Online inschrijvingen openstellen
Laat spelers zelf een account aanvragen via uw homepage: u bepaalt welke abonnementen openstaan voor inschrijving, wat het formulier bevat en hoe de aanvragen worden goedgekeurd.
Inschrijvingen activeren op een abonnement
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Online inschrijvingen en klik op Instellingen.
- Activeer onder Online inschrijvingen activeren/deactiveren de gewenste abonnementen. Staan er meerdere abonnementen open, dan kiest de speler zijn abonnement tijdens de inschrijving.
- Klik op Open het formulier om het resultaat te controleren, dat via uw homepage bereikbaar is.
Elk abonnement heeft ook eigen inschrijfinstellingen in het tabblad Registraties. Dat is het juiste niveau om uw formules van elkaar te onderscheiden: erwassenen schrijven zich in met automatische goedkeuring, de tennisschool met manuele goedkeuring en een verplicht medisch attest.
De goedkeuringswijze kiezen
In het tabblad Registraties van het abonnement bepaalt de Validatiemodus hoe het account wordt geactiveerd:
- Handmatige validatie: een verantwoordelijke accepteert elke aanvraag.
- Automatische validatie: het account wordt geactiveerd zodra de speler zijn e-mailadres heeft bevestigd.
- Validatie na betaling: het account wordt geactiveerd zodra het abonnement online is betaald, als Betalingen & facturering actief is op het abonnement.
Het formulier samenstellen en aanvragen filteren
In de instellingen van de inschrijvingen:
- Formuliervelden: selecteer de gevraagde gegevens (contactgegevens, geboortedatum, licentie, ranking...).
- Vereiste bijlagen: vraag al bij de inschrijving een medisch attest, een bewijs van woonplaats of een identiteitsbewijs.
- Bericht op het formulier: toon uw instructies bovenaan het formulier.
- E-mailadressen filteren (domeinnaam): aanvaard alleen bepaalde domeinen, bijvoorbeeld een universiteit die de inschrijving voorbehoudt aan haar studenten.
- Wegwerp- of anonieme e-mailadressen verbieden: blokkeer tijdelijke adressen.
Profiel, groepen en credits toekennen bij de inschrijving
Nog altijd in het tabblad Registraties van het abonnement:
- Geassocieerd profiel: het profiel dat automatisch wordt ingesteld op de fiche van de nieuwe ingeschreven gebruiker.
- Nieuwe abonnees aan een groep toevoegen: automatische toewijzing aan een of meer groepen.
- Boekingcredits toevoegen na registratie en Uitnodigingen toevoegen na registratie: zet credits op het account zodra het wordt aangemaakt.
- E-mailmeldingen: tot 4 adressen van de organisatie die bij elke aanvraag worden verwittigd.
Aanvragen behandelen
De speler vult het formulier in en bevestigt vervolgens zijn adres door een verificatiecode in te voeren die hij per e-mail ontvangt. De aanvraag verschijnt daarna in Administratie›Gebruikers›Online inschrijvingen:
- Open de aanvraag om de gegevens en bijlagen na te kijken.
- Bij een Risico op duplicaat selecteert u de overeenkomstige gebruiker in de voorgestelde lijst: met Accepteren stuurt u hem dan zijn inloggegevens zonder een tweede account aan te maken.
- Klik op Accepteren: het account wordt aangemaakt en de inloggegevens worden per e-mail verstuurd. Klik anders op Weigeren.
Het samenvoegen van dubbele accounts is de moeite waard: een speler die zich online inschrijft terwijl hij al een account heeft, is bijna altijd een speler die zijn inloggegevens is verloren. Accepteren zonder samen te voegen maakt een tweede account aan, en zijn reserveringsgeschiedenis wordt in twee gesneden.
Een betaalde inschrijving innen
Wanneer het abonnement online wordt verkocht, bevat de aanvraag het bedrag en de referentie van de bestelling.
- Heeft de speler ter plaatse, met een cheque of via overschrijving betaald, vink dan Betaling bevestigen aan en kies vervolgens de Betalingswijze: de bestelling wordt als betaald gemarkeerd en de factuur wordt aangemaakt.
- Laat u het vakje uitgevinkt, dan wordt de toegang onmiddellijk toegekend en moet de betaling later nog worden geïnd.
Aanvragen in afwachting worden met naam vermeld in de activiteitenrapporten: dat is het veiligheidsnet wanneer meerdere personen de organisatie beheren zonder de taken onderling verdeeld te hebben.
