Quota, rechten en reserveringsregels
Elk abonnement beschikt over een volledige regelmotor: quota, toegestane kalenders, termijnen, annulering, verbodsregels, credits en uitnodigingen. Deze pagina leidt u doel per doel door de configuratie van een abonnement.
Het aantal reserveringen beperken
Op het tabblad Quota bepaalt het Reserveringsquota hoeveel reserveringen een abonnee gelijktijdig kan plannen. Bij het reserveren van een tijdslot verbruikt de abonnee één quota-eenheid; zodra zijn reservering voorbij is, komt die eenheid weer vrij.
- Activeer Verberg de kalenders wanneer het reserveringsquotum is bereikt om ook het bekijken te blokkeren.
- Klik op Geavanceerde configuratie en vervolgens op Voeg een quotum toe om meerdere quota vast te leggen per kalender, dag of tijdsblok.
- Vul dit indien nodig aan met Beperk de reserveringen op een vaste kalender (bijvoorbeeld 5 reserveringen per kalenderweek) of met Beperk de reserveringen op een glijdende kalender (over de laatste X dagen).
Banen op het laatste moment vullen
Met de optie Negeer het quotum en de limieten vóór het begin van het tijdslot kan een abonnee toch reserveren wanneer zijn quotum bereikt is, op voorwaarde dat hij dit kort tevoren doet. Het is 14.45 uur en het tijdslot van 15.00 uur is vrij: de abonnee kan het nemen, ondanks zijn quotum.
Dit is de beste manier om een baan niet leeg te laten wanneer er een speler beschikbaar is, zonder de algemene regel te versoepelen.
Kalenders en de reserveringshorizon beperken
Op het tabblad Machtigingen bepaalt het onderdeel Toegestane kalenders & aantal dagen om te reserveren wat de abonnee ziet:
- Vink een kalender uit om die te verbieden en volledig te verbergen.
- Stel per kalender het aantal dagen navigatie in: bijvoorbeeld de kalenders weergeven tot D+14, maar alleen reserveren tot D+7.
- Overgangstijd naar een extra dag: geef vanaf een bepaald tijdstip toegang tot de volgende dag, zonder tot middernacht te wachten.
Het moment van reserveren afbakenen
Standaard kan een abonnee een tijdslot tot op de laatste minuut reserveren, en wordt het tijdslot onbeschikbaar zodra het begonnen is. Vier opties op het tabblad Machtigingen wijzigen dit gedrag:
- Sta de abonnee toe om een al begonnen tijdslot te boeken: het tijdslot van 10.00 uur blijft reserveerbaar tot 10.15 uur.
- Beperk de boeking enkele minuten voor het begin van de tijdslot: het tijdslot van 10.00 uur is niet meer reserveerbaar na 9.45 uur.
- Beperk de boeking enkele uren voor het begin van de tijdslot: het tijdslot van maandag 10.00 uur sluit op zondag 10.00 uur.
- Open de boeking enkele uren voor het begin van de tijdslot: omgekeerd opent het tijdslot pas een bepaalde tijd vooraf, per dag in te stellen.
Partners beheren
Het tabblad Machtigingen bundelt de instellingen rond de spelers op een reservering:
- Reserveren met partners: de abonnee selecteert andere gebruikers, die per e-mail verwittigd worden; stel het minimum- en maximumaantal partners in.
- Reserveren zonder partner: nuttig voor een oefenmuur of een practice.
- Partner zoeken (open boeking): de abonnee stelt zijn reservering open voor anderen, die zich kunnen toevoegen. De optie Automatisch onvolledige reserveringen annuleren maakt het tijdslot weer vrij als niemand zich inschrijft.
- Extra tijd aanbieden als er meerdere partners zijn: bijvoorbeeld 30 minuten extra vanaf 3 partners, als het volgende tijdslot vrij is. Deze extra tijd wordt niet van het quotum afgetrokken.
