Imporre la registrazione della presenza alle prenotazioni
La registrazione della presenza obbliga l'utente a confermare la propria presenza sul posto prima di giocare. Le prenotazioni non onorate vengono individuate, il time slot può essere liberato automaticamente e l'account inadempiente sospeso temporaneamente.
Comprendere il principio
Prenotare un campo e non presentarsi è il problema più frequente in un'organizzazione dove la prenotazione è aperta a tutti: il time slot resta bloccato, nessuno gioca e i giocatori presenti se ne vanno.
La registrazione della presenza risponde a questo problema chiedendo una conferma di presenza sul posto. L'utente accede al proprio account da un computer dell'organizzazione su cui la modalità chiosco è attiva; l'applicazione gli propone allora di registrare la presenza per la sua prenotazione, e può proseguire la visita o disconnettersi subito.
Per una prenotazione con più giocatori, è sufficiente la registrazione di un solo partecipante, indipendentemente da quale.
Attivare la registrazione della presenza
- Andate in Amministrazione›Impostazioni›Prenotazione›Modalità terminale & registrazione, poi cliccate su Registrazione su chiosco in alto nella schermata.
- Attivate Attiva il Presence Check-in su postazione.
- Selezionate i calendari interessati, oppure scegliete Tutti i calendari.
- Cliccate su Salva.
La scelta dei calendari consente un'introduzione progressiva: iniziate dai campi coperti o da quelli più richiesti, dove una prenotazione persa si nota davvero, ed estendete poi la misura se dà buoni risultati.
Regolare la finestra di registrazione
Due margini di tempo delimitano il momento in cui la registrazione viene accettata:
- Tempo prima dell'inizio del time slot: con quanti minuti di anticipo l'utente può confermare la propria presenza.
- Tempo dopo l'inizio del time slot: quanti minuti di ritardo restano tollerati.
Questi due valori vanno scelti pensando al percorso reale all'interno della vostra organizzazione. Il margine precedente deve lasciare il tempo di arrivare allo spogliatoio e poi al campo; il margine successivo deve coprire un ritardo ordinario, altrimenti annullerete la prenotazione di un giocatore che si sta già cambiando.
Scegliere il metodo di registrazione
Tre modi per registrare la presenza, dal più controllato al più flessibile:
- Per impostazione predefinita, l'utente accede con le proprie credenziali sul chiosco e conferma la sua presenza.
- Presence Check-in facile (QR Code): scansiona un QR code per accedere e registrare la presenza dal proprio telefono.
- Presence Check-in senza connessione: la registrazione avviene senza inserire credenziali.
Il QR code è il buon compromesso nella maggior parte delle organizzazioni: nulla da digitare su una tastiera condivisa e l'identità resta verificata.
Sanzionare le prenotazioni senza registrazione
Sono possibili due conseguenze, cumulabili:
- Annulla automaticamente le prenotazioni: superato il margine autorizzato, il time slot viene liberato e torna prenotabile. Le prenotazioni annullate in questo modo restano visibili nel registro delle prenotazioni.
- Sospensione temporanea dell'account se non convalida: l'utente non può più né accedere né prenotare per il numero di giorni scelto.
L'annullamento automatico serve all'organizzazione: rimette il campo in circolazione. La sospensione serve alla disciplina collettiva: attribuisce un costo all'assenza ripetuta.
Un account sospeso dalla registrazione della presenza mostra un banner nella sua scheda, che indica fino a quando e per quale motivo. Il pulsante Sbloccare l'accesso revoca immediatamente la sanzione, il che è utile quando l'utente aveva un valido motivo.
Misurare gli effetti della registrazione della presenza
Una volta in funzione, questa funzionalità alimenta due schermate:
- La scheda Prenotazioni della sintesi delle attività mostra una sezione dedicata: time slot registrati, non registrati, annullamenti automatici e account sospesi. È qui che vedrete se la regola ha fatto diminuire le prenotazioni non onorate.
- Il registro delle prenotazioni propone i filtri Registrate, Non registrate e Annullate auto. per esaminare i casi uno per uno.
Confrontate la quota di time slot non registrati prima e dopo l'introduzione della misura: è l'unico dato che permette di rispondere con serenità, in assemblea generale, alla domanda « serve davvero a qualcosa? ».
