Importere og eksportere brukere

Bygg opp eller oppdater databasen din på noen minutter: hurtigregistrering, import av Excel-/CSV-fil med kolonnetilordning, tilpassbar eksport og ADOC-synkronisering for franske organisasjoner.

Legge til noen brukere fortløpende

1. Gå til Administrasjon›Brukere›Import / eksport›Ekspressopprettelse.
2. Fyll ut én linje per bruker: etternavn, fornavn, e-post, telefon. Klikk på Legg til en linje ved behov.
3. Aktiver Send legitimasjon via e-post for å sende brukernavn og passord automatisk.
4. Klikk på Lagre.

Brukernavnene genereres i henhold til standardinnstillingene dine for passord. Profilen og abonnementet som tildeles, er de som er angitt som standard i de avanserte innstillingene – kontroller dem før første registrering, siden de vil gjelde for alle kontoer som opprettes deretter.

Importere en Excel- eller CSV-fil

Importen foregår i fem trinn, og du kan gå tilbake fra hvert skjermbilde:

1. Legg inn filen din (.xls, .xlsx eller .csv) i Administrasjon›Brukere›Import / eksport›Importer en fil.
2. Analyse av filen din: kontroller at aksenttegn og datoer tolkes riktig. Nå er tidspunktet for å rette opp en feilkodet fil, før feilene sprer seg videre.
3. Kolonnekonfigurasjon: knytt hver kolonne til et felt (abonnement, grupper, lisens, kreditter, egendefinerte felt …). Gjenkjenningen skjer automatisk ut fra den første linjen; fjern haken ved kolonnene du ikke vil ha med. Bare etternavn og fornavn er obligatorisk.
4. Forhåndsvis: advarsler hindrer ikke importen, og de aktuelle cellene får standardverdien.
5. Start importen, og se deretter rapporten linje for linje: Lagt til, Oppdatert eller Feil, med merknaden Legitimasjon sendt der det er aktuelt. Last ned rapporten tar vare på en kopi av den.

Forstå hvordan importen unngår dubletter

Hver linje sammenlignes med databasen din i denne rekkefølgen: etter innloggingsnavn hvis filen din inneholder den kolonnen, ellers etter etternavn og fornavn. Et treff utløser en oppdatering; hvis ikke, opprettes en konto.

En import kan ikke endre et kort som profilen din ikke gir deg rett til å administrere: disse linjene vises som feil i rapporten, uten å bli utført.

Eksportere databasen din

1. Gå til Administrasjon›Brukere›Import / eksport›Eksporter en fil.
2. Velg og ordne kolonnene som skal eksporteres.
3. Begrens ved behov utvalget som eksporteres med Filtre: abonnement, profil, gruppe, status.
4. Klikk på Forhåndsvis, og deretter på Eksporter (.xls) for å laste ned filen.

Med Opprett en modell lagrer du kolonneoppsettet ditt, slik at du finner det igjen med ett klikk ved en senere eksport.

Synkronisere med ADOC (FFT)

Franske organisasjoner som er tilsluttet FFT, kan synkronisere sine lisensinnehavere fra Administrasjon›Brukere›Import / eksport›ADOC-synkronisering (FFT), på to måter:

• Direkte tilkobling: fyll inn tilslutningsnummeret og ADOC-påloggingsopplysningene dine, og klikk deretter på Logg inn.
• Filopplasting: last opp export.xls-filen du har lastet ned fra ADOC.

Knytt deretter ADOC-planene til abonnementene dine, velg lisensinnehaverne og klikk på Synkroniser. Knappen Last ned rapporten viser detaljer om hvilke tillegg og oppdateringer som er utført.

Tilordningen mellom ADOC-planer og abonnementer er det punktet du må være nøye med: det er den som avgjør bookingrettighetene til de importerte lisensinnehaverne. Opprett abonnementene dine før den første synkroniseringen.

Automatisere datautvekslingen

Import og eksport dekker enkeltstående behov, utført manuelt. Hvis organisasjonen din må synkronisere databasen sin løpende med en annen programvare, gir API-et tilgang til de samme dataene programmatisk – og gjør det i tillegg mulig å opprette og endre kontoer.