Создание абонементов и управление ими
Абонементы определяют права ваших пользователей на бронирование: период доступа, стоимость, квоты и правила. Создайте по одному абонементу на каждый тарифный план, предлагаемый вашей организацией, затем назначьте его в карточках.
Создание абонемента
- Перейдите в Администрирование›Пользователи›Права доступа›Подписки и нажмите Новый.
- На вкладке Общие укажите Имя и цвет и, при желании, описание.
- В разделе Даты открытия прав задайте период, в течение которого владельцы абонемента могут входить в систему. Оставьте настройку отключённой, чтобы предоставить доступ без ограничения по датам.
- Нажмите Сохранить.
Настройки разделены на вкладки: Общие, Квота, Разрешения, Правила, Кредиты, Приглашения, Метки и Регистрации. Вкладки, посвящённые правилам бронирования, подробно описаны на отдельной странице.
Контроль оплаты взносов
На вкладке Общие укажите Стоимость абонемента: в каждой карточке появится поле Оплаченный абонемент с датой и суммой платежа. Модуль Отслеживание подписок (Администрирование›Пользователи›Права доступа›Отслеживание подписок) показывает список всех владельцев абонементов со статусом оплаты, с фильтрами По подписке и По статусу и возможностью экспорта в формате Excel.
При необходимости включите Блокировать бронирования, если пользователь не оплатил свою подписку: в карточке пользователя появится предупреждение, а бронирование будет ему недоступно до тех пор, пока платёж не будет зарегистрирован.
Чтобы не следить за этим экраном постоянно, включите отчёты о деятельности: каждый месяц вы будете получать поимённый список абонементов, срок которых истекает в ближайшие 30 дней.
Продажа абонемента онлайн
Включите Платежи и выставление счетов на вкладке Общие, чтобы сделать абонемент платным онлайн: пользователи смогут приобрести или продлить его согласно настроенным тарифным планам, с автоматическим выставлением счёта. Оплата производится теми способами приёма платежей, которые доступны в связанном биллинговом аккаунте.
Когда этот раздел активен, даты приобретают иной смысл: они становятся Даты доступа по умолчанию и применяются до тех пор, пока у владельца абонемента нет действующего тарифного плана. Как только он приобретает тарифный план, в силу вступают даты этого плана.
Автоматические напоминания перед окончанием срока
Пользователь, допустивший истечение срока абонемента, теряет свои права, не заметив этого, а вы узнаёте об этом, когда он больше не может забронировать. Перед окончанием срока автоматически отправляются три письма: за 30 дней, за 7 дней и накануне.
Настройка выполняется для каждого абонемента отдельно. Перейдите в Администрирование›Пользователи›Права доступа›Подписки, откройте нужный абонемент, вкладку Общие, раздел Автоматические напоминания перед истечением срока. Он включён по умолчанию: чтобы им воспользоваться, ничего делать не нужно.
Добавление персонального сообщения
Под переключателем находится редактор, позволяющий добавить несколько строк, которые войдут в письмо: дата общего собрания, стоимость на следующий сезон, часы приёма для записи, адрес формы для заполнения, вложение...
Что получает пользователь
В письме указываются соответствующий абонемент, дата окончания его срока и количество оставшихся дней, а затем ваше сообщение, если вы его написали.
Кнопка продления появляется только в том случае, если пользователь действительно может продлить абонемент из своей учётной записи, то есть если ему доступен абонемент, приобретаемый онлайн. В противном случае письмо просто информирует, не предлагая невозможного действия: указать порядок действий в персональном сообщении должны вы.
Кто не получает напоминаний
- Пользователи без даты окончания срока. Напоминание сообщает об окончании: если дата окончания не указана, с точки зрения программы абонемент никогда не истекает, и письмо не отправляется. Это самая частая причина, когда ничего не приходит, — прежде чем искать дальше, проверьте карточку пользователя.
- Пользователи, у абонемента которых напоминания отключены.
- Пользователи, доступ которых приостановлен.
- Те, кто отключил уведомления Платежи и выставление счетов в своей учётной записи: их выбор имеет приоритет над вашим.
Требование подтверждающих документов для бронирования
На вкладке Общие раздел Обязательная информация для бронирования обязывает владельцев абонемента заполнить определённые сведения, прежде чем они смогут бронировать: адрес электронной почты, почтовый адрес, телефон, фотография профиля, дата рождения, рейтинг, номер лицензии, подтверждение места жительства или медицинская справка.
Пользователю предлагается предоставить их при первом входе, а затем в момент нажатия на свободный временной слот. Опция Применить это ограничение, когда подписчик является партнером в бронировании расширяет это правило: пользователь с незаполненными данными не может быть добавлен и в качестве партнёра другим человеком.
Копирование абонемента для нового сезона
- Откройте абонемент завершившегося сезона.
- Нажмите Дублировать: все настройки будут скопированы.
- Переименуйте копию и измените её даты.
Массовое переназначение абонемента
- Перейдите в Администрирование›Пользователи›Управление пользователями и выберите нужных пользователей или нажмите Выбрать все после применения фильтра.
- Откройте Действия, затем Быстрое редактирование.
- Выберите новый абонемент и, при необходимости, его даты, затем нажмите Сохранить.
Быстрое редактирование позволяет одним и тем же действием перевести всех в статус «не оплачено»: это и есть подготовка к новому сезону в одну операцию.
Импорт файла также позволяет обновить абонемент по всей базе за одну операцию.
