Gestire una stagione
Cambio di stagione dalla A alla Z: preparare i nuovi abbonamenti, riassegnare gli utenti in blocco, azzerare i contatori dei crediti e fare ordine tra gli account.
Sommario
Preparare gli abbonamenti della nuova stagione
- Andate in Amministrazione›Utenti›Diritti di accesso›Abbonamenti.
- Aprite ogni abbonamento della stagione appena conclusa, poi cliccate su Duplica.
- Sulla copia, modificate il nome (per esempio l'annata), le date di inizio e di fine e, se necessario, la tariffa.
Conservate i vecchi abbonamenti invece di modificarne le date: lo storico e le statistiche della stagione conclusa restano intatti e potete spostare gli utenti sulle copie con i vostri tempi.
Se i vostri abbonamenti sono venduti online con cicli fissi, il passaggio è ancora più semplice: aggiungete il ciclo della stagione successiva sul prodotto esistente e il ciclo concluso smette automaticamente di essere proposto.
Creare e gestire gli abbonamenti
Gli abbonamenti definiscono i diritti di prenotazione dei vostri utenti: periodo di accesso, tariffa, quote e regole. Create un abbonamento per ogni formula proposta dal vostro club, poi assegnatelo nelle schede.
Vendere gli abbonamenti online
Lasciate che i vostri utenti sottoscrivano e rinnovino autonomamente il proprio abbonamento, con pagamento immediato e attribuzione automatica dei diritti. Esistono due modalità di vendita: a durata, oppure per stagione.
Riassegnare il nuovo abbonamento in blocco
- Andate in Amministrazione›Utenti›Gestione degli utenti.
- Cliccate su Filtri e filtrate per vecchio abbonamento, così da individuare gli utenti interessati.
- Cliccate su Seleziona tutto, poi aprite il menu Azioni e scegliete Edizione rapida.
- Selezionate il nuovo abbonamento nell'elenco Abbonamento e, se necessario, spuntate Modificare le date dell'abbonamento.
- Salvate: tutti gli utenti selezionati vengono spostati con una sola operazione.
Potete anche riassegnare gli abbonamenti tramite l'importazione di un file (Amministrazione›Utenti›Import / export›Importa un file), utile se preparate la stagione in un foglio di calcolo.
Azioni di gruppo
Modificate più utenti in un'unica operazione: messaggio, modifica rapida, crediti, tessere, sospensione, cestino. Un filtro impostato correttamente trasforma una serata di inserimento dati in un clic.
Importare ed esportare gli utenti
Create o aggiornate il vostro archivio in pochi minuti: inserimento rapido, importazione di file Excel/CSV con corrispondenza delle colonne, esportazione personalizzabile e sincronizzazione ADOC per le organizzazioni francesi.
Azzerare i contatori dei crediti
- In Amministrazione›Utenti›Gestione degli utenti, selezionate gli utenti interessati (oppure Seleziona tutto dopo aver applicato i filtri).
- Aprite il menu Azioni e scegliete Crediti.
- Sia per i Crediti di prenotazione sia per i Crediti d'invito, scegliete Aggiornamento dei contatori e indicate il valore desiderato, per esempio 0.
- Salvate: tutti i contatori selezionati vengono allineati sullo stesso valore.
L'allineamento sostituisce il saldo di ogni utente selezionato con il valore indicato, qualunque sia il suo saldo iniziale. Per aggiungere o togliere crediti mantenendo le differenze tra gli utenti, usate invece l'opzione Aggiungere / rimuovere crediti.
Fare ordine tra gli account
- Filtrate gli utenti che non rinnovano l'iscrizione.
- Dal menu Azioni, scegliete Sospendere per bloccare temporaneamente l'accesso, oppure Elimina per spostare gli account nel cestino.
- Aprite il Cestino dalla pagina degli utenti per ripristinare un account spostato per errore, oppure per usare Ripristina tutto e Svuota il cestino.
A inizio stagione, sospendere è spesso preferibile a eliminare: l'account, le sue prenotazioni passate e i suoi contatori restano intatti, e basta una riattivazione se l'iscritto torna a ottobre.
Gli account restano ripristinabili per 6 mesi dopo lo spostamento nel cestino, poi vengono eliminati definitivamente. Durante questo periodo non vengono conteggiati nel limite di utenti della vostra formula OpenResa.
Coprire due attività con un solo abbonamento
Ogni utente può avere un solo abbonamento alla volta. Se la vostra organizzazione propone per esempio tennis e padel, create un abbonamento combinato invece di due abbonamenti distinti:
- Create un unico abbonamento (per esempio « Tennis + Padel »).
- Nella scheda Quota, aprite la Configurazione avanzata poi usate Aggiungere un quota per definire una quota specifica per ogni gruppo di calendari.
- Per differenziare le tariffe, attivate il sistema di crediti sui calendari interessati (Attiva il sistema di crediti) e definite delle regole in Tariffe delle prenotazioni.
- Se alcuni abbonamenti non devono incrociarsi sulle stesse fasce orarie, usate la scheda Regole e l'opzione Vietare la prenotazione con altri abbonamenti.
