Бухгалтерия и аудит

Настройте план счетов вашей организации, выгружайте проводки в программу вашего бухгалтера, включите электронный счёт в формате Factur-X и находите документы, которые может запросить налоговая служба: свидетельство, журнал событий, закрытия периодов и архивы.

Настройка плана счетов

План счетов определяет, на какие счета и в какие журналы будут отнесены ваши продажи при выгрузке. Он настраивается отдельно для каждой учётной записи для выставления счетов: две организации, выставляющие счета раздельно, имеют каждая свой план.

1. Перейдите в Администрирование›Настройки›Выставление счетов›Платежные аккаунты и откройте нужную учётную запись.
2. Откройте вкладку План счетов.
3. Измените номера счетов и их наименования, затем нажмите Сохранить.

Экран состоит из трёх блоков:

• Продажи, НДС и клиенты: счета доходов от оказания услуг, начисленного НДС, расчётов с клиентами и предоставленных скидок.
• Казначейство: счета банка, кассы и чеков на инкассо, используемые в проводках по приёму платежей.
• Журналы: коды журналов продаж, банка и кассы.

Распределение продаж по категориям или по ставкам

По умолчанию все ваши продажи относятся на один счёт доходов. На той же вкладке доступны два необязательных способа более подробного распределения.

• Разбивка продаж по категориям: отдельный счёт для каждой категории товара — подписки, кредиты, инвентарь, уроки… Нажмите Добавить категорию, выберите категорию и укажите её счёт.
• Разделение НДС по ставкам: отдельный счёт начисленного НДС для каждой ставки. Нажмите Добавить ставку, укажите ставку и её счёт.

Это удобно, когда в бухгалтерии нужно разделять виды деятельности — например, отделить доходы от занятий с тренером от аренды кортов. Если распределение не задано, всё попадает на общие счета, указанные выше.

Выгрузка продаж и проводок

1. Перейдите в Администрирование›Панель управления›Выставление счетов›Счета и транзакции.
2. Отфильтруйте список по нужному периоду и критериям: выгрузка в точности повторяет фильтры, отображённые на экране.
3. Нажмите Скачать экспорт и выберите формат.

Анализ коммерческой деятельности

• Excel (.xlsx): по одной строке на каждый заказ, с датой, пользователем, суммами без НДС, НДС и с НДС, статусом и способом оплаты. Этот формат лучше всего подходит для анализа продаж в электронной таблице.
• CSV (.csv): тот же отчёт в формате, который открывается в любой электронной таблице.
• Скачать PDF-счета: архив с PDF-файлом каждого счёта из текущего фильтра. В него попадают только выставленные счета.

Передача бухгалтеру

• Бухгалтерские проводки (.csv): проводки по дебету и кредиту для каждого счёта, в удобочитаемом формате для ручного импорта.
• FEC (Франция): файл бухгалтерских проводок, официальный французский формат, который импортируют Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane и QuickBooks. Одна сбалансированная проводка на каждый счёт.
• FAIA (Люксембург) и DATEV (Германия): официальные форматы этих двух стран, доступные организациям, зарегистрированным в них.

Параметр Включить правила (казначейство) добавляет к проводкам продаж проводки по приёму платежей (банк, касса, чек). Снимите его, чтобы выгрузить только журнал продаж.

Выставление счетов в формате Factur-X

Электронное выставление счетов становится обязательным во Франции. Выбран формат Factur-X: это самый обычный счёт в PDF, внутрь которого вложен файл данных, автоматически читаемый бухгалтерскими программами.

Для получателя счёта ничего не меняется: он открывает PDF, точно такой же, как раньше. А его бухгалтерская программа дополнительно находит там суммы и идентификаторы, и вводить их заново не нужно.

Проверьте, касается ли это вашей организации

Это первый вопрос, который нужно решить, и ответ далеко не одинаков для всех организаций.

• Спортивные объединения, освобождённые от НДС на основании статьи 261-7-1° Общего налогового кодекса Франции, не обязаны ни переходить на электронные счета, ни вести e-reporting. Многие организации относятся именно к этой категории.
• Организации, являющиеся плательщиками НДС, должны будут выставлять счета другим юридическим лицам в электронном формате. Для микро-, малых и средних предприятий, то есть практически для всех организаций, срок начала выставления установлен на 1 сентября 2027 года.
• Счета физическим лицам (вашим членам клуба) не подпадают под электронное выставление счетов, независимо от вашего налогового режима.

Включение формата

1. Перейдите в Администрирование›Настройки›Выставление счетов›Платежные аккаунты и измените нужную учётную запись.
2. На вкладке Выставление счетов найдите параметр Электронный счет в разделе Платежные реквизиты
3. Выберите формат:
   • Factur-X (Франция) для французской организации: добавляет французские обязательные реквизиты, ожидаемые в счетах между юридическими лицами;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) для европейского стандарта без французских особенностей;
   • Деактивировано для выпуска обычных счетов в PDF.

Настройка задаётся отдельно для каждой учётной записи для выставления счетов: организация, выставляющая счета с нескольких учётных записей, включает формат для каждой из них независимо.