De extra tijd is de instelling die het dubbelspel elegant oplost: in plaats van iedereen tijdsloten van 1 uur 30 op te leggen, houdt u tijdsloten van één uur en verlengt u automatisch die met vier spelers — zonder de baan te blokkeren als het volgende tijdslot al bezet is.
Annulering afbakenen
Op het tabblad Machtigingen bepaalt het onderdeel Annulering van boekingen of de abonnee mag annuleren:
- Maximale tijdslimiet voor annulering: bijvoorbeeld tot 60 minuten voor de start van het tijdslot.
- Annulering van uitnodigingen: schakel deze optie uit om de annulering van een reservering met gasten te verhinderen.
Een te korte annuleringstermijn werkt tegen de organisatie: een speler die niet meer kan annuleren, laat de baan leeg in plaats van die vrij te geven. Een ruime termijn, gecombineerd met een annuleringsmelding, brengt het tijdslot weer in omloop.
Tijdsloten en combinaties verbieden
Het tabblad Regels verzamelt de verbodsregels:
- Verbied bepaalde tijdslots voor boeking: bijvoorbeeld geen reservering op weekdagen van 16.00 tot 19.30 uur op bepaalde banen.
- Verbied opeenvolgende tijdslots: verhindert het aan elkaar rijgen van meerdere tijdsloten, algemeen of binnen bepaalde tijdsblokken.
- Verbied boeken met andere abonnementen: maakt twee groepen onverenigbaar op dezelfde reservering.
De optie Meerdere tijdslots op dezelfde dag op hetzelfde tijdstip toestaan (tabblad Machtigingen) blijft standaard uitgeschakeld: een abonnee kan geen twee banen op hetzelfde tijdstip reserveren.
Deze verbodsregels zijn iets anders dan het sluiten van een kalender: een sluiting haalt het tijdslot voor iedereen weg, een verbod haalt het alleen weg voor de houders van dat abonnement. Wilt u de overdekte banen op zaterdagvoormiddag voorbehouden aan competitiespelers, dan legt u een verbod op bij de andere abonnementen — geen sluiting.
De reservering met credits laten betalen
Activeer op het tabblad Credits de optie Activeer het creditsysteem: de abonnee moet credits op zijn account hebben om te kunnen reserveren. Zet de accounts handmatig in credit na een betaling ter plaatse, of activeer online betaling.
- Beperk het creditsysteem tot bepaalde kalenders, dagen of tijdsblokken via Geavanceerde configuratie en vervolgens Voeg een activeringsregel toe.
- Klik onder Boekingstarieven op Voeg een tariefregel toe om de kostprijs vast te leggen per kalender, dag en tijdstip.
- Bied onder Creditbundels pakketten met staffelkorting aan die de abonnee online kan kopen. De samenstelling van de creditkaarten, de modus met prepaidrekening en de betaling in termijnen komen aan bod op een aparte pagina.
Gasten toelaten
Activeer op het tabblad Uitnodigingen de optie Reserveren met gasten toestaan om personen van buiten de organisatie te ontvangen:
- Stel het minimum- en maximumaantal gasten per reservering in; elke gast verbruikt gastcredits.
- Bepaal de tarieven en bied kaarten aan, net zoals voor de reserveringscredits.
- Kies wie wordt gedebiteerd en of de namen van de gasten moeten worden ingevuld.
De naam van de gasten opvragen verandert de aard van de functie: zonder namen telt u passages; met namen weet u wie er geweest is, wat onmisbaar is als uw verzekering of uw federatie dit vereist.
Labels toelaten
Op het tabblad Labels laat de optie Reserveren toestaan met labels abonnees toe een beperkt aantal reserveringen te plaatsen met vooraf ingestelde labels (competitie, toernooi ...), met opties om het quotum of de regel voor opeenvolgende tijdsloten te negeren.
Dit is de juiste manier om labels open te stellen voor een teamcaptain: hij plaatst zijn ploegwedstrijden zonder zijn persoonlijke quotum te verbruiken, maar blijft beperkt tot de labels die u hebt toegestaan — in tegenstelling tot het profielrecht, dat alle labels zonder beperking openstelt.
