Facturatieaccounts

Het facturatieaccount bepaalt de identiteit die uw facturen uitgeeft (contactgegevens, nummering) en de betaalmethoden die aan uw gebruikers worden aangeboden. Maak meerdere accounts aan als uw organisatie vanuit meerdere entiteiten factureert.

Een facturatieaccount aanmaken

1. Ga naar Administratie›Instellingen›Facturatie›Factureringsaccounts.
2. Klik op Nieuw.
3. Voer op het tabblad Facturatie de naam van het account in en daarna de factuurgegevens: bedrijfsnaam, adres, land, telefoonnummer en btw-nummer. Deze gegevens verschijnen op de facturen en tijdens de betaling.
4. Vul het facturatie-e-mailadres in: dit ontvangt de meldingen die aan het account zijn gekoppeld (nieuwe bestellingen, ontvangen betalingen, technische waarschuwingen). U kunt kiezen welke meldingen u wenst en tot 4 ontvangeradressen toevoegen.
5. Klik op Opslaan.

Het standaardaccount kiezen

Eén account per organisatie is als hoofdaccount aangeduid: het wordt gebruikt voor nieuwe bestellingen (winkelwagen, kassa, inschrijvingen) en voor abonnementen wanneer er geen account expliciet is geselecteerd.

1. Open het gewenste account.
2. Schakel de optie Standaardaccount in en klik daarna op Opslaan: de optie wordt automatisch verwijderd bij het vorige hoofdaccount.

De factuurnummering aanpassen

Elk account nummert zijn facturen doorlopend, in het formaat JJJJ-NNNNNN. Met een optioneel achtervoegsel kunt u de documenten van meerdere accounts onderscheiden.

1. Zoek op het tabblad Facturatie de optie Factuurnummeringssuffix.
2. Voer tot 8 letters of cijfers in: het volgende nummer wordt direct als voorbeeld weergegeven.

Online betalingen accepteren

1. Open het tabblad Betalingen van het account.
2. Schakel Online betalingen in en selecteer vervolgens uw betaalgateway: Stripe, HelloAsso, SumUp, Verifone of PayPal.
3. Verbind uw account: afhankelijk van de gateway leidt een verbindingsknop u in een paar klikken door het proces, of moet u de door de gateway verstrekte inloggegevens invoeren.
4. Klik op Opslaan en gebruik daarna Verbinding testen om te controleren of de gateway correct reageert.

Bij twijfel over een betaling toont de optie Gebeurtenissenlogboek de betaalmeldingen die van de gateway zijn ontvangen en de reden van eventuele mislukkingen.

Betalingen accepteren op een betaalterminal

Stuur een betaling rechtstreeks naar een betaalterminal vanuit de details van een bestelling.

1. Schakel op het tabblad Betalingen de optie POS-terminal in.
2. Verbind uw SumUp-account. Als SumUp al uw online betaalgateway is, wordt die verbinding hergebruikt.
3. Bewaar het account en klik daarna op Terminal toevoegen om uw apparaat te koppelen.

Betaling ter plaatse, per overschrijving of per cheque aanbieden

Drie vormen van uitgestelde betaling kunnen op het tabblad Betalingen worden ingeschakeld:

• Betalingen ter plaatse: de gebruiker wordt gevraagd zijn bestelling rechtstreeks aan de balie van de organisatie te betalen.
• Betalingen via bankoverschrijving: uw bankgegevens (IBAN, BIC) worden aan de gebruiker weergegeven, met het factuurnummer als referentie.
• Betalingen per cheque: de cheque moet worden uitgeschreven op naam van het facturatieaccount en naar het adres daarvan worden gestuurd.

Betaling in termijnen toestaan

Schakel op het tabblad Betalingen de optie Gedeeltelijke betalingen toestaan in en stel daarna de Interval tussen termijnen in (dag(en), week/weken, maand(en)). Het maximale aantal termijnen wordt vervolgens per product bepaald.

De boekhoudkundige exports voorbereiden

Het rekeningschema van het account — verkoop-, btw- en liquiditeitsrekeningen en journaalcodes — stelt u in op het tabblad Rekeningschema. Het bepaalt de boekingen die door de boekhoudkundige exports worden gegenereerd en is voorwaardelijk voor de elektronische factuur.

Een account dupliceren of verwijderen

Open het account: de knoppen om te dupliceren en te verwijderen staan bovenaan het paneel.