Бухгалтерия & Аудит

Настройте план счетов вашей организации, выгружайте проводки в программу вашего бухгалтера, включите электронные счета в формате Factur-X и находите документы, которые может запросить налоговая служба: свидетельство, журнал событий, закрытия периодов и архивы.

Настройка плана счетов

План счетов определяет, на какие счета и в какие журналы будут отнесены ваши продажи при выгрузке. Он настраивается для каждой учётной записи для выставления счетов: две организации, выставляющие счета раздельно, имеют каждая свою настройку.

1. Перейдите в Администрирование›Настройки›Выставление счетов›Платежные аккаунты и откройте нужную учётную запись.
2. Откройте вкладку План счетов.
3. Измените номера счетов и их наименования, затем нажмите Сохранить.

Экран состоит из трёх блоков:

• Продажи, НДС и клиенты: счета услуг, начисленного НДС, расчётов с клиентами и предоставленных скидок.
• Казначейство: счета банка, кассы и чеков к инкассации, используемые проводками по приёму платежей.
• Журналы: коды журналов продаж, банка и кассы.

Распределение продаж по категориям или ставкам

По умолчанию все продажи относятся на один счёт доходов. Два необязательных распределения позволяют пойти дальше — они находятся на той же вкладке.

• Разбивка продаж по категориям: отдельный счёт для каждой категории товаров — абонементы, кредиты, инвентарь, занятия… Нажмите Добавить категорию, выберите категорию и укажите её счёт.
• Разделение НДС по ставкам: отдельный счёт начисленного НДС для каждой ставки. Нажмите Добавить ставку, укажите ставку и её счёт.

Это полезно, когда ваш учёт должен различать направления деятельности — например, отделять доходы от занятий от аренды кортов. Без распределения всё попадает на общие счета, заданные выше.

Выгрузка продаж и проводок

1. Перейдите в Администрирование›Панель управления›Выставление счетов›Счета и транзакции.
2. Отфильтруйте список по нужному периоду и критериям: выгрузка в точности повторяет фильтры, отображённые на экране.
3. Нажмите Скачать экспорт и выберите формат.

Анализ коммерческой деятельности

• Excel (.xlsx): по одной строке на заказ, с датой, пользователем, суммами без НДС, НДС и с НДС, статусом и способом оплаты. Этот формат лучше всего подходит для анализа продаж в электронной таблице.
• CSV (.csv): тот же отчёт в формате, который открывает любая табличная программа.
• Скачать PDF-счета: архив с PDF-файлом каждого счёта из текущего фильтра. В него попадают только выставленные счета.

Передача данных бухгалтеру

• Бухгалтерские проводки (.csv): проводки по дебету и кредиту для каждого счёта, в удобочитаемом формате, предназначенном для ручного импорта.
• FEC (Франция): файл бухгалтерских проводок, официальный французский формат, импортируемый в Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane или QuickBooks. Одна сбалансированная проводка на каждый счёт.
• FAIA (Люксембург) и DATEV (Германия): официальные форматы этих двух стран, предлагаемые организациям, зарегистрированным там.

Параметр Включить правила (казначейство) добавляет к проводкам по продажам проводки по приёму платежей (банк, касса, чек). Снимите этот флажок, чтобы выгрузить только журнал продаж.

Выставление счетов в формате Factur-X

Электронное выставление счетов становится обязательным во Франции. Factur-X — выбранный для этого формат: совершенно обычный PDF-счёт, внутрь которого вложен файл данных, который бухгалтерские программы читают автоматически.

Для получателя счёта ничего не меняется: он открывает PDF, такой же, как раньше. Просто его бухгалтерская программа дополнительно находит там суммы и идентификаторы, которые не нужно вводить вручную.

Проверьте, касается ли это вашей организации

Это первый вопрос, который нужно решить, и ответ далеко не одинаков для всех организаций.

• Спортивные ассоциации, освобождённые от НДС на основании статьи 261-7-1° Общего налогового кодекса Франции, не подпадают ни под электронное выставление счетов, ни под e-reporting. В такой ситуации находятся многие организации.
• Организации — плательщики НДС должны будут выставлять счета другим компаниям в электронном формате. Для микропредприятий, малого и среднего бизнеса, то есть практически для всех организаций, срок начала выставления установлен на 1 сентября 2027 года.
• Счета физическим лицам (вашим членам клуба) не относятся к сфере электронного выставления счетов, каким бы ни был ваш налоговый режим.

Включение формата

1. Перейдите в Администрирование›Настройки›Выставление счетов›Платежные аккаунты и измените нужную учётную запись.
2. На вкладке Выставление счетов найдите параметр Электронный счет в разделе Платежные реквизиты
3. Выберите формат:
   • Factur-X (Франция) для французской организации: он добавляет французские обязательные реквизиты, ожидаемые в счетах между компаниями;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) для европейского стандарта без французских особенностей;
   • Деактивировано для выпуска обычных PDF-счетов.

Настройка относится к каждой учётной записи для выставления счетов отдельно: организация, выставляющая счета с нескольких учётных записей, включает формат для каждой из них независимо.

