Adresboek en standaardinstellingen
Open het adresboek van de organisatie om spelers te helpen partners te vinden, en stel de waarden in die standaard op elke nieuwe gebruiker worden toegepast: profiel, abonnement, wachtwoorden en privacy.
Het adresboek van de organisatie activeren
Het adresboek wordt aan de spelers aangeboden in het reserveringsmenu, onder Zoek een partner: het vereenvoudigt het zoeken naar een partner op basis van leeftijd en niveau, en vervolgens het contact opnemen via bericht of telefoon.
- Ga naar Administratie›Instellingen›Reservering›Kalenders en open Weergavevoorkeuren.
- Activeer het adresboek in het gedeelte Adresboek (zoek een partner).
- Kies welke gegevens zichtbaar zijn: Telefoonnummers weergeven en Leeftijd weergeven.
Elke gebruiker kan via zijn privacy-instellingen vragen om niet in het adresboek te verschijnen, en u kunt hem zelf verbergen vanuit zijn fiche.
Het standaardprofiel en standaardabonnement instellen
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer, open het menu Instellingen en daarna Geavanceerde instellingen.
- Kies Standaardprofiel en Standaardabonnement: ze worden bij elke toevoeging van een gebruiker voorgeselecteerd, via welk kanaal dan ook (fiche, snelle aanmaak, import, online registraties).
Deze instellingen wijzigen bestaande gebruikers niet.
De wachtwoorden beheren
Kies, nog steeds in de geavanceerde instellingen, het wachtwoordbeleid:
- Genereer een willekeurig wachtwoord: een veilig wachtwoord per gebruiker, aanbevolen.
- Gebruik een standaardwachtwoord: hetzelfde wachtwoord voor iedereen. Deze methode helpt wanneer u gebruikers toevoegt van wie u het e-mailadres niet hebt, maar wordt afgeraden.
- Wijzig het wachtwoord bij de eerste aanmelding: de gebruiker stelt bij zijn eerste bezoek zijn eigen wachtwoord in, aanbevolen.
De veiligste combinatie koppelt het willekeurig genereren aan de wijziging bij de eerste aanmelding: niemand in de organisatie kent het wachtwoord van een gebruiker, ook u niet.
De standaardprivacy bepalen
Het gedeelte Standaard privacy-instellingen bepaalt welke instellingen op nieuwe gebruikers worden toegepast, via welk kanaal ze ook binnenkomen: identiteit zichtbaar in de kalenders, foto, aanwezigheid in het adresboek, wie met hen mag reserveren, wie hen mag schrijven.
Elke gebruiker houdt daarna zelf de controle over zijn eigen instellingen, binnen de grenzen van de velden die u aanpasbaar maakt. Het wijzigen van deze standaardwaarden verandert niets aan de al aangemaakte accounts.
Met de geavanceerde instellingen kunt u ook:
- de Door de gebruiker aanpasbare velden op zijn eigen account beperken;
- Aangepaste velden aanmaken voor uw interne behoeften, elk alleen-lezen of aanpasbaar door de gebruiker;
- de Automatische opmaak van namen / voornamen activeren om de database uniform te houden;
- Leeftijdscategorieën bepalen, die u daarna kunt gebruiken in de filters van de lijst en in de exports.
De kolommen van de lijst kiezen
Het menu Instellingen biedt ook Aangepaste kolommen: selecteer de gegevens die in de gebruikerslijst worden weergegeven.
Dat levert echte tijdwinst op, afhankelijk van de periode. Geef in september de kolom van het medisch attest en die van de betaalstatus weer om in één oogopslag de onvolledige dossiers te zien; de rest van het jaar keert u terug naar een eenvoudige weergave.
