Sette opp kalenderne

En kalender representerer en bane eller et lokale som kan reserveres (bane, løpebane, sal). Opprett én kalender per bane, og angi deretter åpningstidene, varigheten på tidslukene og utseendet.

Opprette en kalender

1. Gå til Administrasjon›Innstillinger›Reservasjon›Kalendere.
2. Klikk på Ny.
3. Skriv inn navnet på banen og velg farge i feltet Navn & farge.
4. Fyll ut fanene Innstillinger og Åpningstider som er beskrevet nedenfor.
5. Klikk på Lagre.

Angi åpningstider og varighet på tidslukene

1. Åpne fanen Åpningstider i kalenderen.
2. Hver tidsperiode har et starttidspunkt, et sluttidspunkt og en verdi Varighet av en tidsluke angitt i minutter.
3. Klikk på Legg til en tidsluke for å kombinere flere perioder på samme dag, for eksempel tidsluker på 60 minutter på dagtid og 90 minutter på kveldstid.
4. Merk av for Definer forskjellige åpningstider avhengig av ukedagene for å sette opp hver dag separat.

Tillate fritt valg av starttid og varighet

Som standard reserverer brukerne innenfor de forhåndsdefinerte tidslukene i hver kalender. Du kan la dem velge fritt når reservasjonen skal starte og hvor lenge den skal vare:

1. Gå til Administrasjon›Brukere›Tilgangsrettigheter›Abonnementer.
2. Åpne den aktuelle abonnementstypen, og deretter fanen Tillatelser.
3. Aktiver alternativet Tilpassede tidsluker.
4. I de avanserte innstillingene angir du intervallet mellom hver tidsluke samt minste og største varighet på en reservasjon, kalender for kalender om nødvendig.

Denne innstillingen settes på abonnementsnivå, ikke på kalenderen: du kan derfor gi konkurranseutøverne full fleksibilitet og beholde faste tidsluker for de andre abonnementstypene, på de samme banene.

Tilpasse utseendet på kalenderen

I fanen Innstillinger:

1. Fyll ut Overflate for banen.
2. Velg Beliggenhet: Utendørs eller Innendørs / dekket.
3. I seksjonen Kalenderbilde klikker du på Endre for å legge til et bilde, for eksempel et bilde av banen eller logoen til en sponsor. Bildet kan først legges til etter at kalenderen er opprettet.

Begrense antall dager det kan reserveres

Seksjonen Standard antall dager i fanen Innstillinger bestemmer hvor langt fram i tid brukerne kan se og reservere i denne kalenderen, for eksempel reservere opptil 7 dager fram i tid, men se opptil 14 dager fram. Alternativet Vis i fortiden gjør det i tillegg mulig å se dager som har vært.

Disse grensene gjelder ikke for de ansvarlige i organisasjonen, som kan se og reservere uten datobegrensning. Du kan tilpasse dem per abonnementstype med alternativet Autoriserte kalendere & antall dager for å reservere i fanen Tillatelser: verdien i kalenderen fungerer da som standardinnstilling, mens verdien i abonnementet har forrang.

Vise en melding til brukerne som reserverer

I fanen Melding skriver du en tekst som gjelder denne kalenderen, og velger deretter hvordan den skal vises:

• Vis meldingen på reservasjonskjemaet: teksten vises under klokkeslettet for den valgte tidsluken.
• Vis meldingen i et vindu: et vindu åpnes etter at reservasjonen er bekreftet.

De to alternativene kan kombineres. Meldingen i et vindu passer til viktige beskjeder som ikke må overses – adgangskode, regler om sko, plikten til å vanne grusbanen. Meldingen i skjemaet passer til bakgrunnsinformasjon som er mindre påkrevd.

Synkronisere kalendere med hverandre

Seksjonen Synkroniserte kalendere i fanen Innstillinger hindrer en bruker fra å reservere en tidsluke som allerede er opptatt i en tilknyttet kalender. Dette er nyttig når et areal overlapper et annet, for eksempel en tennisbane der det er tegnet opp flere badmintonbaner.

Dette forekommer også uten fysisk overlapping: en organisasjon der treningsveggen ligger bak bane 1, kan knytte de to sammen for å unngå at en treningsøkt mot veggen forstyrrer en kamp.

Endre rekkefølge, duplisere eller stenge midlertidig

• For å endre visningsrekkefølgen på kalenderne drar og slipper du radene i listen ved hjelp av håndtaket Flytt. Rekkefølgen lagres automatisk.
• For å opprette en identisk bane åpner du kalenderen og klikker på Dupliser.
• For å stenge en bane under arbeider eller i lavsesongen aktiverer du seksjonen Midlertidig stenging i fanen Innstillinger: angi start- og sluttdato, en valgfri kommentar, og merk av for Skjul fullstendig for å skjule kalenderen for brukerne. Bare de ansvarlige i organisasjonen vil fortsatt se den.

Justere visningsinnstillingene

Knappen Visningspreferanser på siden Administrasjon›Innstillinger›Reservasjon›Kalendere samler de visuelle innstillingene som gjelder for alle kalenderne: Stil for kalendere per dag, Libellstil, Standard zoom, Farge på bestillinger, Ledige tidspunkter, Vis brukernavnene, Vis bilder, Vis abonnementfargene, Værmelding, Utskrift av kvittering og Fargede faner.

Disse innstillingene gjelder for hele organisasjonen og for alle kalenderne: det er blant annet her du bestemmer om spillerne skal se navnet på de andre som har reservert – et valg som handler like mye om organisasjonens kultur som om personvern.