Regnskab og elektronisk faktura

Indstil din organisations kontoplan, eksportér dine bogføringsposter til din revisors program, og aktivér den elektroniske faktura i Factur-X-formatet.

Konfigurér din kontoplan

Kontoplanen bestemmer, hvilke konti og hvilke regnskabsjournaler dit salg bogføres på i eksporterne. Den indstilles pr. faktureringskonto: to enheder, der fakturerer hver for sig, har hver sin.

1. Gå til Administration›Indstillinger›Fakturering›Faktureringskonti og åbn den pågældende konto.
2. Åbn fanen Kontoplan.
3. Justér kontonumrene og kontonavnene, og klik derefter på Gem.

Skærmen er opbygget af tre blokke:

• Salg, moms og kunder: konti for tjenesteydelser, udgående moms, kunder og ydede rabatter.
• Treasury: konti for bank, kasse og checks til indløsning, som bruges af indbetalingsposterne.
• Logfiler: koderne for salgs-, bank- og kassejournalerne.

Fordel dit salg efter kategori eller sats

Som standard bogføres alt dit salg på én enkelt indtægtskonto. To valgfri fordelinger giver mulighed for at gå videre, under samme faneblad.

• Salgsfordeling efter kategori: en separat konto pr. produktkategori – abonnementer, kreditter, udstyr, lektioner… Klik på Tilføj en kategori, vælg kategorien og indtast dens konto.
• Momsfordeling efter sats: en separat konto for udgående moms pr. sats. Klik på Tilføj en sats, indtast satsen og dens konto.

Det er nyttigt, når dit regnskab skal skelne mellem aktiviteterne – for eksempel adskille indtægter fra undervisning fra baneudlejning. Uden fordeling havner alt på de generelle konti, der er defineret ovenfor.

Eksportér dit salg og dine bogføringsposter

1. Gå til Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturaer & transaktioner.
2. Filtrér listen på den ønskede periode og de ønskede kriterier: eksporten gengiver præcis de filtre, der vises på skærmen.
3. Klik på Download export og vælg et format.

Følg salgsaktiviteten

• Excel (.xlsx): én linje pr. ordre, med dato, bruger, beløb ekskl. moms, moms og inkl. moms, status og betalingsmetode. Det er det format, du bør foretrække til at analysere dit salg i et regneark.
• CSV (.csv): den samme rapport, i et format som alle regneark kan læse.
• Download PDF invoices: et arkiv med PDF'en for hver faktura i det aktuelle filter. Kun udstedte fakturaer medtages.

Send til din revisor

• Regnskabsposter (.csv): posteringerne i debet/kredit pr. faktura, i et læsbart format beregnet til manuel import.
• FEC (Frankrig): den franske lovpligtige fil med bogføringsposter, som kan importeres af Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane eller QuickBooks. Én afbalanceret postering pr. faktura.
• FAIA (Luxembourg) og DATEV (Tyskland): de lovpligtige formater i disse to lande, som tilbydes organisationer, der er etableret der.

Indstillingen Inkluder reglerne (kasserer) tilføjer indbetalingsposterne (bank, kasse, check) til salgsposterne. Fjern markeringen for kun at eksportere salgsjournalen.

Udsted fakturaer i Factur-X-format

Elektronisk fakturering bliver obligatorisk i Frankrig. Factur-X er det valgte format: en helt almindelig PDF-faktura, hvori der er lagt en datafil, som regnskabsprogrammer automatisk kan læse.

For den person, der modtager fakturaen, ændrer der sig intet: hun åbner en PDF, identisk med den tidligere. Det er hendes regnskabsprogram, der derudover finder beløbene og identifikatorerne, uden at hun skal indtaste dem igen.

Kontrollér, om din organisation er omfattet

Det er det første spørgsmål, der skal afklares, og svaret er langt fra det samme for alle organisationer.

• Sportsforeninger, der er momsfritaget i henhold til artikel 261-7-1° i den franske skattelov, er hverken omfattet af elektronisk fakturering eller af e-reporting. Mange organisationer er i den situation.
• Momsregistrerede organisationer skal udstede deres fakturaer mellem virksomheder i elektronisk format. For mikrovirksomheder og SMV'er, det vil sige næsten alle organisationer, er fristen for udstedelse fastsat til 1. september 2027.
• Fakturaer til private (dine medlemmer) er uden for anvendelsesområdet for elektronisk fakturering, uanset din ordning.

Aktivér formatet

1. Gå til Administration›Indstillinger›Fakturering›Faktureringskonti og redigér den pågældende konto.
2. Find under fanen Fakturering indstillingen Elektronisk faktura i afsnittet Faktureringsoplysninger
3. Vælg formatet:
   • Factur-X (Frankrig) for en fransk organisation: det tilføjer de franske lovpligtige oplysninger, der kræves på fakturaer mellem virksomheder;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) for den europæiske standard uden de franske særtræk;
   • Deaktiveret for at producere klassiske PDF-fakturaer.

Indstillingen er specifik for hver faktureringskonto: en organisation, der fakturerer fra flere konti, aktiverer dem uafhængigt af hinanden.

Udfyld de obligatoriske oplysninger

En elektronisk faktura skal identificere sin udsteder med sikkerhed. Disse oplysninger indtastes under samme faneblad, i afsnittet Faktureringsoplysninger.

1. Din organisations SIRET: det er det uundværlige felt. Uden det kan fakturaen ikke være i overensstemmelse med reglerne, og en advarsel vises under indstillingen.
2. Momsnummer, hvis din organisation er momsregistreret. Hvis feltet er tomt, fungerer SIRET-nummeret som skatteidentifikation.
3. Den fuldstændige adresse: firmanavn, vej, postnummer, by og land. En ufuldstændig adresse giver en faktura, som din kundes platform afviser.
4. Fakturerings-e-mailadressen, der bruges som kontaktpunkt, når ingen anden identifikator er tilgængelig.

Indhent SIREN-nummeret fra dine erhvervskunder

En faktura mellem virksomheder skal også identificere køberen. Kundens SIREN-nummer indtastes i kundens faktureringsadresse, i blokken Virksomhedsadresse, sammen med Firmanavn og SIREN. Den samme indtastning tilbydes ved et salg over disken.

Intet af dette kræves for en faktura til en privatperson: navn, adresse og land er tilstrækkeligt.