Configurare i calendari
Un calendario rappresenta un campo o uno spazio prenotabile (campo, pista, sala). Creare un calendario per ogni campo, poi definirne gli orari, la durata delle fasce orarie e l'aspetto.
- Creare un calendario
- Definire gli orari e la durata delle fasce orarie
- Consentire orari di inizio e durate liberi
- Personalizzare l'aspetto del calendario
- Limitare il numero di giorni di prenotazione
- Mostrare un messaggio agli utenti che prenotano
- Sincronizzare i calendari tra loro
- Riordinare, duplicare o chiudere temporaneamente
- Regolare le preferenze di visualizzazione
Creare un calendario
- Andate in Amministrazione›Impostazioni›Prenotazione›Calendari.
- Cliccate su Nuovo.
- Inserite il nome del campo e scegliete il suo colore nel campo Nome & colore.
- Compilate le schede Impostazioni e Orari descritte di seguito.
- Cliccate su Salva.
Definire gli orari e la durata delle fasce orarie
- Aprite la scheda Orari del calendario.
- Ogni fascia di apertura comprende un'ora di inizio, un'ora di fine e un valore Durata di uno slot espresso in minuti.
- Cliccate su Aggiungi una fascia oraria per combinare più fasce nella stessa giornata, ad esempio fasce orarie di 60 minuti durante il giorno e di 90 minuti in serata.
- Selezionate Definisci orari diversi a seconda dei giorni della settimana per configurare ogni giorno separatamente.
Consentire orari di inizio e durate liberi
Per impostazione predefinita, gli utenti prenotano nelle fasce orarie predefinite di ogni calendario. Potete lasciare che scelgano liberamente l'ora di inizio e la durata della prenotazione:
- Andate in Amministrazione›Utenti›Diritti di accesso›Abbonamenti.
- Aprite la formula di abbonamento interessata, poi la scheda Autorizzazioni.
- Attivate l'opzione Fasce orarie personalizzate.
- Nei parametri avanzati, impostate l'intervallo tra le fasce orarie e le durate minima e massima di una prenotazione, calendario per calendario se necessario.
Questa impostazione si definisce a livello di abbonamento, non di calendario: potete quindi lasciare flessibilità agli agonisti e mantenere fasce orarie fisse per le altre formule, sugli stessi campi.
Personalizzare l'aspetto del calendario
Nella scheda Impostazioni:
- Indicate la Superficie del campo.
- Scegliete la Posizione: Esterno o Interno / coperto.
- Nella sezione Foto del calendario, cliccate su Modifica per aggiungere un'immagine, ad esempio la foto del campo o il logo di uno sponsor. La foto può essere aggiunta solo dopo la creazione del calendario.
Limitare il numero di giorni di prenotazione
La sezione Numero di giorni predefinito della scheda Impostazioni determina fino a quando gli utenti possono visualizzare e prenotare questo calendario, ad esempio prenotare fino a G+7 ma consultare fino a G+14. L'opzione Visualizza nel passato consente inoltre di consultare le giornate già trascorse.
Questi limiti non si applicano ai responsabili dell'organizzazione, che consultano e prenotano senza restrizioni di data. Potete personalizzarli per formula di abbonamento con l'opzione Calendari autorizzati & numero di giorni per prenotare della scheda Autorizzazioni: il valore del calendario funge allora da impostazione predefinita, quello dell'abbonamento prevale.
Mostrare un messaggio agli utenti che prenotano
Nella scheda Messaggio, scrivete un testo specifico per questo calendario, poi scegliete la modalità di visualizzazione:
- Mostra il messaggio sul modulo di prenotazione: il testo appare sotto l'orario della fascia oraria selezionata.
- Mostra il messaggio in una finestra: una finestra si apre dopo la conferma della prenotazione.
Le due opzioni si possono combinare. Il messaggio in una finestra è adatto alle istruzioni che non devono passare inosservate — codice di accesso, regola sulle scarpe, obbligo di innaffiare il campo in terra battuta; il messaggio sul modulo è adatto alle informazioni di contesto, meno vincolanti.
Sincronizzare i calendari tra loro
La sezione Calendari sincronizzati della scheda Impostazioni impedisce a un utente di prenotare una fascia oraria se è già occupata su un calendario collegato. È utile quando uno spazio si sovrappone a un altro, ad esempio un campo da tennis sul quale sono tracciati più campi da badminton.
Il caso si presenta anche senza sovrapposizione fisica: un'organizzazione il cui muro di allenamento si trova dietro il campo 1 può collegare i due calendari per evitare che una seduta al muro disturbi una partita.
Riordinare, duplicare o chiudere temporaneamente
- Per modificare l'ordine di visualizzazione dei calendari, trascinate le righe dell'elenco con la maniglia Spostare. L'ordine viene salvato automaticamente.
- Per creare un campo identico, aprite il calendario e cliccate su Duplica.
- Per chiudere un campo durante dei lavori o una pausa stagionale, attivate la sezione Chiusura temporanea della scheda Impostazioni: definite le date di inizio e di fine, un commento facoltativo e selezionate Nascondi completamente per rimuovere il calendario dalla vista degli utenti. Solo i responsabili dell'organizzazione continueranno a vederlo.
Regolare le preferenze di visualizzazione
Il pulsante Preferenze di visualizzazione della pagina Amministrazione›Impostazioni›Prenotazione›Calendari raccoglie le impostazioni visive comuni a tutti i calendari: Stile dei calendari per giorno, Stile delle etichette, Zoom predefinito, Colore delle prenotazioni, Slot liberi, Mostra i nomi degli utenti, Mostra le foto, Mostra i colori degli abbonamenti, Previsioni meteo, Stampa del giustificativo e ancora Schede colorate.
Queste impostazioni valgono per tutta l'organizzazione e per tutti i calendari: è qui che si decide, tra l'altro, se i giocatori vedono i nomi degli altri prenotanti — una scelta che dipende tanto dalla cultura dell'organizzazione quanto dalla riservatezza.
