Crear y gestionar las suscripciones
Las suscripciones definen los derechos de reserva de sus usuarios: periodo de acceso, tarifa, cuotas y reglas. Cree una suscripción por cada plan que ofrezca su organización y, después, asígnela en las fichas.
Crear una suscripción
- Vaya a Administración›Usuarios›Derechos de acceso›Suscripciones y haga clic en Nuevo.
- En la pestaña General, indique Nombre y color y una descripción opcional.
- En Fechas de apertura de derechos, defina el periodo durante el cual los suscriptores pueden conectarse. Deje el ajuste desactivado para un acceso sin límite de fecha.
- Haga clic en Guardar.
La configuración está organizada en pestañas: General, Cuota, Permisos, Reglas, Créditos, Invitaciones, Etiquetas y Registros. Las pestañas dedicadas a las reglas de reserva se detallan en una página específica.
Hacer el seguimiento del pago de las cuotas
En la pestaña General, indique Tarifa de la suscripción: entonces aparece una casilla Suscripción pagada en cada ficha, con la fecha y el importe pagados. El módulo Seguimiento de suscripciones (Administración›Usuarios›Derechos de acceso›Seguimiento de suscripciones) muestra la lista de todos los suscriptores con su estado de pago, que puede filtrarse mediante Por suscripción y Por estado, y exportarse en formato Excel.
Active si lo necesita Bloquear las reservas si el usuario no ha pagado su suscripción: aparece entonces un aviso en la ficha del usuario y se le deniega la reserva hasta que se registre el pago.
Para no tener que vigilar esta pantalla, active los informes de actividad: cada mes le envían la lista nominativa de las suscripciones que vencen en los próximos 30 días.
Vender la suscripción en línea
Active Pagos y facturación en la pestaña General para que la suscripción se pueda pagar en línea: los usuarios pueden contratarla o renovarla según los planes configurados, con facturación automática. El pago se realiza según los medios de cobro de la cuenta de facturación asociada.
Cuando esta sección está activa, las fechas adquieren otro sentido: se convierten en Fechas de acceso predeterminadas, aplicadas mientras el suscriptor no tenga un plan en curso. En cuanto compra un plan, son las fechas del plan las que toman el relevo.
Avisar automáticamente a los suscriptores antes del vencimiento
Un suscriptor que deja expirar su suscripción pierde sus derechos sin darse cuenta, y usted lo descubre cuando ya no consigue reservar. Se envían automáticamente tres correos electrónicos antes del vencimiento: 30 días antes, 7 días antes y la víspera.
El ajuste se realiza suscripción por suscripción. Vaya a Administración›Usuarios›Derechos de acceso›Suscripciones, abra la suscripción correspondiente, pestaña General, sección Recordatorios automáticos antes del vencimiento. Está activa de forma predeterminada: no tiene que hacer nada para beneficiarse de ella.
Añadir un mensaje personalizado
Bajo el interruptor, un editor permite añadir unas líneas que se incluirán en el correo electrónico: fecha de la asamblea general, tarifa de la temporada siguiente, horario de atención para las inscripciones, dirección de un formulario que hay que rellenar, archivo adjunto...
Lo que recibe el suscriptor
El correo electrónico recuerda la suscripción afectada, su fecha de vencimiento y el número de días restantes, y a continuación su mensaje si ha escrito uno.
Solo aparece un botón de renovación si el suscriptor puede realmente renovar desde su cuenta, es decir, si tiene disponible una suscripción que se pueda comprar en línea. En caso contrario, el correo electrónico informa sin proponer una acción imposible: es usted quien debe indicar los pasos a seguir en el mensaje personalizado.
Quién no recibe aviso
- Los suscriptores sin fecha de vencimiento. Un aviso anuncia un final: sin fecha de fin indicada, la suscripción no expira nunca desde el punto de vista del programa y no se envía ningún correo electrónico. Es el caso más frecuente cuando no ocurre nada: compruebe la ficha del suscriptor antes de buscar más lejos.
- Los suscriptores cuya suscripción tiene los avisos desactivados.
- Los suscriptores suspendidos.
- Quienes han desactivado las notificaciones Pagos y facturación en su cuenta: su elección prevalece sobre la suya.
Exigir documentos justificativos para reservar
En la pestaña General, la sección Información obligatoria para reservar obliga a los suscriptores a completar cierta información antes de poder reservar: dirección de correo electrónico, dirección postal, teléfono, foto de perfil, fecha de nacimiento, clasificación, número de licencia, justificante de domicilio o certificado médico.
Se invita al usuario a facilitarlos desde su primera conexión y, después, en el momento de hacer clic en una franja horaria libre. La opción Aplicar esta restricción cuando el suscriptor sea socio en una reserva amplía la regla: el suscriptor con datos incompletos tampoco puede ser añadido como compañero por otra persona.
Duplicar una suscripción para la nueva temporada
- Abra la suscripción de la temporada pasada.
- Haga clic en Duplicar: se copia toda la configuración.
- Cambie el nombre de la copia y ajuste sus fechas.
Reasignar una suscripción de forma masiva
- Vaya a Administración›Usuarios›Gestión de usuarios y seleccione los usuarios afectados, o Seleccionar todo después de aplicar un filtro.
- Abra Acciones y luego Edición rápida.
- Elija la nueva suscripción y, si es necesario, sus fechas, y después haga clic en Guardar.
La edición rápida permite, en la misma operación, volver a poner a todo el mundo como impagado: es la operación de inicio de temporada en un solo paso.
Una importación de archivo también permite actualizar la suscripción de toda la base de datos en una sola operación.
