Aanwezigheidsregistratie voor boekingen verplichten
Met de aanwezigheidsregistratie moet de gebruiker zijn aanwezigheid ter plaatse bevestigen voordat hij speelt. Niet-nagekomen boekingen worden opgespoord, het tijdslot kan automatisch worden vrijgegeven en het betrokken account tijdelijk worden geschorst.
Het principe begrijpen
Een baan boeken en niet komen opdagen is het meest voorkomende probleem in een organisatie waar iedereen kan boeken: het tijdslot blijft bezet, niemand speelt en de aanwezige spelers vertrekken weer.
De aanwezigheidsregistratie lost dit op door ter plaatse een bevestiging van aanwezigheid te vragen. De gebruiker meldt zich aan op zijn account vanaf een computer van de organisatie waarop de kioskmodus actief is; de applicatie stelt hem dan voor om zijn boeking te registreren, waarna hij verder kan surfen of zich meteen kan afmelden.
Bij een boeking met meerdere spelers volstaat de registratie van één deelnemer, ongeacht welke.
De aanwezigheidsregistratie activeren
- Ga naar Administratie›Instellingen›Reservering›Kioskmodus & aanwezigheid en klik vervolgens bovenaan het scherm op Aanwezigheidscontrole op kiosk.
- Activeer Activeer de aanwezigheid op de kiosk.
- Selecteer de betrokken kalenders of kies Alle kalenders.
- Klik op Opslaan.
Door de kalenders te kiezen kunt u de functie stap voor stap invoeren: begin met de overdekte banen of de meest gegeerde terreinen, waar een verloren boeking echt opvalt, en breid daarna uit als de maatregel zijn nut bewijst.
Het registratievenster instellen
Twee termijnen bepalen wanneer de registratie wordt aanvaard:
- Tijd voor de start van het tijdslot: hoeveel minuten op voorhand de gebruiker zijn aanwezigheid mag bevestigen.
- Tijd na de start van het tijdslot: hoeveel minuten vertraging nog worden toegestaan.
Kies deze twee waarden op basis van de werkelijke weg binnen uw organisatie. De termijn vooraf moet voldoende tijd laten om via de kleedkamer naar de baan te gaan; de termijn nadien moet een gewone vertraging dekken, anders annuleert u de boeking van een speler die zich al aan het omkleden is.
De registratiemethode kiezen
Er zijn drie manieren om te registreren, van de meest gecontroleerde tot de meest flexibele:
- Standaard meldt de gebruiker zich met zijn inloggegevens aan op de kiosk en bevestigt hij zijn aanwezigheid.
- Gemakkelijke aanwezigheid (QR Code): hij scant een QR-code om zich aan te melden en te registreren vanaf zijn eigen telefoon.
- Aanwezigheid zonder inloggen: de registratie gebeurt zonder inloggegevens in te voeren.
De QR-code is in de meeste organisaties het goede compromis: niets te typen op een gedeeld toetsenbord, en de identiteit blijft gecontroleerd.
Niet-geregistreerde boekingen bestraffen
Twee gevolgen zijn mogelijk, en ze kunnen worden gecombineerd:
- Annuleer boekingen automatisch: na de toegestane termijn wordt het tijdslot vrijgegeven en opnieuw boekbaar. De zo geannuleerde boekingen blijven zichtbaar in het boekingslogboek.
- Tijdelijke opschorting van het account bij niet-bevestiging: de gebruiker kan zich gedurende het gekozen aantal dagen niet meer aanmelden en niet meer boeken.
De automatische annulering dient de organisatie: ze brengt de baan weer in omloop. De schorsing dient de collectieve discipline: ze geeft een prijskaartje aan herhaalde afwezigheid.
Een account dat via de aanwezigheidsregistratie is geschorst, krijgt een banner op zijn fiche met de vermelding tot wanneer en waarom. De knop Toegang deblokkeren heft de sanctie onmiddellijk op, wat nuttig is wanneer de gebruiker een goede reden had.
De effecten van de aanwezigheidsregistratie meten
Zodra de functie in gebruik is, voedt ze twee schermen:
- Het tabblad Boekingen van het activiteitenoverzicht toont een aparte sectie: geregistreerde en niet-geregistreerde tijdslots, automatische annuleringen en geschorste accounts. Daar ziet u of de regel het aantal niet-nagekomen boekingen heeft doen dalen.
- Het boekingslogboek biedt de filters Ingecheckt, Niet ingecheckt en Automatisch geannuleerd. om de gevallen één per één te bekijken.
Vergelijk het aandeel niet-geregistreerde tijdslots voor en na de invoering: dat is het enige cijfer waarmee u op de algemene vergadering rustig kunt antwoorden op de vraag "dient dit echt tot iets?".
