Счета и транзакции

Отслеживайте все документы продаж вашей организации — коммерческие предложения, заказы и счета, — принимайте оплату, оформляйте возвраты средств и выгружайте данные о продажах для бухгалтерии. Перейдите в меню Администрирование›Панель управления›Выставление счетов›Счета и транзакции.

Различайте три типа документов

Продажа выглядит по-разному в зависимости от её стадии, и тип документа выбирается при его создании.

• Коммерческое предложение — это предложение с расчётом стоимости, отправленное пользователю на согласование: учебно-тренировочный сбор для школьной группы, аренда корта компанией.
• Заказ — это оформленная продажа, ожидающая оплаты. Именно к ней привязываются платежи.
• Счет — это пронумерованный документ, который выпускается сразу после получения оплаты.

Четвёртый документ, Заказ-наряд, подходит для муниципалитетов и профсоюзных комитетов, которым нужен документ до утверждения расходов.

Что происходит с принятым коммерческим предложением

Коммерческое предложение не заходит в тупик: отправленное по электронной почте, оно содержит ссылку, по которой пользователь может принять его самостоятельно, без учётной записи и без входа в систему. Эта ссылка действует 14 дней.

Просмотр предложения — страницы или PDF-файла — не означает его принятия. Принятие происходит в момент, когда пользователь выбирает способ оплаты, и именно этот выбор определяет дальнейшее:

• при отложенной оплате (перевод, чек, оплата на месте) предложение превращается в Заказ в ожидании оплаты; он станет счётом, когда вы примете платёж;
• при онлайн-оплате расчёт происходит сразу же: документ становится непосредственно счётом (Счет) с номером.

Иначе говоря, после принятия коммерческое предложение отслеживается точно так же, как заказ, — вы найдёте его на вкладке, соответствующей его новому типу.

Как найти продажу

1. Перейдите в Администрирование›Панель управления›Выставление счетов›Счета и транзакции.
2. Верхние вкладки фильтруют по типу (Коммерческое предложение, Заказы, Счета) и по статусу (В ожидании, Оплачено, Отменено, Возвращено).
3. Панель Фильтры уточняет поиск, и критерии суммируются.

Доступно шесть фильтров, и о трёх из них часто забывают, хотя именно они отвечают на самые частые вопросы:

• По пользователю: вся история покупок участника, когда он оспаривает списание.
• По менеджеру: продажи, оформленные конкретным сотрудником, — удобно для проверки дежурного дня.
• На расчетный счет: незаменим, когда ваша организация выставляет счета от нескольких юридических лиц.
• По подписке, По категории продукта и По статусу дополняют сортировку.

Наконец, селектор Период ограничивает отображение — и он же управляет выгрузками, которые в точности повторяют то, что вы видите на экране.

Ищите по человеку так же, как по номеру

Поле поиска не ограничивается номерами документов. Оно одновременно проверяет:

• номер заказа и номер счёта;
• данные пользователя: фамилию, имя, логин, адрес электронной почты и номер лицензии;
• контактные данные, указанные в самой продаже, — фамилию, имя, название организации и адрес электронной почты в адресе для выставления счёта.

Последний пункт важен для продаж за стойкой: у покупателя нет учётной записи, в списке он отображается как разовый клиент, и найти его продажу можно только поиском по адресу для выставления счёта. Достаточно ввести «Иванов» или его адрес электронной почты.

Создание заказа или коммерческого предложения

1. Нажмите Новый.
2. Откроется окно Выбрать пользователя: укажите человека, которому предназначена продажа. Это первое решение, так как оно определяет адрес для выставления счёта и доступные подписки.
3. Затем выберите тип документа: Коммерческое предложение или Заказ.
4. Добавьте позиции с помощью Добавить продукт.
5. Проверьте Адрес для выставления счета: без вашего вмешательства используется адрес пользователя по умолчанию.
6. Нажмите Сохранить.

Каждая позиция берётся либо из каталога, либо вводится вручную. Свободный ввод (плитка произвольной позиции) служит для нестандартных продаж — натяжка струн, участие в расходах, — а флажок Сохранить в каталоге избавит вас от повторного ввода в следующий раз, если такая позиция будет встречаться регулярно.

Заказ остаётся изменяемым, пока по нему не принят ни один платёж. После первого поступления оплаты он фиксируется: это гарантирует, что уже оплаченный документ не изменится за спиной клиента.

Применение скидки

Существуют два механизма, и служат они разным целям. Откройте раздел Промокод и скидка, чтобы перейти к настройке.

• Промокод использует уже заданную маркетинговую акцию: нажмите Выберите промокод, и код применит собственные правила действия и ограничения.
• Ручная скидка — это разовое решение, принимаемое в каждом конкретном случае: процент или сумма, которые вы вводите свободно и которые применяются к итоговой сумме с налогами.

