Användargrupper
Sortera era användare i grupper – tennisskola, lag, volontärer, kommittéer – för att hitta dem direkt i listorna, filtrera dem och skicka riktade meddelanden till dem.
Förstå vad en grupp används till
En grupp är en fri etikett, oberoende av profil och prenumeration. Där prenumerationen styr bokningsrättigheterna och profilen åtkomsträttigheterna, ändrar gruppen ingenting av vad användaren kan göra: den används endast för att identifiera och hitta personen.
Det är detta som gör den så flexibel. En och samma användare kan tillhöra flera grupper, och ni kan skapa så många grupper som er organisation behöver, utan att riskera sidoeffekter på bokningsreglerna.
Skapa en grupp
- Gå till Administration›Användare›Grupper.
- Klicka på Ny grupp och fyll sedan i Gruppnamn och Gruppens färg.
- Välj Synlighet: Offentlig (användarna ser att de är med i gruppen) eller Privat.
- Klicka på Spara.
Färgen är inte enbart dekorativ: det är den som gör att ni känner igen gruppen direkt i användarlistan och i filtren. Välj tydligt olika nyanser hellre än fem varianter av blått.
Använd läget Privat för interna indelningar som era användare inte behöver känna till: påminnelser om medlemsavgift, uppföljning av ett ärende, lista över personer som ska kontaktas igen.
Tilldela en grupp till användare
Två vägar, beroende på hur många personer det gäller:
- För en enskild användare, öppna personens post och ange grupperna i avsnittet Åtkomsträttigheter.
- För flera användare, markera dem i Administration›Användare›Användarhantering och använd sedan Snabbredigering, som gör det möjligt att Lägg till eller Ta bort en grupp för hela urvalet i en enda åtgärd.
Även filimporten kan fylla i grupperna: koppla en kolumn i ert kalkylblad till gruppfältet när ni ställer in kolumnerna.
Hitta grupperna i applikationen
När era grupper är på plats blir de ett urvalskriterium i flera moduler:
- i användarlistan begränsar filterkategorin Grupper visningen till en eller flera grupper;
- i filexporten begränsar samma filter vilka personer som exporteras;
- för ett gruppmeddelande är filtrering per grupp det snabbaste sättet att nå rätt mottagare.
Tilldela nya registreringar automatiskt
I stället för att sortera nya konton manuellt kan ni låta onlineregistreringen göra det: alternativet Lägg till nya abonnenter i en grupp, på fliken Registreringar i en prenumeration, placerar varje ny registrerad person i den eller de grupper ni väljer.
En prenumeration ”Tennisskola” fyller alltså gruppen med samma namn helt av sig själv, säsong efter säsong.
Hantera ADOC-grupper
Organisationer som är synkroniserade med ADOC ser grupper som skapats automatiskt av förbundet. En banner visar detta på deras post: namnet och sammansättningen styrs av synkroniseringen, och endast färgen kan ändras.
Försök inte rätta dem manuellt, nästa synkronisering skulle skriva över era ändringar. Om ni behöver en annan indelning, skapa en egen grupp vid sidan av.