Заполнение обязательных сведений

Электронный счёт должен достоверно идентифицировать отправителя. Эти сведения вводятся на той же вкладке, в разделе Платежные реквизиты.

1. SIREN / SIRET вашей организации: это обязательное поле. Без него счёт не может быть соответствующим требованиям, и под параметром появляется предупреждение.
2. Номер НДС, если ваша организация является плательщиком НДС. Если поле пустое, в качестве налогового идентификатора используется SIRET.
3. Полный адрес: наименование организации, улица, почтовый индекс, город и страна. Неполный адрес приводит к тому, что счёт будет отклонён платформой вашего клиента.
4. Электронная почта для выставления счетов, используемая как контактная точка, когда никакой другой идентификатор недоступен.

Получение SIREN корпоративных клиентов

Счёт между компаниями должен также идентифицировать покупателя. SIREN клиента вводится в его адресе для выставления счетов, в блоке Адрес компании, вместе с Название компании и Идентификатор организации. Такой же ввод предлагается при продаже за стойкой.

Для счёта физическому лицу ничего из этого не требуется: достаточно имени, адреса и страны.

Где найти документы для аудита

Программа, принимающая платежи, должна быть способна доказать, что её проводки не изменялись. Этому требованию отвечают четыре документа, собранные в одном месте: перейдите в Администрирование›Настройки›Выставление счетов›Платежные аккаунты, откройте нужную учётную запись для выставления счетов, затем вкладку Бухгалтерия и аудит.

Эта вкладка появляется только у уже сохранённой учётной записи: документы отражают деятельность, и показывать нечего на учётной записи, которая только создаётся. У каждой учётной записи для выставления счетов свои документы — если ваша организация выставляет счета от нескольких юридических лиц, изучайте их по отдельности.

Скачивание свидетельства

При проверке налоговая служба может потребовать подтверждения того, что ваша программа приёма платежей соблюдает условия неизменяемости, защиты, хранения и архивирования данных. Карточка Свидетельство о соответствии кассового программного обеспечения формирует этот подтверждающий документ по запросу, с помощью Скачать (PDF).

Документ состоит из двух частей. Часть издателя программы уже подписана. Вторую должен заполнить и подписать ваш законный представитель: свидетельство считается полным только при наличии обеих частей, и предъявляются они вместе.

Карточка появляется только для французской учётной записи для выставления счетов: обязанность распространяется на плательщиков, зарегистрированных во Франции.

Просмотр журнала событий

Карточка Журнал событий ведёт, через Просмотреть, к доказательному следу всего, что происходило с вашим выставлением счетов. Там нет продаж — они находятся в заказах, — но есть технические события, которые их сопровождают.

В журнале отражаются, в частности, успешные и неудачные входы в систему, изменения конфигурации, изменения прав на выставление счетов, выполненные закрытия периодов, опечатанные документы и выпущенные дубликаты, созданные архивы, бухгалтерские выгрузки, переходы в тестовый режим, а также обнаруженные аномалии: разрыв цепочки, расхождение при закрытии, аномалия часов.

В каждой строке указаны дата, тип события, соответствующая учётная запись, оператор и подробности. Фильтр по типу и по периоду помогает сориентироваться, а кнопка Экспортировать выгружает всё в файл.

Что такое закрытия периодов

Закрытие опечатывает период: оно фиксирует содержащиеся в нём платежи, счета и кредит-ноты, после чего их нельзя ни изменить, ни пересоздать. Карточка Закрытия показывает ежедневные, ежемесячные и годовые закрытия вашей учётной записи.

Они выполняются автоматически, без вашего участия. Поэтому каждый вечер «делать» ничего не нужно: таблица заполняется сама.

В каждой строке указаны период, количество транзакций, Чистая выручка, Разбивка по способам оплаты — онлайн, на месте, наличные, чек, перевод, терминал, — а также количество выставленных счетов и кредит-нот.

Два момента стоит понять, потому что они часто удивляют:

• Общая сумма никогда не обнуляется. Это бессрочный нарастающий итог с момента создания учётной записи, а не остаток за период. Постоянно растущий итог — это ожидаемое поведение.
• Перенос остатков (нулевая точка) указывает дату и сумму, с которых начинается этот нарастающий итог. Для учётной записи, существовавшей до введения закрытий, это выбранная точка отсчёта, а не ноль.

Получение налоговых архивов

Каждый закрытый месяц оформляется в виде зафиксированного архива, собранного в ZIP-файл с отметкой времени: транзакции, счета, кредит-ноты, закрытия и технический журнал за период. Карточка Архив перечисляет их в разделе Ежемесячные архивы, с указанием периода, размера, даты создания и Отпечаток (SHA-256).

Именно этот отпечаток делает архив проверяемым: он меняется при изменении даже одного байта. К карточке прилагаются две кнопки, Инструмент проверки и Руководство по проверке — чтобы третья сторона, проверяющий или бухгалтер, могла самостоятельно проверить целостность архива, не обращаясь к вам.

Архивы создаются автоматически. Если у закрытого периода архива ещё нет, он отображается в разделе Неархивированные закрытые периоды, а кнопка Сгенерировать позволяет создать его немедленно.