive brugere.
- E-mails: leverede, åbnede og fejlede beskeder.
- Fremmødetjek på standeren: registrerede tider, ikke-registrerede tider, automatiske aflysninger og sanktionerede konti.
De tre sidste grupper vises kun, hvis den tilsvarende funktion er aktiv i din organisation: onlinetilmelding skal være åben på mindst ét abonnement, og fremmødetjek skal være aktiveret på standeren.
Brug rapporten som arbejdsliste
Det er netop dét, der adskiller denne rapport fra en simpel talopstilling: flere afsnit er navngivne. Du læser ikke blot «12 abonnementer udløber snart», du får listen over de tolv personer.
Tre anvendelser følger naturligt heraf:
- Listen over abonnementer, der udløber inden for 30 dage, er din opfølgningsliste. Den kommer helt af sig selv, hver måned, uden at du skal opbygge et filter.
- Listen over ventende tilmeldinger minder dig om de anmodninger, som ingen har behandlet — det typiske tilfælde i en organisation, hvor flere personer administrerer uden at have fordelt opgaverne udtrykkeligt.
- Tælleren over fejlede e-mails afslører en adressedatabase, der forringes, længe før et medlem klager over ikke at modtage noget.
