Бухгалтерия и электронный счёт-фактура

Настройте план счетов вашей организации, экспортируйте бухгалтерские проводки в программу вашего бухгалтера и включите электронные счета-фактуры в формате Factur-X.

Настройка плана счетов

План счетов определяет, на какие счета и в какие журналы будут отнесены ваши продажи при экспорте. Он настраивается для каждого аккаунта для выставления счетов: две организации, выставляющие счета отдельно, имеют каждая свой план.

1. Перейдите в Администрирование›Настройки›Выставление счетов›Платежные аккаунты и откройте нужный аккаунт.
2. Откройте вкладку План счетов.
3. Измените номера счетов и их наименования, затем нажмите Сохранить.

Экран состоит из трёх блоков:

• Продажи, НДС и клиенты: счета оказанных услуг, начисленного НДС, расчётов с клиентами и предоставленных скидок.
• Казначейство: счета банка, кассы и чеков к инкассации, используемые в проводках по поступлению платежей.
• Журналы: коды журналов продаж, банка и кассы.

Распределение продаж по категориям или ставкам

По умолчанию все ваши продажи относятся на один счёт доходов. На той же вкладке доступны два необязательных способа более детального распределения.

• Разбивка продаж по категориям: отдельный счёт для каждой категории товаров — подписки, кредиты, оборудование, занятия… Нажмите Добавить категорию, выберите категорию и укажите её счёт.
• Разделение НДС по ставкам: отдельный счёт начисленного НДС для каждой ставки. Нажмите Добавить ставку, укажите ставку и её счёт.

Это полезно, когда в вашей бухгалтерии нужно разделять виды деятельности — например, отделить доходы от обучения от аренды площадок. Без распределения всё попадает на общие счета, заданные выше.

Экспорт продаж и бухгалтерских проводок

1. Перейдите в Администрирование›Панель управления›Выставление счетов›Счета и транзакции.
2. Отфильтруйте список по нужному периоду и критериям: экспорт в точности повторяет фильтры, отображённые на экране.
3. Нажмите Скачать экспорт и выберите формат.

Отслеживание коммерческой деятельности

• Excel (.xlsx): одна строка на заказ, с датой, пользователем, суммами без НДС, НДС и с НДС, статусом и способом оплаты. Это предпочтительный формат для анализа продаж в электронной таблице.
• CSV (.csv): тот же отчёт в формате, который читает любая программа для работы с таблицами.
• Скачать PDF-счета: архив, содержащий PDF-файл каждого счёта-фактуры из текущего фильтра. В него попадают только выпущенные счета-фактуры.

Передача бухгалтеру

• Бухгалтерские записи (.csv): проводки по дебету и кредиту для каждого счёта-фактуры в удобочитаемом формате, предназначенном для ручного импорта.
• FEC (Франция): файл бухгалтерских проводок, официальный французский формат, который импортируют Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane и QuickBooks. Одна сбалансированная проводка на счёт-фактуру.
• FAIA (Люксембург) и DATEV (Германия): официальные форматы этих двух стран, доступные организациям, зарегистрированным в них.

Опция Включить правила (казначейство) добавляет к проводкам по продажам проводки по поступлению платежей (банк, касса, чек). Снимите отметку, чтобы экспортировать только журнал продаж.

Выпуск счетов-фактур в формате Factur-X

Электронное выставление счетов становится обязательным во Франции. Factur-X — выбранный для этого формат: совершенно обычный PDF-счёт, внутрь которого вложен файл данных, который бухгалтерские программы читают автоматически.

Для получателя счёта ничего не меняется: он открывает PDF, точно такой же, как раньше. Просто его бухгалтерская программа дополнительно находит там суммы и идентификаторы, и их не нужно вводить заново.

Проверьте, касается ли это вашей организации

Это первый вопрос, который нужно решить, и ответ у разных организаций далеко не одинаковый.

• Спортивные ассоциации, освобождённые от НДС на основании статьи 261-7-1° Общего налогового кодекса Франции, не подпадают ни под электронное выставление счетов, ни под e-reporting. Многие организации находятся именно в такой ситуации.
• Организации, являющиеся плательщиками НДС, должны будут выпускать счета-фактуры между юридическими лицами в электронном формате. Для микропредприятий и малого и среднего бизнеса, то есть практически для всех организаций, срок начала выпуска установлен на 1 сентября 2027 года.
• Счета-фактуры для физических лиц (ваших участников) не входят в сферу электронного выставления счетов, независимо от вашего налогового режима.

Включение формата

1. Перейдите в Администрирование›Настройки›Выставление счетов›Платежные аккаунты и измените нужный аккаунт.
2. На вкладке Выставление счетов найдите опцию Электронный счет в разделе Платежные реквизиты
3. Выберите формат:
   • Factur-X (Франция) для французской организации: он добавляет обязательные французские формулировки, требуемые в счетах-фактурах между юридическими лицами;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) для европейской нормы без французских особенностей;
   • Деактивировано для выпуска обычных PDF-счетов.

Настройка задаётся отдельно для каждого аккаунта для выставления счетов: организация, выставляющая счета из нескольких аккаунтов, включает её для каждого независимо.

Заполнение обязательных данных

Электронный счёт-фактура должен однозначно идентифицировать своего эмитента. Эти данные вводятся на той же вкладке, в разделе Платежные реквизиты.

1. SIRET вашей организации: это обязательное поле. Без него счёт-фактура не может соответствовать требованиям, и под опцией выводится предупреждение.
2. Номер НДС, если ваша организация является плательщиком НДС. Если поле пустое, налоговым идентификатором служит номер SIRET.
3. Полный адрес: наименование организации, улица, почтовый индекс, город и страна. Неполный адрес приводит к тому, что счёт-фактура будет отклонён платформой вашего клиента.
4. Адрес e-mail для выставления счетов, используемый как контактная точка, когда никакой другой идентификатор недоступен.

Получение номера SIREN у ваших клиентов — юридических лиц

Счёт-фактура между юридическими лицами должен также идентифицировать покупателя. Номер SIREN клиента вводится в его адресе для выставления счетов, блок Адрес компании, вместе с Название компании и SIREN. Такой же ввод предлагается при продаже на месте.

Для счёта-фактуры физическому лицу ничего из этого не требуется: достаточно имени, адреса и страны.