Verzonden e-mails controleren en acties traceren
Twee logboeken helpen u te controleren wat er in uw organisatie gebeurt: het e-maillogboek om na te gaan of uw berichten hun bestemming bereiken, en het auditlogboek om beheeracties te reconstrueren.
Het e-maillogboek bekijken
- Ga naar Administratie›Dashboard›E-mail logboek.
- Elke e-mail die door de organisatie is verzonden, wordt weergegeven met zijn status: Geleverd, Geopend, Geklikt, Tijdelijke storing, Uitgesteld, Permanente storing, Geblokkeerd, Ongeldig e-mailadres, Spam of Uitschrijven.
- Drie meters bovenaan de lijst vatten de periode samen: het percentage afgeleverde berichten, het openingspercentage en het foutpercentage.
De knop Onderschrift opent de details van elke status, met uitleg over wat de server van de ontvanger daadwerkelijk heeft geantwoord.
Een niet-ontvangen e-mail terugvinden
Heeft een gebruiker zijn inloggegevens of het laatste bericht van de organisatie niet ontvangen? Het logboek geeft u het antwoord.
- Open Filters en vul Per ontvanger in om de e-mails aan die gebruiker af te zonderen.
- Klik op de betreffende regel: de details tonen het exacte gebruikte adres, het onderwerp, de datum en het bericht dat de mailserver van de ontvanger heeft teruggestuurd.
- Gebruik Op status om in één oogopslag alle mislukte verzendingen van de periode te herkennen.
De drie meest voorkomende gevallen pakt u elk anders aan:
- Permanente storing of Ongeldig e-mailadres: het adres is verkeerd gespeld of bestaat niet. Corrigeer het op de fiche van de gebruiker.
- Tijdelijke storing of Uitgesteld: de mailbox van de ontvanger was vol of zijn server was onbeschikbaar. De volgende verzending heeft goede kans om te slagen.
- Geblokkeerd: verzendingen naar dit adres zijn opgeschort, doorgaans na een melding als ongewenste e-mail of na herhaalde fouten.
De afleverbaarheid van een groepsbericht opvolgen
Open na een groepsverzending Filters en kies het bericht in Per groepsbericht: u meet hoeveel ontvangers dit specifieke bericht hebben ontvangen, geopend of aangeklikt, en u herkent de adressen met een fout.
Dit is de reflex die u moet hebben na een uitnodiging voor een algemene vergadering of een aankondiging van een sluiting: in plaats van te veronderstellen dat "iedereen op de hoogte is", weet u wie u telefonisch moet nabellen.
Dit filter verschijnt alleen als uw profiel u toestaat groepsberichten te versturen.
Beheeracties traceren
- Ga naar Administratie›Dashboard›Auditlogboek.
- Het logboek toont de laatste bewerkingen die in uw organisatie zijn uitgevoerd (reserveringen uitgezonderd), met de auteur, zijn IP-adres en de datum.
- Klik op Exporteren (.txt) om de volledige geschiedenis te downloaden.
Dit logboek is waardevol wanneer meerdere personen de organisatie beheren: u kunt zo nagaan wie een instelling heeft gewijzigd, een account heeft verwijderd of een bericht heeft verzonden. Bij twijfel over een handeling is dit het eerste stuk om te raadplegen — de export bevat de volledige geschiedenis, veel verder dan de regels die op het scherm worden weergegeven.
Reserveringen staan er niet in: die hebben hun eigen, veel gedetailleerder logboek.