Заполнение обязательных сведений

Электронный счёт должен однозначно идентифицировать отправителя. Эти сведения вводятся на той же вкладке, в разделе Платежные реквизиты.

1. SIRET вашей организации: это обязательное поле. Без него счёт не может быть корректным, и под параметром появляется предупреждение.
2. Номер НДС, если ваша организация является плательщиком НДС. Если поле пустое, налоговым идентификатором служит SIRET.
3. Полный адрес: наименование организации, улица, почтовый индекс, город и страна. Неполный адрес приведёт к тому, что платформа вашего клиента отклонит счёт.
4. Адрес электронной почты для выставления счетов: используется как контакт, когда никакой другой идентификатор недоступен.

Получение SIREN ваших клиентов-юридических лиц

Счёт между юридическими лицами должен также идентифицировать покупателя. SIREN клиента вводится в его адресе для выставления счетов, в блоке Адрес компании, вместе с Название компании и SIREN. То же поле предлагается при продаже на стойке.

Для счёта физическому лицу ничего из этого не требуется: достаточно имени, адреса и страны.

Где найти документы для аудита

Программа, принимающая платежи, должна быть в состоянии доказать, что её записи не изменялись. Этому требованию отвечают четыре документа, собранные в одном месте: перейдите в Администрирование›Настройки›Выставление счетов›Платежные аккаунты, откройте нужную учётную запись для выставления счетов, а затем вкладку Бухгалтерия и аудит.

Эта вкладка появляется только у уже сохранённой учётной записи: документы отражают деятельность, и показывать нечего для записи, которая только создаётся. У каждой учётной записи для выставления счетов свои документы — если ваша организация выставляет счета от нескольких юридических лиц, проверяйте их по отдельности.

Скачивание свидетельства

При проверке налоговая служба может потребовать подтвердить, что ваша программа для приёма платежей соответствует условиям неизменяемости, защиты, хранения и архивирования данных. Карточка Свидетельство о соответствии кассового программного обеспечения формирует этот документ по запросу, кнопкой Скачать (PDF).

Документ состоит из двух частей. Часть издателя уже подписана. Вторую должен заполнить и подписать ваш законный представитель: свидетельство считается полным только при наличии обеих частей, и предъявляются они вместе.

Карточка появляется только для французской учётной записи для выставления счетов: обязанность распространяется на плательщиков, зарегистрированных во Франции.

Просмотр журнала событий

Карточка Журнал событий ведёт по кнопке Просмотреть к доказательному следу того, что происходило с вашим выставлением счетов. Продаж там нет — они находятся в ваших заказах, — зато есть окружающие их технические факты.

В журнале отражаются, в частности, успешные и неудачные входы в систему, изменения конфигурации, изменения прав на выставление счетов, выполненные закрытия периодов, опечатанные документы и выпущенные дубликаты, созданные архивы, бухгалтерские выгрузки, переходы в тестовый режим, а также обнаруженные аномалии: разрыв цепочки, расхождение при закрытии, аномалия часов.

В каждой строке указаны дата, тип события, соответствующая учётная запись, оператор и подробности. Фильтр по типу и по периоду помогает ориентироваться, а кнопка Экспортировать формирует файл.

Что такое закрытия периодов

Закрытие опечатывает период: оно фиксирует принятые платежи, счета и кредит-ноты, которые в него входят, и после этого их нельзя ни изменить, ни сформировать заново. Карточка Закрытия показывает дневные, месячные и годовые закрытия вашей учётной записи.

Они выполняются автоматически, без вашего участия. Поэтому каждый вечер ничего «делать» не нужно: таблица заполняется сама.

В каждой строке указаны период, количество транзакций, Чистая выручка, Разбивка по способам оплаты — онлайн, на месте, наличные, чек, перевод, терминал, — а также количество выставленных счетов и кредит-нот.

Два момента стоит понять, потому что они часто удивляют:

• Общий итог никогда не обнуляется. Это накопительная сумма с момента создания учётной записи, а не сальдо за период. Постоянно растущий итог — это ожидаемое поведение.
• Перенос остатков (нулевая точка) указывает дату и сумму, с которых начинается это накопление. Для учётной записи, существовавшей до внедрения закрытий, это выбранная точка отсчёта, а не ноль.

Получение налоговых архивов

Каждый закрытый месяц даёт зафиксированный архив, собранный в ZIP-файл с отметкой времени: транзакции, счета, кредит-ноты, закрытия и технический журнал за период. Карточка Архив перечисляет их в разделе Ежемесячные архивы, с указанием периода, размера, даты создания и Отпечаток (SHA-256).

Именно этот отпечаток делает архив проверяемым: он меняется при изменении хотя бы одного байта. Карточку сопровождают две кнопки, Инструмент проверки и Руководство по проверке — они позволяют третьему лицу, проверяющему или бухгалтеру, самостоятельно проверить целостность архива, не обращаясь к вам.

Архивы создаются автоматически. Если у закрытого периода архива ещё нет, он отображается в разделе Неархивированные закрытые периоды, и кнопка Сгенерировать позволяет создать его немедленно.