Boekhouding en elektronische facturatie

Stel het rekeningschema van uw organisatie in, exporteer uw boekingen naar de software van uw accountant en activeer de elektronische factuur in het Factur-X-formaat.

Uw rekeningschema instellen

Het rekeningschema bepaalt op welke rekeningen en in welke journalen uw verkopen in de exports worden geboekt. Het wordt per facturatieaccount ingesteld: twee entiteiten die afzonderlijk factureren hebben elk hun eigen schema.

1. Ga naar Administratie›Instellingen›Facturatie›Factureringsaccounts en open het betreffende account.
2. Open het tabblad Rekeningschema.
3. Pas de rekeningnummers en de rekeningnamen aan en klik daarna op Opslaan.

Het scherm bestaat uit drie blokken:

• Verkoop, BTW en klanten: de rekeningen voor dienstverlening, verschuldigde btw, klanten en verleende kortingen.
• Kasbeheer: de rekeningen voor bank, kas en cheques ter inning, die worden gebruikt door de ontvangstboekingen.
• Logboeken: de codes van de verkoop-, bank- en kasjournalen.

Uw verkopen uitsplitsen per categorie of per tarief

Standaard worden al uw verkopen op één enkele opbrengstrekening geboekt. Met twee optionele uitsplitsingen kunt u verder gaan, in hetzelfde tabblad.

• Verkoopoverzicht per categorie: een aparte rekening per productcategorie — abonnementen, credits, materiaal, lessen… Klik op Categorie toevoegen, kies de categorie en voer de bijbehorende rekening in.
• BTW-uitsplitsing per tarief: een aparte rekening voor verschuldigde btw per tarief. Klik op Tarief toevoegen, voer het tarief en de bijbehorende rekening in.

Dit is nuttig wanneer uw boekhouding de activiteiten van elkaar moet onderscheiden — bijvoorbeeld om de inkomsten uit lesgeven te scheiden van de verhuur van terreinen. Zonder uitsplitsing komt alles op de hierboven gedefinieerde algemene rekeningen terecht.

Uw verkopen en boekingen exporteren

1. Ga naar Administratie›Dashboard›Facturatie›Facturen & transacties.
2. Filter de lijst op de gewenste periode en criteria: de export neemt precies de op het scherm weergegeven filters over.
3. Klik op Export downloaden en kies een formaat.

De commerciële activiteit opvolgen

• Excel (.xlsx): één regel per order, met de datum, de gebruiker, de bedragen excl. btw, de btw en incl. btw, de status en de betaalmethode. Dit is het aanbevolen formaat om uw verkopen in een spreadsheet te analyseren.
• CSV (.csv): hetzelfde rapport, in een formaat dat door elke spreadsheet gelezen kan worden.
• PDF-facturen downloaden: een archief met de PDF van elke factuur uit de huidige filter. Alleen uitgegeven facturen staan erin.

Doorsturen naar uw accountant

• Boekhoudkundige gegevens (.csv): de boekingen in debet/credit per factuur, in een leesbaar formaat bedoeld voor een handmatige import.
• FEC (Frankrijk): het Franse wettelijke bestand met boekhoudkundige boekingen (Fichier des Écritures Comptables), importeerbaar door Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane of QuickBooks. Eén evenwichtige boeking per factuur.
• FAIA (Luxemburg) en DATEV (Duitsland): de wettelijke formaten van deze twee landen, aangeboden aan de organisaties die daar gevestigd zijn.

De optie Reglementen opnemen (kas) voegt de ontvangstboekingen (bank, kas, cheque) toe aan die van de verkopen. Vink deze uit om alleen het verkoopjournaal te exporteren.

Facturen in het Factur-X-formaat uitgeven

Elektronische facturatie wordt in Frankrijk verplicht. Factur-X is het gekozen formaat: een volkomen gewone PDF-factuur waarin een gegevensbestand is opgenomen dat boekhoudsoftware automatisch kan lezen.

Voor de ontvanger van de factuur verandert er niets: hij opent een PDF, identiek aan die van vroeger. Het is zijn boekhoudsoftware die daarin bovendien de bedragen en de identificatiegegevens vindt, zonder dat hij ze opnieuw hoeft in te voeren.

Nagaan of uw organisatie hieronder valt

Dat is de eerste vraag die u moet beantwoorden, en het antwoord is verre van hetzelfde voor alle organisaties.

• Sportverenigingen die van btw zijn vrijgesteld op grond van artikel 261-7-1° van het Franse algemene belastingwetboek vallen noch onder de elektronische facturatie, noch onder de e-reporting. Veel organisaties bevinden zich in dat geval.
• Btw-plichtige organisaties moeten hun facturen tussen professionals in elektronisch formaat uitgeven. Voor micro-ondernemingen en kmo's, dat wil zeggen bijna alle organisaties, is de uiterste datum voor uitgifte vastgesteld op 1 september 2027.
• Facturen aan particulieren (uw leden) vallen buiten het toepassingsgebied van de elektronische facturatie, ongeacht uw regime.

Het formaat activeren

1. Ga naar Administratie›Instellingen›Facturatie›Factureringsaccounts en wijzig het betreffende account.
2. Zoek in het tabblad Facturatie de optie Elektronische factuur in de sectie Factuurgegevens
3. Kies het formaat:
   • Factur-X (Frankrijk) voor een Franse organisatie: dit voegt de Franse wettelijke vermeldingen toe die op facturen tussen professionals verwacht worden;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) voor de Europese norm zonder de Franse bijzonderheden;
   • Gedeactiveerd om klassieke PDF-facturen te maken.

De instelling is eigen aan elk facturatieaccount: een organisatie die vanuit meerdere accounts factureert, activeert ze onafhankelijk van elkaar.

De verplichte informatie invullen

Een elektronische factuur moet de uitgever met zekerheid identificeren. Deze informatie voert u in hetzelfde tabblad in, sectie Factuurgegevens.

1. Het SIRET van uw organisatie: dat is het onmisbare veld. Zonder dit veld kan de factuur niet conform zijn en verschijnt er een waarschuwing onder de optie.
2. Het BTW-nummer, als uw organisatie btw-plichtig is. Als dit leeg is, dient het SIRET-nummer als fiscaal identificatienummer.
3. Het volledige adres: statutaire naam, straat, postcode, plaats en land. Een onvolledig adres levert een factuur op die door het platform van uw klant wordt geweigerd.
4. Het facturatie-e-mailadres, dat als contactpunt wordt gebruikt wanneer er geen ander identificatienummer beschikbaar is.

Het SIREN-nummer van uw professionele klanten opvragen

Een factuur tussen professionals moet ook de koper identificeren. Het SIREN-nummer van de klant voert u in zijn facturatieadres in, blok Bedrijfsadres, samen met de Bedrijfsnaam en het SIREN. Dezelfde invoer wordt aangeboden bij een verkoop aan de balie.

Niets van dit alles is vereist voor een factuur aan een particulier: naam, adres en land volstaan.