Gebruikers importeren en exporteren

Bouw of werk uw gebruikersbestand bij in enkele minuten: snelle invoer, import van een Excel- of CSV-bestand met kolomtoewijzing, aanpasbare export en ADOC-synchronisatie voor Franse organisaties.

Snel enkele gebruikers toevoegen

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Import / export›Snelle creatie.
2. Vul één regel per gebruiker in: naam, voornaam, e-mail, telefoon. Klik op Een regel toevoegen indien nodig.
3. Schakel Stuur de inloggegevens per e-mail in om automatisch de inlognaam en het wachtwoord te versturen.
4. Klik op Opslaan.

De inloggegevens worden gegenereerd volgens uw standaardinstellingen voor wachtwoorden. Het toegekende profiel en abonnement zijn die welke standaard zijn ingesteld in de geavanceerde instellingen — controleer ze vóór uw eerste invoer, want ze gelden voor alle accounts die u daarna aanmaakt.

Een Excel- of CSV-bestand importeren

De import verloopt in vijf stappen, met de mogelijkheid om bij elk scherm terug te gaan:

1. Plaats uw bestand (.xls, .xlsx of .csv) in Administratie›Gebruikers›Import / export›Een bestand importeren.
2. Analyse van uw bestand: controleer of de accenten en datums correct worden geïnterpreteerd. Dit is het moment om een verkeerd gecodeerd bestand te corrigeren, vóór de fouten zich verspreiden.
3. Kolomconfiguratie: koppel elke kolom aan een veld (abonnement, groepen, licentie, credits, aangepaste velden...). De detectie gebeurt automatisch op basis van de eerste regel; vink de kolommen uit die u niet wilt gebruiken. Alleen de naam en de voornaam zijn verplicht.
4. Voorbeeld bekijken: waarschuwingen verhinderen de import niet, de betrokken cellen krijgen de standaardwaarde.
5. Start de import en bekijk daarna het rapport regel per regel: Toegevoegd, Bijgewerkt of Fout, eventueel met de vermelding Inloggegevens verzonden. Met Rapport downloaden bewaart u er een kopie van.

Begrijpen hoe de import dubbele accounts voorkomt

Elke regel wordt met uw bestand vergeleken in deze volgorde: op inlognaam als uw bestand die kolom bevat, anders op naam en voornaam. Wordt er een overeenkomst gevonden, dan volgt een update; zo niet, dan wordt er een account aangemaakt.

Een import kan geen fiche wijzigen die u volgens uw profiel niet mag beheren: die regels verschijnen als fout in het rapport en worden niet toegepast.

Uw gebruikersbestand exporteren

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Import / export›Bestand exporteren.
2. Selecteer en ordent de kolommen die u wilt exporteren.
3. Beperk indien nodig de geëxporteerde groep met Filters: abonnement, profiel, groep, status.
4. Klik op Voorbeeld bekijken en vervolgens op Exporteren (.xls) om het bestand te downloaden.

Met Model maken bewaart u uw kolomconfiguratie, zodat u die bij een volgende export met één klik terugvindt.

Synchroniseren met ADOC (FFT)

Franse organisaties die bij de FFT zijn aangesloten, kunnen hun licentiehouders synchroniseren via Administratie›Gebruikers›Import / export›ADOC-synchronisatie (FFT), op twee manieren:

• Directe verbinding: vul het aansluitingsnummer en uw ADOC-inloggegevens in en klik op Inloggen.
• Bestand uploaden: plaats het bestand export.xls dat u vanuit ADOC hebt gedownload.

Koppel daarna de ADOC-formules aan uw abonnementen, selecteer de licentiehouders en klik op Synchroniseren. De knop Rapport downloaden geeft de uitgevoerde toevoegingen en updates in detail weer.

De koppeling tussen ADOC-formules en abonnementen is het punt waaraan u zorg moet besteden: die bepaalt de boekingsrechten van de geïmporteerde licentiehouders. Maak uw abonnementen aan vóór de eerste synchronisatie.

Gegevensuitwisseling automatiseren

Import en export dekken de losse, manuele behoeften. Moet uw organisatie haar gebruikersbestand continu synchroniseren met een andere software, dan stelt de API dezelfde gegevens op programmeerbare wijze beschikbaar — en laat ze daarnaast toe accounts aan te maken en te wijzigen.