Profielen & rollen
Profielen bepalen wat elke gebruiker in de applicatie kan doen: kalenders bekijken, de boekingen van anderen beheren, de organisatie beheren. Het abonnement bepaalt de boekingsrechten, het profiel bepaalt de toegangsrechten tot de functies.
De standaardprofielen begrijpen
Bij uw organisatie worden vier profielen aangemaakt:
- Beheerder: alle rechten.
- Activiteitenbegeleider: beperkte beheerrechten, geschikt voor een trainer of de receptie.
- Lid: toegang tot het eigen account, de kalenders en de berichten. Dit is het standaardprofiel voor spelers.
- Bezoeker: toegang tot het eigen account en de kalenders, zonder berichten.
De profielen Beheerder en Lid kunnen niet worden verwijderd. U kunt de rechten van elk profiel wijzigen en zoveel profielen aanmaken als u nodig hebt.
Een profiel aanmaken of aanpassen
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Profielen & rollen.
- Klik op Nieuw profiel, of open een bestaand profiel; met de knop Dupliceren kopieert u een profiel dat uw behoefte benadert.
- Vink de rechten aan in de vier tabbladen: Mijn account, Reservering, Berichtenservice en Administratie.
- Klik op Opslaan.
Bij elk recht staat een uitgebreide uitleg: lees die voordat u iets aanvinkt, want meerdere opties hebben verstrekkender gevolgen dan hun benaming laat vermoeden.
Het profiel wijst u daarna toe op de fiche van de gebruiker, in de rubriek Toegangsrechten, of in bulk via Snelle bewerking.
Het beheer van boekingen delegeren
Het tabblad Reservering bevat rechten die voorbehouden zijn aan verantwoordelijken: boeken voor andere gebruikers, boeken met een clublabel of een annotatie, boeken met herhaling, bestaande boekingen overschrijven. Het is af te raden deze rechten aan te zetten op de standaardprofielen.
Voor het recht om voor andere gebruikers te boeken beperken twee lijsten het bereik: Toegestane profielen en Toegestane abonnementen. Een receptiemedewerkster kan bijvoorbeeld boeken voor leden en bezoekers, maar niet voor beheerders.
Twee rechten verdienen bijzondere aandacht:
- Reserveren met herhaling opent het herhalingsvenster: de gebruiker kan dan de uren vrij wijzigen en een tijdslot herhalen over meerdere dagen, meerdere kalenders en meerdere weken. Dit is het hulpmiddel waarmee u een heel seizoen in enkele klikken plant — en om die reden ook een hulpmiddel dat u aan beheerders moet voorbehouden.
- Reserveren met een annotatie staat toe berichten over de tijdslots heen te plaatsen, van het type « VRIJ BIJ MOOI WEER ».
De beperkingen voor verantwoordelijken activeren
Standaard omzeilt een verantwoordelijke die voor een gebruiker boekt de regels van diens abonnement. De optie Beperkingen inschakelen (tabblad Reservering) past die regels opnieuw toe: er kan niet meer geboekt worden voor een geschorst account, een verlopen abonnement of een bereikt quotum.
Omgekeerd stelt het recht Abonnement en de beperkingen negeren (tabblad Administratie) de houder van het profiel vrij van alle regels van zijn eigen abonnement: houd dit voorbehouden aan beheerders.
Het werkgebied van een beheerder beperken
Ook het recht om gebruikers te beheren kan worden ingekaderd. Onder Toegestane profielen & abonnementen (tabblad Administratie) bepalen de lijsten Toegestane profielen en Toegestane abonnementen welke fiches de houder van het profiel mag openen en wijzigen.
Dit is de instelling die delegeren zorgeloos maakt: een activiteitenbegeleider die de tennisschool onder zijn hoede heeft, beheert de leden en de bezoekers, maar kan de beheerdersaccounts niet bekijken of wijzigen — en kan zichzelf dus geen rechten toekennen, noch de fiches van het bestuur aanpassen.
