Tijdslots en periodes sluiten
Er zijn verschillende hulpmiddelen om tijdslots, een volledige kalender of de toegang tot het boeken te sluiten of te verbergen: kies het juiste hulpmiddel op basis van de situatie.
De juiste methode kiezen
| Behoefte | Oplossing |
|---|---|
| Elke week dezelfde tijdslots blokkeren, voor langere tijd | Het slotje op de pagina Tijdslots sluiten |
| Een baan sluiten tijdens een bepaalde periode (werkzaamheden, tussenseizoen) | De Tijdelijke sluiting in de fiche van de kalender |
| Boeken verbieden afhankelijk van het tijdstip (bijvoorbeeld 's nachts) | De Systeem sluitingstijden |
| Bepaalde banen voorbehouden aan bepaalde abonnementen of periodes | De toegestane kalenders en de Geavanceerde planningen van de abonnementsformules |
| Incidenteel tijdslots blokkeren (les, toernooi) | Een boeking met een label, eventueel herhaald |
Terugkerende tijdslots vergrendelen met het slotje
- Ga naar Administratie›Instellingen›Reservering›Tijdslots sluiten.
- Open de betreffende kalender: een raster toont de tijdslots van elke dag van de week.
- Vink de tijdslots aan die u wilt sluiten en voer indien nodig een vervangende tekst in voor de vermelding Gesloten.
- Gebruik Sluit alle tijdslots of Open alle tijdslots om een hele dag in één keer te behandelen.
- Klik op Opslaan.
De gesloten tijdslots verschijnen in het grijs met een klein slotje in de boekingsoverzichten.
Een kalender sluiten tijdens een bepaalde periode
Om een baan te sluiten van dag A tot dag B activeert u het onderdeel Tijdelijke sluiting in de fiche van de kalender: begin- en einddatum, optionele opmerking, en de optie Volledig verbergen om de kalender uit het zicht van de gebruikers te halen.
Het boeken beperken op basis van het tijdstip
- Ga naar Administratie›Instellingen›Reservering›Systeem sluitingstijden.
- Activeer Activeer tijdsluitingen.
- Bepaal voor elke dag van de week de periode waarin het boeken gesloten is, bijvoorbeeld van 22.00 tot 8.00 uur.
- Klik op Geavanceerde configuratie om specifieke abonnementen, kalenders of tijdslots te selecteren, en klik op Voeg een sluiting toe om meerdere regels te combineren.
- Klik op Opslaan.
Tijdens de sluiting kunnen gebruikers inloggen en de kalenders bekijken, maar niet boeken. De verantwoordelijken van de organisatie vallen hier niet onder. Met de geavanceerde configuratie kunt u bijvoorbeeld het boeken van de weekendtijdslots pas openstellen vanaf 14.00 uur de dag ervoor, en uitsluitend op de padelbanen.
De optie Willekeurige vertraging voor het openen van de boeking kent elke dag aan elke gebruiker een willekeurige vertraging van enkele minuten toe bij de opening, zodat iedereen een kans krijgt op de meest gewilde tijdslots.
Kalenders voorbehouden aan bepaalde abonnementen
Elke abonnementsformule bepaalt haar toegankelijke kalenders via de optie Toegestane kalenders & aantal dagen om te reserveren op het tabblad Machtigingen, in Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen. Voor regels per tijdslot en per periode gebruikt u de geavanceerde planningen.
Onvolledige boekingen automatisch annuleren
Wanneer een gebruiker een boeking openzet om een partner te zoeken, kunt u die automatisch laten annuleren als de boeking niet op tijd volledig is:
- Ga naar Administratie›Instellingen›Reservering›Automatische annuleringen.
- Activeer Automatische annulering van onvolledige reserveringen activeren.
- Stel de twee regels in: de termijn vóór het begin van het tijdslot vanaf wanneer een onvolledige boeking wordt geannuleerd, en de minimale tijd die de gebruiker na het aanmaken altijd krijgt om partners te vinden.
- Kies het gedrag voor boekingen die te laat zijn aangemaakt om van die minimale tijd te profiteren: Reservering toestaan zonder automatische annulering — de abonnee neemt het risico alleen te spelen — of Reservering verbieden.
- Klik op Opslaan.
Er vindt elke minuut een controle plaats: de annulering is dus onmiddellijk zodra de termijn is bereikt, en het vrijgekomen tijdslot kan direct opnieuw worden geboekt.
Een boeking wordt als open beschouwd wanneer de abonnee alleen boekt zonder een partner te kiezen, of wanneer hij met partners boekt en expliciet het zoeken naar een partner aanvinkt. In beide gevallen kunnen andere abonnees vervolgens hun naam aan het tijdslot toevoegen.
Deze functie berust op de optie voor het openzetten en aanvullen van boekingen, die u kunt instellen op het tabblad Machtigingen van elke abonnementsformule: zonder die optie is geen enkele boeking ooit « onvolledig » en heeft de instelling geen effect.
