Računovodstvo i elektronska faktura

Podesite kontni plan svoje organizacije, izvezite svoja knjiženja u softver svog računovođe i aktivirajte elektronsku fakturu u formatu Factur-X.

Podešavanje kontnog plana

Kontni plan određuje na koje račune i u koje dnevnike će vaša prodaja biti knjižena u izvozima. Podešava se po nalogu za fakturisanje: dva subjekta koja fakturišu odvojeno imaju svaki svoj.

1. Idite u Administracija›Podešavanja›Fakturisanje›Nalozi za naplatu i otvorite željeni nalog.
2. Otvorite karticu Kontni plan.
3. Podesite brojeve računa i nazive, zatim kliknite na Sačuvaj.

Ekran je podeljen na tri bloka:

• Prodaja, PDV i klijenti : računi prihoda od usluga, obračunatog PDV-a, kupaca i odobrenih popusta.
• Blagajna : računi banke, blagajne i čekova na naplati, koje koriste knjiženja naplate.
• Dnevnici : šifre dnevnika prodaje, banke i blagajne.

Raspoređivanje prodaje po kategoriji ili po stopi

Podrazumevano se sva vaša prodaja knjiži na jedan jedini račun prihoda. Dva opciona raspoređivanja omogućavaju da odete korak dalje, u istoj kartici.

• Prodaja po kategorijama : poseban račun po kategoriji proizvoda — pretplate, krediti, oprema, časovi… Kliknite na Dodaj kategoriju, izaberite kategoriju i unesite njen račun.
• Raspodela PDV-a po stopama : poseban račun obračunatog PDV-a po stopi. Kliknite na Dodaj stopu, unesite stopu i njen račun.

Ovo je korisno kada vaše knjigovodstvo mora da razlikuje aktivnosti međusobno — na primer da odvoji prihode od obuke od iznajmljivanja terena. Ako raspoređivanje nije podešeno, sve dolazi na opšte račune definisane iznad.

Izvoz prodaje i knjiženja

1. Idite u Administracija›Kontrolna tabla›Fakturisanje›Fakture i transakcije.
2. Filtrirajte listu po željenom periodu i kriterijumima: izvoz preuzima tačno one filtere koji su prikazani na ekranu.
3. Kliknite na Preuzmi izvoz i izaberite format.

Praćenje komercijalne aktivnosti

• Excel (.xlsx) : jedan red po porudžbini, sa datumom, korisnikom, iznosima bez PDV-a, PDV-om i sa PDV-om, statusom i načinom plaćanja. To je format koji treba koristiti za analizu prodaje u tabelarnom programu.
• CSV (.csv) : isti izveštaj, u formatu koji čita bilo koji tabelarni program.
• Preuzmi PDF fakture : arhiva sa PDF datotekom svake fakture iz trenutnog filtera. U njoj se nalaze samo izdate fakture.

Slanje računovođi

• Knjigovodstvene stavke (.csv) : knjiženja po dugovanju/potraživanju za svaku fakturu, u čitljivom formatu namenjenom ručnom uvozu.
• FEC (Francuska) : Datoteka računovodstvenih knjiženja (Fichier des Écritures Comptables), francuski zakonski format, koji mogu da uvezu Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ili QuickBooks. Jedno uravnoteženo knjiženje po fakturi.
• FAIA (Luksemburg) i DATEV (Nemačka) : zakonski formati ove dve zemlje, ponuđeni organizacijama koje su tamo registrovane.

Opcija Uključiti propise (blagajna) dodaje knjiženja naplate (banka, blagajna, ček) uz knjiženja prodaje. Poništite njen izbor da biste izvezli samo dnevnik prodaje.

Izdavanje faktura u formatu Factur-X

Elektronsko fakturisanje postaje obavezno u Francuskoj. Factur-X je izabrani format: sasvim običan PDF faktura, u koji je ubačena datoteka sa podacima koju računovodstveni softveri umeju automatski da pročitaju.

Za osobu koja prima fakturu ništa se ne menja: ona otvara PDF, isti kao i ranije. Njen računovodstveni softver u njemu pored toga pronalazi iznose i identifikatore, bez potrebe da ih ona ponovo unosi.

Provera da li se to odnosi na vašu organizaciju

To je prvo pitanje koje treba razrešiti, a odgovor je daleko od toga da bude isti za sve organizacije.

• Sportska udruženja oslobođena PDV-a na osnovu člana 261-7-1° francuskog opšteg poreskog zakonika nisu obuhvaćena ni elektronskim fakturisanjem ni e-izveštavanjem. Mnoge organizacije su u toj situaciji.
• Organizacije koje su u sistemu PDV-a moraće da izdaju fakture pravnim licima u elektronskom formatu. Za mikro preduzeća i mala i srednja preduzeća, odnosno za gotovo sve organizacije, rok za izdavanje je 1. septembar 2027.
• Fakture fizičkim licima (vašim članovima) nisu obuhvaćene elektronskim fakturisanjem, bez obzira na vaš poreski režim.

Aktiviranje formata

1. Idite u Administracija›Podešavanja›Fakturisanje›Nalozi za naplatu i izmenite željeni nalog.
2. U kartici Fakturisanje pronađite opciju Elektronski račun koja se nalazi u odeljku Podaci za fakturisanje
3. Izaberite format:
   • Factur-X (Francuska) za francusku organizaciju: dodaje francuske zakonske napomene koje se očekuju na fakturama između pravnih lica;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) za evropski standard bez francuskih specifičnosti;
   • Deaktivirano za izradu klasičnih PDF faktura.

Podešavanje važi za svaki nalog za fakturisanje posebno: organizacija koja fakturiše sa više naloga aktivira ih nezavisno.

Unos obaveznih podataka

Elektronska faktura mora sa sigurnošću da identifikuje svog izdavaoca. Ovi podaci se unose u istoj kartici, u odeljku Podaci za fakturisanje.

1. SIRET vaše organizacije: to je neophodno polje. Bez njega faktura ne može biti usklađena, a ispod opcije se prikazuje poruka upozorenja.
2. Poreski broj, ako je vaša organizacija u sistemu PDV-a. Ako je prazno, SIRET služi kao poreski identifikator.
3. Puna adresa: naziv firme, ulica, poštanski broj, grad i država. Nepotpuna adresa daje fakturu koju platforma vašeg klijenta odbija.
4. E-mail za fakturisanje, koji se koristi kao kontakt tačka kada nijedan drugi identifikator nije dostupan.

Prikupljanje SIREN broja vaših poslovnih klijenata

Faktura između pravnih lica mora da identifikuje i kupca. SIREN klijenta se unosi u njegovoj adresi za fakturisanje, u bloku Adresa kompanije, zajedno sa Poslovno ime i SIREN. Isti unos je ponuđen i prilikom prodaje na šalteru.

Ništa od toga se ne traži za fakturu fizičkom licu: dovoljni su ime, adresa i država.