Bokföring och elektronisk faktura

Ställ in organisationens kontoplan, exportera era bokföringsposter till er revisors program och aktivera elektronisk faktura i formatet Factur-X.

Konfigurera er kontoplan

Kontoplanen avgör vilka konton och vilka journaler er försäljning bokförs på i exporterna. Den ställs in per faktureringskonto: två enheter som fakturerar separat har var sin kontoplan.

1. Gå till Administration›Inställningar›Fakturering›Faktureringskonton och öppna det aktuella kontot.
2. Öppna fliken Kontoplan.
3. Justera kontonumren och benämningarna och klicka sedan på Spara.

Skärmen är uppdelad i tre block:

• Försäljning, moms och kunder: konton för tjänsteintäkter, utgående moms, kunder och lämnade rabatter.
• Kassaflöde: konton för bank, kassa och checkar för inlösen, som används av inbetalningsposterna.
• Loggar: koderna för försäljnings-, bank- och kassajournalerna.

Fördela er försäljning per kategori eller per skattesats

Som standard bokförs all er försäljning på ett enda intäktskonto. Två valfria fördelningar gör det möjligt att gå längre, i samma flik.

• Försäljningsfördelning per kategori: ett separat konto per produktkategori — abonnemang, krediter, utrustning, lektioner … Klicka på Lägg till en kategori, välj kategori och ange dess konto.
• Momsuppdelning efter skattesats: ett separat konto för utgående moms per skattesats. Klicka på Lägg till en avgift, ange skattesatsen och dess konto.

Det är användbart när er bokföring behöver skilja verksamheterna åt — till exempel skilja intäkter från undervisning från banuthyrning. Utan fördelning hamnar allt på de allmänna konton som definierats ovan.

Exportera er försäljning och era bokföringsposter

1. Gå till Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturor & transaktioner.
2. Filtrera listan på önskad period och önskade kriterier: exporten återger exakt de filter som visas på skärmen.
3. Klicka på Ladda ner exporten och välj ett format.

Följa den kommersiella verksamheten

• Excel (.xlsx): en rad per order, med datum, användare, belopp exklusive moms, moms och totalbelopp, status och betalningsmetod. Det är formatet att föredra för att analysera er försäljning i ett kalkylprogram.
• CSV (.csv): samma rapport, i ett format som kan läsas av vilket kalkylprogram som helst.
• Ladda ner PDF-fakturor: ett arkiv som innehåller PDF-filen för varje faktura i det aktuella filtret. Endast utfärdade fakturor ingår.

Skicka till er revisor

• Bokföringsposter (.csv): bokföringsposterna i debet/kredit per faktura, i ett läsbart format avsett för manuell import.
• FEC (Frankrike): den franska lagstadgade filen med bokföringsposter (Fichier des Écritures Comptables), som kan importeras av Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane eller QuickBooks. En balanserad bokföringspost per faktura.
• FAIA (Luxemburg) och DATEV (Tyskland): de lagstadgade formaten i dessa två länder, som erbjuds organisationer som är etablerade där.

Alternativet Inkludera reglerna (kassa) lägger till inbetalningsposterna (bank, kassa, check) till försäljningsposterna. Avmarkera det för att endast exportera försäljningsjournalen.

Utfärda fakturor i formatet Factur-X

Elektronisk fakturering blir obligatorisk i Frankrike. Factur-X är det format som valts: en helt vanlig PDF-faktura, i vilken en datafil har lagts in som bokföringsprogram kan läsa automatiskt.

För den som tar emot fakturan förändras ingenting: personen öppnar en PDF, identisk med den tidigare. Det är bokföringsprogrammet som dessutom hittar beloppen och identifieringsuppgifterna där, utan att de behöver skrivas in på nytt.

Kontrollera om er organisation berörs

Det är den första frågan att avgöra, och svaret är långt ifrån detsamma för alla organisationer.

• Idrottsföreningar som är undantagna från moms enligt artikel 261-7-1° i den franska skattelagstiftningen berörs varken av elektronisk fakturering eller av e-rapportering. Många organisationer befinner sig i den situationen.
• Momspliktiga organisationer måste utfärda sina fakturor mellan företag i elektroniskt format. För mikroföretag samt små och medelstora företag, det vill säga nästan alla organisationer, är tidsfristen för utfärdande satt till den 1 september 2027.
• Fakturor till privatpersoner (era medlemmar) faller utanför den elektroniska faktureringens tillämpningsområde, oavsett vilket skatteregelverk ni omfattas av.

Aktivera formatet

1. Gå till Administration›Inställningar›Fakturering›Faktureringskonton och ändra det aktuella kontot.
2. I fliken Fakturering letar ni upp alternativet Elektronisk faktura som finns i avsnittet Faktureringsuppgifter
3. Välj format:
   • Factur-X (Frankrike) för en fransk organisation: det lägger till de franska lagstadgade uppgifter som krävs på fakturor mellan företag;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) för den europeiska standarden utan de franska särdragen;
   • Inaktiverad för att skapa vanliga PDF-fakturor.

Inställningen är specifik för varje faktureringskonto: en organisation som fakturerar från flera konton aktiverar dem oberoende av varandra.

Fylla i de obligatoriska uppgifterna

En elektronisk faktura måste identifiera sin utfärdare på ett säkert sätt. Dessa uppgifter anges i samma flik, avsnittet Faktureringsuppgifter.

1. Er organisations SIRET: det är det oumbärliga fältet. Utan det kan fakturan inte vara giltig, och ett varningsmeddelande visas under alternativet.
2. Momsnummer, om er organisation är momspliktig. Om det är tomt fungerar SIRET-numret som skatteidentifikation.
3. Den fullständiga adressen: firmanamn, gata, postnummer, ort och land. En ofullständig adress ger en faktura som avvisas av er kunds plattform.
4. Faktureringsadressen för e-post, som används som kontaktpunkt när ingen annan identifierare finns tillgänglig.

Hämta in SIREN-numret från era företagskunder

En faktura mellan företag måste även identifiera köparen. Kundens SIREN-nummer anges i kundens faktureringsadress, blocket Företagets adress, tillsammans med Företagsnamn och SIREN. Samma inmatning erbjuds vid en diskförsäljning.

Inget av detta krävs för en faktura till en privatperson: namn, adress och land räcker.