Cuentas de facturación

La cuenta de facturación lleva la identidad que emite sus facturas (datos de contacto, numeración) y los métodos de pago propuestos a sus usuarios. Cree varias cuentas si su organización factura desde varias entidades.

Crear una cuenta de facturación

1. Diríjase a Administración›Configuración›Facturación›Cuentas de facturación.
2. Haga clic en Nuevo.
3. En la pestaña Facturación, escriba el nombre de la cuenta y, a continuación, los datos de facturación: razón social, dirección, país, teléfono y número de IVA. Esta información aparece en las facturas y durante el pago.
4. Indique el correo electrónico de facturación: recibe las notificaciones relacionadas con la cuenta (nuevos pedidos, pagos recibidos, alertas técnicas). Puede elegir las notificaciones deseadas y añadir hasta 4 direcciones destinatarias.
5. Haga clic en Guardar.

Elegir la cuenta predeterminada

Una sola cuenta por organización se marca como principal: se utiliza para los nuevos pedidos (carrito, caja registradora, registros) y para las suscripciones cuando no se selecciona explícitamente ninguna cuenta.

1. Abra la cuenta deseada.
2. Active la opción Cuenta predeterminada y haga clic en Guardar: la opción se retira automáticamente de la antigua cuenta principal.

Personalizar la numeración de las facturas

Cada cuenta numera sus facturas de forma continua, con el formato AAAA-NNNNNN. Un sufijo opcional permite distinguir los documentos emitidos por varias cuentas.

1. En la pestaña Facturación, localice la opción Sufijo de numeración de facturas.
2. Escriba hasta 8 letras o cifras: el siguiente número se muestra de inmediato en la vista previa.

Aceptar los pagos en línea

1. Abra la pestaña Pagos de la cuenta.
2. Active Pagos en línea y seleccione su pasarela de pago: Stripe, HelloAsso, SumUp, Verifone o PayPal.
3. Conecte su cuenta: según la pasarela, un botón de conexión le guía en unos pocos clics, o bien debe introducir las credenciales facilitadas por la pasarela.
4. Haga clic en Guardar y utilice Probar la conexión para comprobar que la pasarela responde correctamente.

En caso de duda sobre un pago, la opción Registro de eventos muestra las respuestas de pago recibidas de la pasarela y el motivo de los posibles fallos.

Cobrar en un terminal de pago

Envíe un cobro directamente a un terminal de pago desde el detalle de un pedido.

1. En la pestaña Pagos, active Terminal de pago.
2. Conecte su cuenta SumUp. Si SumUp ya es su pasarela de pago en línea, se reutiliza su conexión.
3. Guarde la cuenta y haga clic en Añadir un terminal para asociar su dispositivo.

Ofrecer el pago en el club, por transferencia o por cheque

Se pueden activar tres modos de pago diferido en la pestaña Pagos:

• Pagos en el lugar: se invita al usuario a pagar su pedido directamente en la recepción de la organización.
• Pagos por transferencia bancaria: sus datos bancarios (IBAN, BIC) se muestran al usuario, con el número de factura como referencia.
• Pagos con cheque: el cheque debe extenderse a nombre de la cuenta de facturación y enviarse a su dirección.

Autorizar el pago a plazos

En la pestaña Pagos, active Autorizar pagos parciales y ajuste el Intervalo entre vencimientos (día(s), semana(s), mes(es)). El número máximo de plazos se define después producto por producto.

Preparar las exportaciones contables

El plan contable de la cuenta —cuentas de ventas, de IVA, de tesorería y códigos de diarios— se configura en la pestaña Plan de cuentas. Determina los asientos generados por las exportaciones contables y condiciona la factura electrónica.

Encontrar los documentos de auditoría de la cuenta

La pestaña Contabilidad y auditoría reúne lo que una inspección fiscal puede solicitarle: el Certificado del software de caja para descargar y firmar, el Registro de eventos que registra conexiones, cambios de configuración y anomalías, los Cierres que sellan cada día, mes y año, y las Archivos mensuales verificables.

Estos documentos son propios de cada cuenta de facturación, y la pestaña solo aparece en una cuenta ya guardada.

Configurar las notificaciones por correo electrónico

Cada cuenta de facturación avisa por correo electrónico de los eventos que le conciernen. Diríjase a Administración›Configuración›Facturación›Cuentas de facturación, abra la cuenta deseada y localice el bloque Notificaciones por correo electrónico en la pestaña Facturación.

Este ajuste solo se aplica a esa cuenta: dos cuentas de la misma organización pueden, por tanto, avisar a personas distintas.

Elegir las notificaciones recibidas

Bajo Notificaciones a recibir, se marcan de forma independiente cuatro categorías:

• Creación de un pedido — se acaba de registrar un pedido, con su nota de pedido adjunta;
• Pago recibido — ha llegado un pago, en línea o introducido manualmente; el archivo adjunto es la nota de pedido si queda saldo pendiente, o la factura si el pedido está saldado;
• Reembolso — se ha efectuado un reembolso total o parcial, sea cual sea su origen;
• Pago fallido (alerta técnica) — un pago en línea no se ha completado.

Desmarque las que no le sirvan. La última es de otra naturaleza que las tres primeras: no relata una venta, sino que señala una incidencia, y suele ser la única que merece conservarse cuando se aligera el resto.

Designar los destinatarios

El campo Direcciones de destinatarios (una por línea, máximo 4) acepta hasta cuatro direcciones. Cada notificación se envía en un solo correo electrónico dirigido a todas ellas.

Si se deja vacío, se recurre al correo electrónico de facturación de la cuenta. Es el comportamiento recomendado si una sola persona hace el seguimiento de las ventas: basta con indicar la dirección de la cuenta, no hay nada que copiar aquí.

Desactivarlo todo

El interruptor del bloque corta el conjunto de las notificaciones de esta cuenta. Ya no se envía ningún correo electrónico, sea cual sea la categoría.

Duplicar o eliminar una cuenta

Abra la cuenta: los botones de duplicación y de eliminación se encuentran en la parte superior del panel.