Uw kalenders instellen

Een kalender staat voor een baan of een reserveerbare ruimte (court, piste, zaal). Maak één kalender per baan aan en stel daarna de openingstijden, de duur van de tijdslots en het uiterlijk in.

Een kalender aanmaken

1. Ga naar Administratie›Instellingen›Reservering›Kalenders.
2. Klik op Nieuw.
3. Vul de naam van de baan in en kies de kleur in het veld Naam & kleur.
4. Vul de tabbladen Instellingen en Openingstijden in, zoals hieronder beschreven.
5. Klik op Opslaan.

De openingstijden en de duur van de tijdslots instellen

1. Open het tabblad Openingstijden van de kalender.
2. Elk tijdvak heeft een begintijd, een eindtijd en een waarde Duur van een tijdslot, uitgedrukt in minuten.
3. Klik op Voeg een tijdslot toe om meerdere tijdvakken op dezelfde dag te combineren, bijvoorbeeld tijdslots van 60 minuten overdag en van 90 minuten 's avonds.
4. Vink Stel verschillende openingstijden in afhankelijk van de dagen van de week aan om elke dag afzonderlijk in te stellen.

Vrije begintijden en duren toestaan

Standaard reserveren de gebruikers binnen de vooraf ingestelde tijdslots van elke kalender. U kunt hen de begintijd en de duur van hun reservering vrij laten kiezen:

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen.
2. Open het betrokken abonnement en daarna het tabblad Machtigingen.
3. Schakel de optie Aangepaste tijdslots in.
4. Stel in de geavanceerde instellingen het interval tussen de tijdslots in, evenals de minimale en maximale duur van een reservering, indien nodig per kalender.

Deze instelling geldt op het niveau van het abonnement, niet van de kalender: u kunt dus flexibiliteit geven aan de competitiespelers en vaste tijdslots houden voor de andere abonnementen, op dezelfde banen.

Het uiterlijk van de kalender aanpassen

In het tabblad Instellingen:

1. Vul de Oppervlakte van de baan in.
2. Kies de Situatie: Buiten of Binnen / overdekt.
3. Klik in de sectie Kalenderfoto op Bewerken om een afbeelding toe te voegen, bijvoorbeeld de foto van de baan of het logo van een sponsor. De foto kan pas worden toegevoegd nadat de kalender is aangemaakt.

Het aantal dagen om te reserveren beperken

De sectie Standaard aantal dagen van het tabblad Instellingen bepaalt tot wanneer de gebruikers deze kalender kunnen bekijken en erin kunnen reserveren, bijvoorbeeld reserveren tot D+7 maar bekijken tot D+14. Met de optie In het verleden weergeven kunnen bovendien de voorbije dagen worden bekeken.

Deze beperkingen gelden niet voor de verantwoordelijken van de organisatie: zij bekijken en reserveren zonder datumbeperking. U kunt ze per abonnement aanpassen met de optie Toegestane kalenders & aantal dagen om te reserveren van het tabblad Machtigingen: de waarde van de kalender dient dan als standaardinstelling, die van het abonnement heeft voorrang.

Een bericht weergeven aan de gebruikers die reserveren

Schrijf in het tabblad Bericht een tekst die specifiek is voor deze kalender en kies daarna de weergavewijze:

• Toon het bericht op het reserveringsformulier: de tekst verschijnt onder het tijdstip van het gekozen tijdslot.
• Toon het bericht in een venster: er opent een venster na de bevestiging van de reservering.

Beide opties kunnen worden gecombineerd. Het bericht in een venster is geschikt voor instructies die niemand mag missen — toegangscode, regel over het schoeisel, verplichting om de gravelbaan te sproeien; het bericht op het formulier is geschikt voor achtergrondinformatie, die minder dwingend is.

Kalenders onderling synchroniseren

De sectie Gesynchroniseerde kalenders van het tabblad Instellingen verhindert dat een gebruiker een tijdslot reserveert wanneer dit al bezet is in een gekoppelde kalender. Dat is handig wanneer een ruimte samenvalt met een andere, bijvoorbeeld een tennisbaan waarop meerdere badmintonvelden zijn uitgezet.

Dit komt ook voor zonder fysieke overlapping: een organisatie waarvan de oefenmuur zich achter baan 1 bevindt, kan beide koppelen om te voorkomen dat een training tegen de muur een wedstrijd stoort.

Herschikken, dupliceren of tijdelijk sluiten

• Om de weergaveorde van de kalenders te wijzigen, sleept u de regels in de lijst met de greep Verplaatsen. De volgorde wordt automatisch opgeslagen.
• Om een identieke baan te maken, opent u de kalender en klikt u op Dupliceren.
• Om een baan te sluiten tijdens werken of buiten het seizoen, activeert u de sectie Tijdelijke sluiting van het tabblad Instellingen: bepaal de begin- en einddatum, eventueel een opmerking, en vink Volledig verbergen aan om de kalender uit het zicht van de gebruikers te halen. Alleen de verantwoordelijken van de organisatie blijven hem zien.

De weergavevoorkeuren instellen

De knop Weergavevoorkeuren op de pagina Administratie›Instellingen›Reservering›Kalenders bundelt de visuele instellingen die voor alle kalenders gelden: Stijl van de dagkalenders, Stijl van labels, Standaard zoom, Kleur van de boekingen, Vrije tijdslots, Toon de namen van de gebruikers, Toon de foto's, Abonnementkleuren weergeven, Weersvoorspellingen, Bewijs van betaling afdrukken of ook Gekleurde tabbladen.

Deze instellingen gelden voor de hele organisatie en voor alle kalenders: hier wordt onder meer beslist of de spelers de namen van de andere reserveerders zien — een keuze die even goed met de cultuur van de organisatie te maken heeft als met privacy.