Бронирование с участием: открыть слот для записи

Забронируйте слот от имени организации — сбор, турнир, урок, групповое занятие — и позвольте вашим пользователям записываться самостоятельно, с онлайн-оплатой или без неё. Вы задаёте количество мест, условия доступа и сроки, а затем следите за списком участников.

Кто составляет список участников

В любое бронирование с меткой можно добавить участников. От слота к слоту меняется лишь одно: кто составляет список — вы или сами пользователи.

Список составляете вы

Забронируйте слот с меткой и укажите участников, не включая Совместное бронирование. Пользователи не смогут записаться сами: список принадлежит вам.

При этом он не заморожен. Откройте бронирование из календаря в любой момент, чтобы добавить или убрать людей на вкладке Метки, где уже записанные участники отмечены заранее.

Так работает тренировка, на которую вы сами собираете группу, команда, заявленная на встречу, или занятие, состав которого определён заранее.

Пользователи записываются сами

Включите Совместное бронирование — и слот открывается: в календаре появляется счётчик мест, и каждый сам занимает своё из личного кабинета.

Так работает каникулярный сбор, внутренний турнир или мероприятие, открытое для всех желающих.

Когда параметр включён, управление списком переходит из формы бронирования в карточку слота, где вам доступны Добавить участников и Удалить.

Переход между режимами

Эти два режима не исключают друг друга, и выбор никогда не окончателен. Вы можете сначала составить список, а позже включить Совместное бронирование, чтобы открыть оставшиеся места: уже указанные люди останутся записанными.

Обратный порядок тоже работает — см. раздел о закрытии записи в конце страницы.

Открыть слот для участия

1. В календаре нажмите на слот, который хотите забронировать.
2. Откройте вкладку Метки в форме бронирования.
3. Выберите метку — сбор, турнир, урок, тренировку — и при желании добавьте комментарий.
4. Включите Совместное бронирование, затем нажмите Настроить, чтобы открыть настройки.
5. При необходимости выберите людей, которых нужно записать сразу, и подтвердите.

Используйте Повторение, чтобы одним действием охватить все занятия сбора или еженедельного курса: затем вы решите, распространяется ли одна запись на одно занятие или на всю серию.

В календаре слот покажет количество участников относительно числа мест и приглашение записаться, пока места остаются. Нажатие открывает карточку слота, где находятся список и кнопка участия.

Чтобы вернуться к настройкам позже, откройте слот и нажмите Настроить в блоке Участники.

Настроить количество мест и охват записи

Блок настроек Участники содержит два числа.

Максимум задаёт количество мест. Когда оно достигнуто, слот показывает Заполнено, а кнопка участия исчезает.

Минимум не блокирует запись: это число служит лишь кворумом для автоматической отмены, описанной ниже. Минимальное значение — 1. Чтобы занятие состоялось при любом числе записавшихся, не трогайте это поле и просто оставьте Автоматически отменить отключённой.

Область действия участия — самая важная настройка, и определиться с ней стоит в первую очередь:

• Эта бронь — запись идёт на одно занятие. Это подходит для еженедельной тренировки, куда приходят по возможности, или для разового мероприятия.
• Все повторения — запись идёт на весь цикл. Одна запись помещает человека на все занятия серии, а один отказ убирает его отовсюду. Это подходит для пятидневного сбора или для цикла последовательных занятий. Серия остаётся открытой, пока в ней есть хотя бы одно предстоящее занятие: поэтому можно присоединиться к уже начавшемуся сбору.

При Все повторения в карточке слота перечислены даты серии: каждый точно знает, на что соглашается. При Эта бронь отображается только открытое занятие.

Кто может записаться

Без дополнительных настроек слот открыт для всех пользователей вашей организации.

Включите Критерии соответствия, чтобы ограничить доступ, затем выберите условия. Они повторяют фильтры вашего списка пользователей и делятся на пять групп: профили, абонементы, возрастные категории, группы и рейтинги, к которым добавляется пол.

Пользователь, который не подходит под условия, всё равно видит кнопку, но при нажатии получает сообщение о том, что его профиль не соответствует условиям этого слота. То же касается других отказов: слот заполнен, запись ещё не открыта, товар недоступен. У каждого случая своё сообщение — никто не остаётся перед безмолвной кнопкой.

Несколько типичных примеров: закрепить сбор за одной возрастной категорией, открыть групповое занятие только для обладателей определённого абонемента, ограничить внутренний турнир одной командной группой.

Отключение параметра стирает выбранные условия: слот снова становится открытым для всех.

Сделать участие платным

Включите Платежи и выставление счетов в настройках слота, затем выберите товар для оплаты. В списке предлагаются активные товары вашего каталога типа «сбор», «урок» и «турнир».

Участник платит онлайн в момент записи. Место закрепляется за ним только после получения оплаты: пока заказ остаётся в ожидании, слот показывает «Завершить оплату», а место остаётся доступным для другого.

Две настройки уточняют цену, не затрагивая ваш каталог:

• «Указать свою сумму» задаёт Цена за единицу только для этого слота. Без неё каждый платит цену, вытекающую из тарифных правил выбранного товара.
• Введённое здесь описание отображается под кнопкой участия и предназначено для участника.

