Importare ed esportare gli utenti
Create o aggiornate il vostro archivio in pochi minuti: inserimento rapido, importazione di file Excel/CSV con corrispondenza delle colonne, esportazione personalizzabile e sincronizzazione ADOC per le organizzazioni francesi.
Aggiungere alcuni utenti al volo
- Andate in Amministrazione›Utenti›Import / export›Creazione rapida.
- Compilate una riga per utente: cognome, nome, e-mail, telefono. Cliccate su Aggiungere una riga se necessario.
- Attivate Invia gli identificativi via e-mail per inviare automaticamente nome utente e password.
- Cliccate su Salva.
Le credenziali sono generate in base alle vostre impostazioni predefinite delle password. Il profilo e l'abbonamento assegnati sono quelli definiti come predefiniti nelle impostazioni avanzate: verificateli prima del primo inserimento, poiché si applicheranno a tutti gli account creati in seguito.
Importare un file Excel o CSV
L'importazione si svolge in cinque passaggi, con la possibilità di tornare indietro a ogni schermata:
- Caricate il vostro file (.xls, .xlsx o .csv) in Amministrazione›Utenti›Import / export›Importa un file.
- Analisi del tuo file: verificate che gli accenti e le date siano interpretati correttamente. È il momento di correggere un file con codifica errata, prima che gli errori si propaghino.
- Configurazione delle colonne: associate ogni colonna a un campo (abbonamento, gruppi, licenza, crediti, campi personalizzati...). Il rilevamento è automatico a partire dalla prima riga; deselezionate le colonne che non desiderate. Solo il cognome e il nome sono obbligatori.
- Anteprima: gli avvisi non impediscono l'importazione, le celle interessate assumono il valore predefinito.
- Avviate l'importazione, poi consultate il rapporto riga per riga: Aggiunto, Aggiornato oppure Errore, con la dicitura Identificativi inviati se pertinente. Scarica il rapporto ne conserva una copia.
Capire come l'importazione evita i duplicati
Ogni riga viene confrontata con il vostro archivio in questo ordine: tramite l'identificativo di accesso se il file contiene questa colonna, altrimenti tramite cognome e nome. Una corrispondenza trovata attiva un aggiornamento; in caso contrario, viene creato un account.
Un'importazione non può modificare una scheda che il vostro profilo non vi autorizza a gestire: queste righe compaiono come errore nel rapporto, senza essere applicate.
Esportare il vostro archivio
- Andate in Amministrazione›Utenti›Import / export›Esporta un file.
- Selezionate e organizzate le colonne da esportare.
- Se necessario, limitate la popolazione esportata con Filtri: abbonamento, profilo, gruppo, stato.
- Cliccate su Anteprima, poi su Esporta (.xls) per scaricare il file.
Con Crea un modello, salvate la vostra configurazione di colonne per ritrovarla con un clic durante una prossima esportazione.
Sincronizzare con ADOC (FFT)
Le organizzazioni francesi affiliate alla FFT possono sincronizzare i propri tesserati da Amministrazione›Utenti›Import / export›Sincronizzazione ADOC (FFT), in due modi:
- Connessione diretta: inserite il numero di affiliazione e le vostre credenziali ADOC, poi cliccate su Accedi.
- Caricamento di file: caricate il file export.xls scaricato da ADOC.
Associate poi le formule ADOC ai vostri abbonamenti, selezionate i tesserati e cliccate su Sincronizza. Il pulsante Scarica il rapporto descrive in dettaglio le aggiunte e gli aggiornamenti effettuati.
La corrispondenza tra le formule ADOC e gli abbonamenti è il punto da curare: è essa a determinare i diritti di prenotazione dei tesserati importati. Create i vostri abbonamenti prima della prima sincronizzazione.
Automatizzare gli scambi di dati
L'importazione e l'esportazione coprono le esigenze occasionali, manuali. Se la vostra organizzazione deve sincronizzare il proprio archivio in modo continuo con un altro software, l'API espone gli stessi dati in modo programmatico — e permette inoltre di creare e modificare account.
