Contabilità e fattura elettronica

Impostate il piano contabile della vostra organizzazione, esportate le vostre scritture nel software del vostro commercialista e attivate la fattura elettronica nel formato Factur-X.

Configurare il vostro piano contabile

Il piano contabile determina su quali conti e registri verranno imputate le vostre vendite negli esporti. Si imposta per conto di fatturazione: due entità che fatturano separatamente hanno ciascuna il proprio.

1. Andate su Amministrazione›Impostazioni›Fatturazione›Conti di fatturazione e aprite il conto interessato.
2. Aprite la scheda Piano dei conti.
3. Regolate i numeri di conto e i libellés, quindi cliccate su Salva.

Tre blocchi strutturano lo schermo:

• Vendite, IVA e clienti: i conti delle prestazioni di servizi, dell'IVA raccolta, dei clienti e degli sconti concessi.
• Tesoreria: i conti bancari, di cassa e degli assegni in riscossione, utilizzati dalle scritture di incasso.
• Registri: i codici dei registri delle vendite, della banca e della cassa.

Distribuire le vostre vendite per categoria o per aliquota

Per impostazione predefinita, tutte le vostre vendite sono imputate su un unico conto di prodotti. Due distribuzioni facoltative permettono di andare oltre, nella stessa scheda.

• Ripartizione delle vendite per categoria: un conto distinto per categoria di prodotto — abbonamenti, crediti, materiale, lezioni… Cliccate su Aggiungi una categoria, scegliete la categoria e inserite il suo conto.
• Ripartizione dell'IVA per aliquota: un conto di IVA raccolta distinto per aliquota. Cliccate su Aggiungi una tariffa, inserite l'aliquota e il suo conto.

È utile quando la vostra contabilità deve distinguere le attività tra loro — ad esempio separare i ricavi dell'insegnamento dalle locazioni di campi. In assenza di distribuzione, tutto arriva sui conti generali definiti sopra.

Esportare le vostre vendite e le vostre scritture

1. Andate su Amministrazione›Dashboard›Fatturazione›Fatture & transazioni.
2. Filtrate l'elenco sul periodo e i criteri desiderati: l'esportazione riprende esattamente i filtri visualizzati sullo schermo.
3. Cliccate su Scarica l'esportazione e scegliete un formato.

Monitorare l'attività commerciale

• Excel (.xlsx): una riga per ordine, con la data, l'utente, gli importi al netto, IVA e totale, lo stato e il metodo di pagamento. È il formato da privilegiare per analizzare le vostre vendite in un foglio di calcolo.
• CSV (.csv): lo stesso rapporto, in un formato leggibile da qualsiasi foglio di calcolo.
• Scarica le fatture PDF: un archivio contenente il PDF di ogni fattura del filtro corrente. Solo le fatture emesse vi figurano.

Trasmettere al vostro commercialista

• Registrazioni contabili (.csv): le scritture in debito/credito per fattura, in un formato leggibile destinato a un import manuale.
• FEC (Francia): il Fichier des Écritures Comptables, formato legale francese, importabile da Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane o QuickBooks. Una scrittura equilibrata per fattura.
• FAIA (Lussemburgo) e DATEV (Germania): i formati legali di questi due paesi, proposti alle organizzazioni che vi sono stabilite.

L'opzione Includere i regolamenti (tesoreria) aggiunge le scritture di incasso (banca, cassa, assegno) a quelle delle vendite. Deselezionatela per esportare solo il registro delle vendite.

Emettere fatture nel formato Factur-X

La fatturazione elettronica diventa obbligatoria in Francia. Factur-X è il formato scelto: una fattura PDF del tutto ordinaria, nella quale è inserito un file di dati che i software contabili sanno leggere automaticamente.

Per la persona che riceve la fattura, nulla cambia: apre un PDF, identico a quello di prima. È il suo software di contabilità che vi trova, in più, gli importi e gli identificativi senza che debba reinserirli.

Verificare se la vostra organizzazione è interessata

È la prima domanda da risolvere, e la risposta è lontana dall'essere la stessa per tutte le organizzazioni.

• Le associazioni sportive esenti da IVA ai sensi dell'articolo 261-7-1° del codice generale delle imposte non sono interessate né dalla fatturazione elettronica né dal e-reporting. Molte organizzazioni si trovano in questo caso.
• Le organizzazioni soggette a IVA dovranno emettere le loro fatture tra professionisti in formato elettronico. Per le microimprese e le PMI, cioè la quasi totalità delle organizzazioni, la scadenza di emissione è fissata al 1 settembre 2027.
• Le fatture ai privati (i vostri membri) sono escluse dal campo della fatturazione elettronica, qualunque sia il vostro regime.

Attivare il formato

1. Andate su Amministrazione›Impostazioni›Fatturazione›Conti di fatturazione e modificate il conto interessato.
2. Nella scheda Fatturazione, individuate l'opzione Fattura elettronica situata nella sezione Coordinate di fatturazione
3. Scegliete il formato:
   • Factur-X (France) per un'organizzazione francese: aggiunge le menzioni legali francesi attese sulle fatture tra professionisti;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) per la norma europea senza le specificità francesi;
   • Disattivato per produrre fatture PDF classiche.

L'impostazione è propria di ogni conto di fatturazione: un'organizzazione che fattura da più conti li attiva indipendentemente.

Inserire le informazioni obbligatorie

Una fattura elettronica deve identificare il suo emittente in modo certo. Queste informazioni si inseriscono nella stessa scheda, sezione Coordinate di fatturazione.

1. Il SIRET della vostra organizzazione: è il campo indispensabile. Senza di esso, la fattura non può essere conforme, e un messaggio di avvertimento appare sotto l'opzione.
2. Il Numero di partita IVA, se la vostra organizzazione vi è soggetta. Se è vuoto, il SIRET funge da identificativo fiscale.
3. L'indirizzo completo: ragione sociale, via, codice postale, città e paese. Un indirizzo incompleto produce una fattura respinta dalla piattaforma del vostro cliente.
4. L'e-mail di fatturazione, utilizzata come punto di contatto quando non è disponibile nessun altro identificativo.

Recuperare il SIREN dei vostri clienti professionali

Una fattura tra professionisti deve anche identificare l'acquirente. Il SIREN del cliente si inserisce nel suo indirizzo di fatturazione, blocco Indirizzo aziendale, con la Ragione sociale e il SIREN. La stessa inserzione è proposta durante una vendita al banco.

Niente di tutto ciò è richiesto per una fattura a un privato: nome, indirizzo e paese sono sufficienti.