Kvoter, tillatelser og reservasjonsregler

Hvert abonnement har en komplett regelmotor: kvoter, tillatte kalendere, frister, avbestilling, forbud, kreditter og gjester. Denne siden veileder deg mål for mål gjennom oppsettet av et abonnement.

Begrense antall reservasjoner

I fanen Kvote angir Bookingkvote hvor mange reservasjoner en abonnent kan ha samtidig. Når abonnenten reserverer en tidsluke, brukes én kvoteenhet. Så snart reservasjonen er over, blir enheten tilgjengelig igjen.

• Aktiver Skjul kalendere når reservasjonskvoten er nådd for også å sperre visningen.
• Klikk på Avansert konfigurasjon og deretter Legg til en kvote for å definere flere kvoter etter kalender, dag eller tidsrom.
• Suppler ved behov med Begrens reservasjoner på en fast kalender (for eksempel 5 reservasjoner per kalenderuke) eller Begrens reservasjoner på en glidende kalender (over de siste X dagene).

Fylle opp banene i siste liten

Alternativet Ignorer kvoten og grensene før starten av tidsluken lar en abonnent reservere selv om kvoten er brukt opp, forutsatt at det skjer kort tid i forveien. Klokken er 14.45, og tidsluken kl. 15 er ledig: abonnenten kan ta den til tross for kvoten.

Dette er den beste måten å unngå at en bane står tom mens en spiller er ledig, uten å lempe på hovedregelen.

Begrense kalendere og hvor langt fram det kan reserveres

I fanen Tillatelser bestemmer delen Autoriserte kalendere & antall dager for å reservere hva abonnenten ser:

• Fjern haken for en kalender for å sperre den og skjule den helt.
• Angi antall dager det kan navigeres i per kalender: for eksempel vise kalenderne 14 dager fram, men bare tillate reservasjon 7 dager fram.
• Overgangstid til en ekstra dag: gi tilgang til neste dag fra et bestemt klokkeslett, uten å vente til midnatt.

Styre når det kan reserveres

Som standard kan en abonnent reservere en tidsluke helt til siste minutt, og tidsluken blir utilgjengelig så snart den har startet. Fire alternativer i fanen Tillatelser endrer denne oppførselen:

• Tillat abonnenten å reservere en tidsluke som allerede har startet: tidsluken kl. 10 kan fortsatt reserveres fram til kl. 10.15.
• Begrens reservasjonen noen minutter før starten av tidsluken: tidsluken kl. 10 kan ikke lenger reserveres etter kl. 9.45.
• Begrens reservasjonen noen timer før starten av tidsluken: tidsluken mandag kl. 10 stenger søndag kl. 10.
• Åpne reservasjonen noen timer før starten av tidsluken: motsatt åpner tidsluken først et gitt antall dager i forveien, justerbart dag for dag.

Håndtere partnere

Fanen Tillatelser samler innstillingene knyttet til spillerne på reservasjonen:

• Reserver med partnere: abonnenten velger andre brukere, som varsles på e-post. Angi minste og største antall partnere.
• Reserver uten partner: nyttig for en treningsvegg eller et driving range.
• Søker partner (åpen reservasjon): abonnenten åpner reservasjonen sin for andre, som kan melde seg på. Alternativet Avbryt automatisk ufullstendige reservasjoner frigjør tidsluken hvis ingen melder seg på.
• Tilby ekstra tid hvis flere partnere: for eksempel 30 minutter ekstra fra og med 3 partnere, dersom neste tidsluke er ledig. Denne ekstratiden trekkes ikke fra kvoten.

Ekstratid er innstillingen som løser doubleproblemet på en elegant måte: i stedet for å pålegge alle tidsluker på 1 t 30, beholder du timeslange tidsluker og forlenger automatisk dem som spilles fire mann – uten å båndlegge banen hvis neste tidsluke allerede er tatt.

Styre avbestilling

I fanen Tillatelser bestemmer delen Avbestilling av reservasjoner om abonnenten kan avbestille eller ikke:

• Maksimal tillatt tid for avbestilling: for eksempel inntil 60 minutter før tidsluken starter.
• Avbestilling av invitasjoner: slå av dette alternativet for å hindre avbestilling av en reservasjon som inneholder gjester.

En for kort avbestillingsfrist slår tilbake på organisasjonen: en spiller som ikke lenger kan avbestille, lar banen stå tom i stedet for å frigi den. En raus frist, kombinert med et avbestillingsvarsel, setter tidsluken i sirkulasjon igjen.

Sperre tidsluker og kombinasjoner

Fanen Regler samler forbudene:

• Forby visse tidsluker for reservasjon: for eksempel ingen reservasjon på hverdager mellom kl. 16 og 19.30 på enkelte baner.
• Forby påfølgende tidsluker: hindrer at flere tidsluker tas etter hverandre, enten generelt eller i bestemte tidsrom.
• Forby reservasjon med andre abonnementer: gjør to grupper uforenlige på samme reservasjon.

Alternativet Tillat flere tidsluker samme dag på samme tid (fanen Tillatelser) er slått av som standard: en abonnent kan ikke reservere to baner til samme klokkeslett.

Disse forbudene skiller seg fra stenging av en kalender: en stenging fjerner tidsluken for alle, mens et forbud bare fjerner den for dem som har dette abonnementet. Vil du forbeholde de innendørs banene for konkurransespillere lørdag formiddag, er det et forbud du skal legge inn på de andre abonnementene – ikke en stenging.

La reservasjonen betales med kreditter

I fanen Kreditter aktiverer du Aktiver kredittsystemet: abonnenten må ha kreditter på kontoen sin for å kunne reservere. Legg kreditter inn manuelt etter betaling på stedet, eller aktiver nettbetaling.

1. Med Avansert konfigurasjon og deretter Legg til en aktiveringsregel kan du begrense kredittsystemet til bestemte kalendere, dager eller tidsrom.
2. Under Reservasjonspriser klikker du på Legg til en prisregel for å fastsette prisen etter kalender, dag og klokkeslett.
3. Under Kredittbøker kan du tilby pakker med synkende pris som abonnenten kan kjøpe på nett. Sammensetningen av klippekortene, forhåndsbetalt konto og betaling i avdrag er omtalt på en egen side.

Tillate gjester

I fanen Invitasjoner aktiverer du Tillat reservasjon med gjester for å ta imot personer utenfor organisasjonen:

• Angi minste og største antall gjester per reservasjon. Hver gjest bruker gjestekreditter.
• Fastsett prisene og tilby klippekort, på samme måte som for reservasjonskreditter.
• Velg hvem som trekkes, og om gjestenes navn må fylles ut.

Å be om navnet på gjestene endrer funksjonens karakter: uten navn teller du besøk, med navn vet du hvem som har vært der – noe som er nødvendig hvis forsikringen eller forbundet krever det.

Tillate merkelapper

I fanen Labels lar alternativet Tillat bestilling med etiketter abonnentene opprette et begrenset antall reservasjoner med forhåndsdefinerte merkelapper (seriekamp, turnering …), med muligheter for å se bort fra kvoten eller regelen om påfølgende tidsluker.

Dette er den rette måten å åpne merkelappene for en lagkaptein: han legger inn lagets kamper uten å bruke sin egen kvote, men er fortsatt begrenset til de merkelappene du har tillatt – i motsetning til profilrettigheten, som åpner alle merkelapper uten begrensning.