Cuotas, permisos y reglas de reserva

Cada suscripción incluye un motor de reglas completo: cuotas, calendarios permitidos, plazos, cancelación, prohibiciones, créditos e invitaciones. Esta página le guía objetivo por objetivo en la configuración de una suscripción.

Limitar el número de reservas

En la pestaña Cuota, la Cuota de reserva fija el número de reservas que un suscriptor puede planificar simultáneamente. Al reservar una franja horaria, el suscriptor consume una unidad de cuota; en cuanto termina su reserva, la unidad vuelve a estar disponible.

• Active Ocultar los calendarios cuando se alcance el cupo de reservas para bloquear también la consulta.
• Haga clic en Configuración avanzada y luego en Agregar un quota para definir varias cuotas según los calendarios, los días o las franjas horarias.
• Complete si es necesario con Limitar las reservas en un calendario fijo (por ejemplo, 5 reservas por semana natural) o Limitar las reservas en un calendario deslizante (sobre los X últimos días).

Llenar las pistas en el último momento

La opción Ignorar el cupo y los límites antes del inicio del turno permite a un suscriptor reservar aunque haya alcanzado su cuota, siempre que lo haga poco tiempo antes. Son las 14:45, la franja horaria de las 15:00 está libre: el suscriptor puede tomarla a pesar de su cuota.

Es la mejor manera de no dejar una pista vacía cuando hay un jugador disponible, sin relajar por ello la regla general.

Restringir los calendarios y el horizonte de reserva

En la pestaña Permisos, la sección Calendarios permitidos y número de días para reservar determina lo que ve el suscriptor:

• Desmarque un calendario para prohibirlo y ocultarlo por completo.
• Ajuste el número de días de navegación por calendario: por ejemplo, mostrar los calendarios hasta 14 días vista pero permitir reservar solo hasta 7 días vista.
• Hora de transición a un día adicional: dé acceso al día siguiente a partir de una hora concreta, sin esperar a medianoche.

Delimitar el momento de la reserva

Por defecto, un suscriptor puede reservar una franja horaria hasta el último minuto, y la franja horaria deja de estar disponible en cuanto ha comenzado. Cuatro opciones de la pestaña Permisos modifican este comportamiento:

• Permitir al suscriptor reservar un tiempo ya comenzado: la franja horaria de las 10:00 sigue siendo reservable hasta las 10:15.
• Limitar la reserva unos minutos antes del inicio de la franja horaria: la franja horaria de las 10:00 ya no es reservable después de las 9:45.
• Limitar la reserva unas horas antes del inicio del tiempo slot: la franja horaria del lunes a las 10:00 se cierra el domingo a las 10:00.
• Abrir la reserva unas horas antes del inicio de la franja horaria: al contrario, la franja horaria solo se abre con un plazo determinado de antelación, ajustable día por día.

Ofrecer franjas horarias personalizadas

Una cuadrícula de franjas horarias fijas no se adapta a todos los usos: un jugador de pádel quiere jugar 1 h 30 min en lugar de una hora, una máquina lanzabolas se alquila por media hora, una salida de golf se toma a la hora que mejor convenga. La opción Franjas horarias personalizadas permite al suscriptor elegir la duración de su reserva y, si usted lo permite, su hora de inicio, dentro de los límites que fije.

1. En Administración›Usuarios›Derechos de acceso›Suscripciones, abra la suscripción, pestaña Permisos.
2. Active Franjas horarias personalizadas y luego haga clic en Configuración avanzada.
3. Ajuste la configuración descrita a continuación y haga clic en Guardar.

El ajuste es propio de la suscripción: los titulares de los demás planes siguen reservando las franjas horarias habituales de los calendarios, en las mismas pistas.

Ajustar las duraciones propuestas

Tres valores fijan los horarios que el suscriptor puede elegir:

• Intervalo entre cada franja horaria: la diferencia entre dos horarios propuestos, contada desde la hora de apertura del calendario. Con 30 minutos en una pista que abre a las 8:00, los horarios caen a las 8:00, 8:30, 9:00, y así sucesivamente.
• Duración mínima de una reserva y Duración máxima de una reserva: la reserva más corta y la más larga posibles.

