Gebruikersgroepen
Verdeel uw gebruikers in groepen — tennisschool, teams, vrijwilligers, commissies — zodat u ze in één oogopslag terugvindt in de lijsten, ze kunt filteren en ze gerichte berichten kunt sturen.
Begrijpen waarvoor een groep dient
Een groep is een vrij te kiezen label, los van het profiel en het abonnement. Waar het abonnement de reserveringsrechten bepaalt en het profiel de toegangsrechten, verandert de groep niets aan wat de gebruiker kan doen: hij dient uitsluitend om de gebruiker te identificeren en terug te vinden.
Dat maakt het systeem flexibel. Eén gebruiker kan tot meerdere groepen behoren, en u kunt er zoveel aanmaken als uw organisatie nodig heeft, zonder bijwerkingen op de reserveringsregels te hoeven vrezen.
Een groep aanmaken
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Groepen.
- Klik op Nieuwe groep en vul vervolgens Groepsnaam en Groepskleur in.
- Kies de Zichtbaarheid: Openbaar (de gebruikers zien dat ze in deze groep zijn opgenomen) of Privé.
- Klik op Opslaan.
De kleur is niet decoratief: zij maakt de groep in één oogopslag herkenbaar in de gebruikerslijst en in de filters. Kies duidelijk verschillende tinten in plaats van vijf schakeringen blauw.
Houd de modus Privé voor interne indelingen die uw gebruikers niet hoeven te kennen: aanmaningen voor de contributie, opvolging van een dossier, lijst van personen die u opnieuw moet contacteren.
Een groep aan gebruikers toewijzen
Er zijn twee wegen, afhankelijk van het aantal betrokken personen:
- Voor één gebruiker opent u zijn fiche en vult u zijn groepen in bij het onderdeel Toegangsrechten.
- Voor meerdere gebruikers selecteert u ze in Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer en gebruikt u vervolgens Snelle bewerking, waarmee u in één bewerking een groep aan de hele selectie kunt Toevoegen of eruit kunt Verwijderen.
Ook via de bestandsimport kunt u de groepen invullen: koppel bij de configuratie van de kolommen een kolom van uw rekenblad aan het veld van de groepen.
De groepen terugvinden in de applicatie
Zodra uw groepen zijn ingesteld, worden ze een selectiecriterium in meerdere modules:
- in de gebruikerslijst beperkt de filtercategorie Groepen de weergave tot een of meer groepen;
- bij de bestandsexport beperken dezelfde filters de geëxporteerde populatie;
- voor een groepsbericht is filteren op groep de snelste manier om de juiste ontvangers te bereiken.
Nieuwe inschrijvingen automatisch toewijzen
In plaats van nieuwe accounts handmatig in te delen, laat u de online inschrijving dat doen: de optie Nieuwe abonnees aan een groep toevoegen, op het tabblad Registraties van een abonnement, plaatst elke nieuwe inschrijving in de groep of groepen van uw keuze.
Een abonnement « Tennisschool » vult zo seizoen na seizoen automatisch de gelijknamige groep.
Omgaan met de ADOC-groepen
Bij organisaties die met ADOC zijn gesynchroniseerd, verschijnen groepen die automatisch door de federatie zijn aangemaakt. Een banner op hun fiche wijst hierop: hun naam en hun samenstelling worden door de synchronisatie beheerd, en alleen de kleur blijft aanpasbaar.
Probeer ze niet handmatig te corrigeren, want de volgende synchronisatie zou uw wijzigingen overschrijven. Hebt u een andere indeling nodig, maak dan daarnaast een eigen groep aan.