Этот параметр появляется, только если ваша организация использует онлайн-выставление счетов. В режиме киоска платный слот показывает сообщение с предложением оплатить из личного кабинета: онлайн-оплата на киоске недоступна.

Следить за участниками и управлять списком

Блок Участники в карточке слота перечисляет записавшихся и показывает оставшиеся места. Вы всегда видите полный список, даже если скрыли его от пользователей.

Добавить участников позволяет записать сразу нескольких человек, Удалить — убрать кого-то. Оба действия применяются ко всему охвату, заданному выше.

В платном слоте при добавлении человека вы выбираете, как поступить с суммой:

1. Сделать участие бесплатным — человек записан, заказ не создаётся. Это выбор по умолчанию: приглашение или жест доброй воли.
2. Принять оплату сразу — создаётся заказ, и следом открывается касса, чтобы принять оплату на месте. При нескольких участниках оплаты идут одна за другой. Этот вариант предлагается, только если ваш профиль даёт доступ к Администрирование›Панель управления›Выставление счетов›Счета и транзакции.
3. Принять оплату позже — создаётся заказ, и бланк заказа уходит по электронной почте. Человек оплатит позже.

Тот же выбор предлагается, когда вы записываете людей при создании слота: он появляется на вкладке Метки, как только вы отметите первого участника.

По каждому участнику список показывает состояние оплаты: Бесплатно, если участие было предоставлено бесплатно, иначе — связанный заказ, который можно Инкассировать или по которому можно повторно отправить счёт по электронной почте.

Гости в слотах такого типа не принимаются: каждое место соответствует конкретному пользователю.

Временные рамки записи

Три срока, все необязательные и все отсчитываемые от начала слота.

Срок открытия откладывает открытие записи. При значении 48 часов слот на понедельник 10:00 откроет места в предшествующую субботу в 10:00. Именно это не даёт сбору, опубликованному за три месяца, заполниться в день публикации.

Ограничить отмену записи закрывает выход по истечении определённого срока. После него участник уже не может отказаться сам — при необходимости это делаете вы. Без этой настройки он может отказаться от участия вплоть до начала слота.

Автоматически отменить отменяет бронирование, если к выбранному сроку не набрано Минимум участников. Участники и создатель слота получают уведомление по электронной почте. Бронирование, созданное тогда, когда его срок уже начался, никогда не отменяется автоматически — поэтому вы можете без риска открыть слот в последнюю минуту.

В платном слоте такая отмена аннулирует и заказы, оставшиеся в ожидании оплаты: никто больше не сможет оплатить занятие, которое не состоится. А вот уже оплаченные участия сохраняются и не возвращаются — с ними вы разбираетесь сами.

Учитывать участие в лимитах или нет

По умолчанию участие в слоте ничего не расходует: ни квоту одновременных бронирований, ни ограничения по периодам, ни ограничение на подряд идущие слоты. Пользователь может записаться на сбор, не теряя возможности забронировать корт в тот же день.

Учитывать в квоте и лимитах меняет это поведение: каждое участие учитывается как обычное бронирование, и человек, исчерпавший квоту, больше не сможет записаться.

Включайте этот параметр, когда участие должно «стоить» пользователю — например, если групповое занятие входит в его абонемент. Оставляйте его выключенным для всего, что дополняет обычную практику, а не заменяет её.

Уведомления по электронной почте

Участник всегда получает подтверждение при записи и письмо, если слот отменён автоматически. Эти отправки отключить нельзя.

Активировать уведомления касается создателя слота: он получает уведомление при каждой записи, при каждом отказе от участия и когда занято последнее место. Отключите этот параметр в слоте с большим потоком, если не хотите следить за каждым движением.

Настройки уведомлений каждого пользователя соблюдаются: тот, кто отключил уведомления, ничего не получит.

Показать список участников определяет, что видят пользователи. При включении каждый знает, кто записан. При отключении публичными остаются только счётчик и число свободных мест.

Повторно использовать настройки

Задавать десяток параметров для каждого сбора было бы утомительно. Этого позволяют избежать два механизма.

Блок Шаблон в начале настроек объединяет оба действия. Сохранить как шаблон сохраняет настройки слота под Название шаблона, которое вы вводите. Как только шаблон существует, выше появляется список Выберите шаблон...: выбор в нём переносит эти настройки на любой другой слот.

Слот остаётся связанным с шаблоном, из которого он создан. Если позже вы измените его настройки, вас спросят, насколько широко применить изменение: только к этому бронированию, к этому бронированию и его повторам или Везде — то есть ко всем слотам, использующим этот шаблон.

Закрыть запись

Отключить Совместное бронирование в слоте, где уже есть записавшиеся, можно, и для них это безопасно: участники остаются на местах, созданные заказы сохраняют силу. Прекращаются только записи и отказы от участия, а блок участников исчезает на стороне пользователя.

Вернуть деньги за участие или убрать кого-то задним числом — по-прежнему ваше действие: закрытие записи этим не занимается.