Con la configuración anterior, un suscriptor que hace clic en la franja horaria de las 16:00 de una pista de pádel puede terminar a las 17:00, 17:30 o 18:00: una hora como mínimo, dos horas como máximo, en pasos de 30 minutos.

Cuando El abonado puede modificar la hora de inicio del horario está desactivado, la reserva comienza a la hora de la franja horaria en la que se ha hecho clic. Actívelo para que el suscriptor pueda elegir también el inicio entre los horarios del día, por ejemplo las 16:30: las horas de fin propuestas siguen ese nuevo inicio.

Lo que ve el suscriptor

En el formulario de reserva, el horario se elige en listas: la hora de fin y la hora de inicio, si usted lo autoriza. Cuando la reserva se paga con créditos, el coste mostrado sigue la duración elegida.

En el calendario, la reserva cubre las franjas horarias que atraviesa: de 16:00 a 17:30 en una pista con franjas horarias de una hora, ocupa la franja horaria de las 16:00 y una parte de la de las 17:00. Si está permitido mover las reservas, el suscriptor puede después alargarla o acortarla desde los calendarios, siempre entre las duraciones mínima y máxima.

Elegir lo que la reserva consume de la cuota

La cuota se cuenta en franjas horarias del calendario. Una reserva de duración libre cubre a menudo varias: de 16:00 a 18:00 en una pista con franjas horarias de una hora, cubre las de las 16:00 y las 17:00. La opción Una unidad de cuota por reserva, independientemente de la duración decide lo que consume:

• activada, una unidad de cuota, tanto si la reserva dura una hora como dos;
• desactivada, una unidad por franja horaria cubierta, aunque sea en parte: de 16:00 a 17:30, dos unidades.

Tomemos un suscriptor cuya cuota es de 2 reservas simultáneas y que reserva de 16:00 a 18:00. Con la opción activada, le queda una unidad y puede reservar otra franja horaria. Con la opción desactivada, ha alcanzado su cuota. Y si la cuota restante no cubre toda la duración elegida, solo se reservan las primeras franjas horarias, con un mensaje que indica las que no se han podido reservar.

Deje la opción activada para ofrecer flexibilidad en la duración. Desactívela si una reserva larga debe contar tanto como varias cortas.

La opción cuenta también para los créditos cuando la tarifa se fija por reserva (1 reserva en las Tarifas de reservas): activada, la reserva se factura una sola vez; desactivada, cada franja horaria cubierta se factura como una reserva. Para un coste proporcional a la duración, exprese mejor la tarifa en minutos: a 10 créditos por 60 minutos, una reserva de 1 h 30 min cuesta 15 créditos.

Conciliar la duración libre y las franjas horarias consecutivas

Si la suscripción prohíbe las franjas horarias consecutivas (Prohibir franjas horarias consecutivas, pestaña Reglas), una reserva que cubre varias franjas horarias del calendario se considera como una sucesión de franjas horarias consecutivas: lo que supera el límite no se reserva. Active Ignorar las restricciones de franjas horarias consecutivas para que la duración elegida quede al margen de esta regla. La prohibición sigue aplicándose entre dos reservas distintas.

Adaptar la configuración por calendario, día u horario

Cada configuración se aplica a los calendarios, los días y, con Definir un intervalo de tiempo, las horas que usted elija. Tiene sus propias duraciones y sus propias opciones. Haga clic en Agregar una configuración para crear otras, hasta 10: por ejemplo, de 1 h a 2 h en las pistas de pádel y de 30 minutos a 1 h en la máquina lanzabolas. Añadir un criterio limita además una configuración a un Período, entre dos fechas.

Con una franja horaria, las horas de inicio propuestas se mantienen dentro de la franja, y la reserva no puede terminar después de su fin. Si varias configuraciones afectan a la misma franja horaria, se aplica la primera de la lista. Fuera de toda configuración, el suscriptor reserva las franjas horarias habituales del calendario.

