Facturas y transacciones

Consulte todos los documentos de venta de su organización — presupuestos, pedidos y facturas —, cobre los pagos, realice reembolsos y exporte sus ventas para la contabilidad. Vaya al menú Administración›Panel de control›Facturación›Facturas y transacciones.

Distinguir los tres tipos de documentos

Una venta no adopta la misma forma según el momento en el que se encuentre, y el tipo se elige al crear el documento.

• El Presupuesto es una propuesta con importes, enviada al usuario para su aprobación — un campus para un grupo escolar, un alquiler de pista para una empresa.
• El Ordenar es la venta en firme, a la espera de pago. Es el documento que soporta los pagos.
• La Factura es el documento numerado, emitido en cuanto se cobra un pago.

Un cuarto documento, la Orden de compra, resulta útil para las administraciones públicas y los comités de empresa que exigen un justificante antes de comprometer el gasto.

En qué se convierte un presupuesto aceptado

El presupuesto no es un callejón sin salida: enviado por correo electrónico, incluye un enlace que permite al usuario aceptarlo por sí mismo, sin cuenta ni conexión. Ese enlace sigue siendo válido durante 14 días.

Consultar el presupuesto — la página, el PDF — no equivale a aceptarlo. La aceptación se produce en el momento en que el usuario elige un método de pago, y es esa elección la que determina lo que ocurre después:

• con un pago aplazado (transferencia, cheque, en el club), el presupuesto se convierte en un Ordenar pendiente de pago; pasará a ser factura cuando usted realice el cobro;
• con un pago en línea, el cobro se produce a continuación: el documento se convierte directamente en una Factura, numerada.

Dicho de otro modo, un presupuesto se sigue exactamente igual que un pedido una vez aceptado — lo encontrará en la pestaña correspondiente a su nuevo tipo.

Localizar una venta

1. Vaya a Administración›Panel de control›Facturación›Facturas y transacciones.
2. Las pestañas superiores filtran por tipo (Presupuesto, Pedidos, Facturas) y por estado (Pendiente, Pagado, Cancelado, Reembolsado).
3. El panel Filtros afina después la búsqueda, y los criterios se acumulan.

Hay seis filtros disponibles, tres de los cuales se olvidan a menudo aunque responden a las preguntas más frecuentes:

• Por usuario: todo el historial de compras de un socio, cuando reclama un cargo.
• Por gerente: las ventas registradas por una persona del equipo — útil para revisar un día de atención al público.
• Por cuenta de facturación: imprescindible en cuanto su organización factura desde varias entidades.
• Por suscripción, Por categoría de producto y Por estado completan la ordenación.

El selector de Período delimita por último la visualización — y también determina las exportaciones, que reproducen exactamente lo que ve en pantalla.

Buscar por persona tanto como por número

El campo de búsqueda no se limita a las referencias de los documentos. Consulta simultáneamente:

• el número de pedido y el número de factura;
• la identidad del usuario: nombre, apellidos, identificador de conexión, dirección de correo electrónico y número de licencia;
• los datos introducidos en la propia venta — nombre, apellidos, razón social y correo electrónico de la dirección de facturación.

Este último punto es importante para las ventas en mostrador: el comprador no tiene cuenta, la lista lo muestra como cliente ocasional, y solo la búsqueda por la dirección de facturación permite localizar su venta. Basta con escribir «Dupont» o su correo electrónico.

Crear un pedido o un presupuesto

1. Haga clic en Nuevo.
2. Se abre una ventana Seleccionar un usuario: indique la persona a la que se destina la venta. Es la primera decisión, ya que determina la dirección de facturación y las suscripciones elegibles.
3. Elija a continuación el tipo de documento, Presupuesto o Ordenar.
4. Añada las líneas con Añadir un producto.
5. Compruebe la Dirección de facturación: si no interviene, se utiliza la dirección predeterminada del usuario.
6. Haga clic en Guardar.

Cada línea procede, a su elección, del catálogo o de una introducción libre. La introducción libre (bloque personalizado) sirve para las ventas excepcionales — un encordado, una participación en gastos — y la casilla Guardar en el catálogo evita que tenga que volver a escribirla la próxima vez si es previsible que se repita.

Un pedido se puede modificar mientras no se haya cobrado ningún pago. Tras el primer cobro, queda bloqueado: así se garantiza que un documento ya pagado no cambie a espaldas del cliente.

Aplicar un descuento

Coexisten dos mecanismos, y no sirven para lo mismo. Abra la sección Código promocional y descuento para acceder a la configuración.

• El Código promocional retoma una operación comercial ya definida: haga clic en Seleccionar un código promocional y el código aplica sus propias reglas de destinatarios y de límite máximo.
• El Descuento manual es un gesto puntual, decidido caso por caso: un porcentaje o un importe que usted introduce libremente, aplicado sobre el total con impuestos.