Приём оплаты

1. Откройте заказ, затем нажмите Платеж.
2. Введите сумму: предлагается полный остаток, но принимается и частичная сумма.
3. Выберите способ: CB на месте, Наличные, Перевод или Чек.
4. Сохраните.

Если для учётной записи выставления счетов настроен платёжный терминал, оплату можно отправить прямо на него, а не вводить вручную.

Каждое поступление отображается в разделе Транзакции заказа со своим статусом: Подтверждено, В ожидании, Сбой или Отклонено. Кнопка Показать детали открывает карточку транзакции: способ оплаты, платёжный шлюз, даты, примечания и, при наличии, идентификаторы поставщика услуг.

Пока платёж имеет статус В ожидании, его можно изменить — Изменить эту транзакцию для исправления ввода, Отменить эту транзакцию для отказа, — и заказ тут же пересчитывает свой Осталось оплатить. Платёж со статусом Подтверждено изменить уже нельзя: он породил бухгалтерский документ, поскольку счёт выпускается при первом поступлении оплаты. Поэтому ошибка в подтверждённом платеже исправляется возвратом средств, полным или частичным, который сохраняет след операции.

Разбивка оплаты по частям

Кнопка График распределяет остаток к оплате на несколько платежей с указанием дат. При каждом следующем поступлении сумма очередного платежа предлагается автоматически.

Возврат средств по продаже

1. Откройте оплаченный заказ, затем нажмите Возместить.
2. Введите сумму: предлагается полный возврат, но возможен и частичный.
3. Если было принято несколько платежей, выберите, отнести ли возврат ко всему заказу или к конкретному платежу.

Онлайн-платёж возвращается напрямую через тот шлюз, который его принял: вам не нужно делать перевод.

Что касается статуса, различие важно для вашей бухгалтерии: частичный возврат оставляет заказ в статусе Оплачено и отображает Чистая выручка, тогда как полный возврат переводит его в статус Возвращено. Например, запись стоимостью 200 €, по которой возвращено 50 €, остаётся оплаченной продажей с чистой полученной суммой 150 €.

Различие определяет и судьбу предоставленных благ. Полный возврат отзывает их: кредиты возвращаются, подписка аннулируется. Частичный возврат оставляет их в силе: пользователь сохраняет то, что получил, уменьшается только полученная сумма.

Возврат через платёжный шлюз вместо OpenResa

Для онлайн-платежа вы точно так же можете запустить возврат из личного кабинета платёжного шлюза. Он автоматически сообщает нам об этом, и заказ обновляется так же, как если бы вы действовали через OpenResa: статус, кредит-нота, предоставленные блага.

Оба пути ведут к одному результату. Выбирайте тот, который вам удобнее, — но только один из двух.

Если платёжный шлюз не отвечает

Возврат, запущенный из OpenResa, происходит в два независимых этапа, и второй может завершиться ошибкой, тогда как первый прошёл успешно: заказ переходит в статус возвращённого, но деньги остаются у платёжного шлюза.

В этом случае вы получите явное сообщение с предложением завершить операцию из личного кабинета шлюза. Это единственный случай, когда нужно действовать с обеих сторон.

Отправка и скачивание документов

Отдельная кнопка объединяет всё, что связано с документами продажи. Она называется по имени открытого документа, что сразу показывает стадию продажи: Коммерческое предложение, Заказ-наряд или Счет после поступления оплаты. Как только возврат средств породил кредит-ноту, название переходит во множественное число — Документы, — поскольку продажа уже не умещается в один документ.

В её меню документы перечислены по своим номерам, тем же, что указаны в PDF-файле: сначала счёт или коммерческое предложение, затем по одной кредит-ноте на каждый возврат. Клик скачивает документ для архивирования или передачи другим способом.

Внизу меню Отправить по электронной почте отправляет комплект документов пользователю. Отправка не ограничивается основным документом: счёт уходит вместе со всеми кредит-нотами по этой продаже, так как реально причитающуюся сумму можно понять, только сопоставив их.

Восстановление хода событий

Раздел История заказа сохраняет события продажи: создание, изменения, поступления оплаты, отправки. Это первое место, куда стоит заглянуть, если участник утверждает, что не получал счёт, или если сумма не совпадает с тем, что помнит команда.

Работа с заказом в ожидании оплаты

Заказ в ожидании оплаты может быть в любой момент оплачен пользователем из его личного кабинета или проведён вами вручную.

Позиции с ручным подтверждением — перевод, чек — предоставляются сразу после того, как вы зарегистрируете платёж. Пока вы этого не сделали, участник не получает ничего.

Чтобы отказаться от продажи, откройте её и воспользуйтесь Отменить заказ. Она останется доступной для просмотра, а параметр Скрыть отмены уберёт её из списков.

Выгрузка продаж и бухгалтерских данных

Нажмите Скачать экспорт вверху списка: выгрузка учитывает фильтры и период, отображённые на экране. Отчёты о продажах для табличного редактора, бухгалтерские проводки и обязательные форматы описаны на отдельной странице.