Gestionar los compañeros de juego

La pestaña Permisos reúne los ajustes relacionados con los jugadores presentes en la reserva:

• Reservar con socios: el suscriptor selecciona a otros usuarios, avisados por correo electrónico; ajuste el número mínimo y máximo de compañeros.
• Reservar sin compañero: útil para una pared de entrenamiento o un campo de prácticas.
• Búsqueda de compañero (reserva abierta): el suscriptor abre su reserva a los demás, que pueden añadirse a ella. La opción Cancelar automáticamente las reservas incompletas libera la franja horaria si nadie se apunta.
• Ofrecer tiempo adicional si hay varios socios: por ejemplo, 30 minutos más a partir de 3 compañeros, si la siguiente franja horaria está libre. Este tiempo regalado no se descuenta de la cuota.

El tiempo adicional es el ajuste que resuelve con elegancia el juego de dobles: en lugar de imponer franjas horarias de 1 h 30 min a todo el mundo, mantiene franjas horarias de una hora y alarga automáticamente las que se juegan entre cuatro, sin inmovilizar la pista si la siguiente franja horaria ya está ocupada.

Delimitar la cancelación

En la pestaña Permisos, la sección Cancelación de reservas autoriza o no al suscriptor a cancelar:

• Plazo máximo permitido para cancelar: por ejemplo, hasta 60 minutos antes del inicio de la franja horaria.
• Cancelación de invitaciones: desactive esta opción para prohibir la cancelación de una reserva con invitados.

Un plazo de cancelación demasiado corto se vuelve en contra de la organización: un jugador que ya no puede cancelar deja la pista vacía en lugar de liberarla. Un plazo generoso, combinado con una notificación de cancelación, pone de nuevo la franja horaria en circulación.

Prohibir franjas horarias y combinaciones

La pestaña Reglas reúne las prohibiciones:

• Prohibir la reserva de ciertas franjas horarias: por ejemplo, ninguna reserva entre semana de 16:00 a 19:30 en determinadas pistas.
• Prohibir franjas horarias consecutivas: impide encadenar varias franjas horarias, de forma global o en determinadas franjas.
• Reglas de prohibición con un criterio Suscripciones: hace incompatibles a dos poblaciones en una misma reserva.

La opción Permitir varias franjas horarias el mismo día a la misma hora (pestaña Permisos) permanece desactivada por defecto: un suscriptor no puede reservar dos pistas al mismo horario.

Estas prohibiciones se distinguen de los cierres de calendario: un cierre retira la franja horaria para todo el mundo, una prohibición solo la retira para los titulares de esa suscripción. Para reservar las pistas cubiertas a los competidores el sábado por la mañana, es la prohibición lo que hay que aplicar a las demás suscripciones, no un cierre.

Cobrar la reserva con créditos

En la pestaña Créditos, active Activar el sistema de créditos: el suscriptor debe disponer de créditos en su cuenta para reservar. Abone los créditos manualmente después de un pago en el club, o active el pago en línea.

1. Con Configuración avanzada y luego Agregar una regla de activación, limite el sistema de créditos a determinados calendarios, días o franjas horarias.
2. En Tarifas de reservas, haga clic en Agregar una regla tarifaria para fijar el coste según el calendario, el día y el horario.
3. En Pagos y facturación, active la compra de créditos en línea y defina las tarifas propuestas a los suscriptores. Las cantidades, las tarifas decrecientes y el pago en varios plazos son objeto de una página específica.

Permitir invitados

En la pestaña Invitaciones, active Permitir la reserva con invitados para acoger a personas ajenas a la organización:

• Ajuste el número mínimo y máximo de invitados por reserva; cada invitado consume créditos de invitación.
• Fije las tarifas y ofrezca talonarios, como para los créditos de reserva.
• Elija a quién se cobra y si deben indicarse los nombres de los invitados.

Pedir el nombre de los invitados cambia la naturaleza de la funcionalidad: sin los nombres, cuenta visitas; con los nombres, sabe quién ha venido, lo cual resulta imprescindible si su seguro o su federación lo exige.

Permitir etiquetas

En la pestaña Etiquetas, la opción Permitir la reserva con etiquetas permite a los suscriptores crear un número limitado de reservas con etiquetas predefinidas (campeonato, torneo…), con opciones para ignorar la cuota o la regla de las franjas horarias consecutivas.

Es la manera correcta de abrir las etiquetas a un capitán de equipo: crea sus partidos por equipos sin consumir su cuota personal, pero sigue limitado a las etiquetas que usted ha autorizado, a diferencia del derecho de perfil, que abre todas las etiquetas sin límite.