Cobrar un pago

1. Abra el pedido y haga clic en Pago.
2. Introduzca el importe: se propone el saldo completo, pero se admite un importe parcial.
3. Elija el método: CB en el lugar, Especies, Transferencia bancaria o Cheque.
4. Guarde.

Si hay un terminal de pago configurado en la cuenta de facturación, el cobro puede enviarse directamente al terminal de pago en lugar de introducirse manualmente.

Cada cobro aparece en la sección Transacciones del pedido, con su estado: Confirmado, Pendiente, Fallo o Rechazado. El botón Mostrar detalles abre la ficha de la transacción: método de pago, pasarela, fechas, notas y las referencias del proveedor cuando las hay.

Mientras un pago está Pendiente, se puede modificar — Modificar esta transacción para corregir un dato, Cancelar esta transacción para abandonarlo — y el pedido recalcula de inmediato su Resta por pagar. Un pago Confirmado, en cambio, ya no se modifica: ha generado un documento contable, puesto que la factura se emite desde el primer cobro. Por tanto, un error en un pago confirmado se corrige mediante un reembolso, total o parcial, que deja constancia de la operación.

Escalonar el pago

El botón Cronograma reparte el importe pendiente en varios plazos con fecha. En cada cobro siguiente, se le propone automáticamente el importe del próximo plazo.

Reembolsar una venta

1. Abra el pedido pagado y haga clic en Reembolsar.
2. Introduzca el importe: se propone el reembolso total, pero también es posible un reembolso parcial.
3. Si se han cobrado varios pagos, elija si imputa el reembolso al pedido completo o a un pago concreto.

Un pago en línea se devuelve directamente a través de la pasarela que lo cobró: no tiene que hacer ninguna transferencia.

En cuanto al estado, la distinción es importante para su contabilidad: un reembolso parcial deja el pedido en Pagado y muestra el Neto cobrado, mientras que un reembolso total lo pasa a Reembolsado. Por ejemplo, una inscripción de 200 € reembolsada en 50 € sigue siendo una venta pagada cuyo neto cobrado es de 150 €.

También determina el destino de los elementos entregados. Un reembolso total los retira — créditos devueltos, suscripción revocada. Un reembolso parcial los mantiene: el usuario conserva lo que ha recibido, solo disminuye el importe cobrado.

Reembolsar desde la pasarela en lugar de aquí

Para un pago en línea, puede igualmente iniciar el reembolso desde el back-office de la pasarela. Esta nos informa automáticamente, y el pedido se actualiza como si hubiera pasado por OpenResa: estado, abono, elementos entregados.

Ambos caminos llevan al mismo resultado. Elija el que le convenga — pero solo uno de los dos.

Cuando la pasarela no responde

Un reembolso iniciado desde OpenResa se desarrolla en dos etapas independientes, y la segunda puede fallar aunque la primera haya funcionado: el pedido pasa a reembolsado, pero el dinero sigue cobrado en la pasarela.

Un mensaje se lo indica entonces de forma explícita y le invita a completar la operación desde su back-office. Es el único caso en el que hay que intervenir por ambos lados.

Enviar y descargar los documentos

Un botón específico reúne todo lo relativo a los documentos de la venta. Lleva el nombre del documento abierto, lo que le indica al mismo tiempo en qué punto está la venta: Presupuesto, Orden de compra o Factura una vez cobrado un pago. En cuanto un reembolso ha generado un abono, pasa al plural — Documentos — puesto que la venta ya no se resume en un único documento.

Su menú lista los documentos por su referencia, la misma que figura en el PDF: primero la factura o el presupuesto, y después un abono por cada reembolso. Un clic descarga el documento, para archivarlo o enviarlo por otro canal.

En la parte inferior del menú, Enviar por correo electrónico envía el conjunto al usuario. El envío no se limita al documento principal: la factura se envía acompañada de todos los abonos de la venta, ya que el importe realmente adeudado solo se entiende comparándolos.

Reconstruir lo que ha ocurrido

La sección Historial del pedido conserva los eventos de la venta: creación, modificaciones, cobros, envíos. Es el primer sitio que hay que abrir cuando un socio afirma no haber recibido nunca su factura, o cuando un importe no coincide con lo que recuerda el equipo.

Gestionar un pedido pendiente

Un pedido pendiente puede ser pagado en cualquier momento por el usuario desde su espacio, o cobrado manualmente por usted.

Las prestaciones con validación manual — transferencia, cheque — se entregan en cuanto usted registra un pago. Mientras no lo haga, el socio no dispone de nada.

Para abandonar una venta, ábrala y utilice Cancelar el pedido. Seguirá pudiendo consultarse, y el ajuste Ocultar cancelaciones la descarta de las listas.

Exportar las ventas y la contabilidad

Haga clic en Descargar la exportación en la parte superior de la lista: la exportación reproduce los filtros y el periodo mostrados en pantalla. Los informes de ventas para la hoja de cálculo, los asientos contables y los formatos legales se detallan en la página dedicada.