Fakturor & transaktioner

Följ alla försäljningsdokument i din organisation – offerter, beställningar och fakturor – ta emot betalningar, gör återbetalningar och exportera din försäljning till bokföringen. Gå till menyn Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturor & transaktioner.

Skilja på de tre dokumenttyperna

En försäljning ser olika ut beroende på var i processen du befinner dig, och typen väljs när dokumentet skapas.

• Offert är ett prissatt förslag som skickas till användaren för godkännande – ett träningsläger för en skolklass, uthyrning av en bana till ett företag.
• Beställning är den påbörjade försäljningen som väntar på betalning. Det är den som bär betalningarna.
• Faktura är det numrerade dokumentet som utfärdas så snart en betalning tas emot.

Ett fjärde dokument, Beställningsformulär, passar kommuner och företagsråd som kräver ett verifikat innan de godkänner utgiften.

Vad som händer med en godkänd offert

Offerten är ingen återvändsgränd: när den skickas med e-post innehåller den en länk som gör att användaren själv kan godkänna den, utan konto och utan inloggning. Länken är giltig i 14 dagar.

Att bara titta på offerten – sidan eller PDF-filen – innebär inte att den godkänns. Godkännandet sker i det ögonblick då användaren väljer ett betalningssätt, och det valet avgör fortsättningen:

• vid uppskjuten betalning (banköverföring, check, på plats) blir offerten Beställning i väntan på betalning; den blir en faktura när du tar emot betalningen;
• vid onlinebetalning sker betalningen direkt: dokumentet blir omedelbart Faktura, med nummer.

Med andra ord följs en godkänd offert precis som en beställning – du hittar den under fliken som motsvarar dess nya typ.

Hitta en försäljning

1. Gå till Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturor & transaktioner.
2. Flikarna högst upp filtrerar på typ (Offert, Beställningar, Fakturor) och på status (Väntande, Betald, Avbokad, Återbetald).
3. Panelen Filter förfinar sedan sökningen, och kriterierna kombineras.

Sex filter finns tillgängliga, varav tre som ofta glöms bort trots att de besvarar de vanligaste frågorna:

• Efter användare: hela köphistoriken för en medlem, när hen ifrågasätter en debitering.
• Efter ansvarig: försäljningar som registrerats av en person i teamet – praktiskt för att kontrollera ett jourpass.
• Per faktureringskonto: oumbärligt så snart din organisation fakturerar från flera enheter.
• Efter abonnemang, Efter produktkategori och Efter status kompletterar sorteringen.

Väljaren Period avgränsar slutligen visningen – och den styr även exporterna, som innehåller exakt det du ser på skärmen.

Sök på person lika gärna som på nummer

Sökfältet är inte begränsat till dokumentreferenser. Det söker samtidigt i:

• beställningsnummer och fakturanummer;
• användarens identitet: efternamn, förnamn, inloggningsnamn, e-postadress och licensnummer;
• de uppgifter som angetts på själva försäljningen – efternamn, förnamn, företagsnamn och e-post i faktureringsadressen.

Den sista punkten är viktig vid försäljning över disk: köparen har inget konto, listan visar hen som drop in-kund, och bara en sökning på faktureringsadressen gör att du hittar försäljningen. Det räcker att skriva ”Dupont” eller e-postadressen.

Skapa en beställning eller en offert

1. Klicka på Ny.
2. Ett fönster Välj en användare öppnas: ange vem försäljningen gäller. Det är det första beslutet, eftersom det avgör faktureringsadressen och vilka abonnemang som är möjliga.
3. Välj sedan dokumenttyp, Offert eller Beställning.
4. Lägg till raderna med Lägg till en produkt.
5. Kontrollera Faktureringsadress: om du inte gör något används användarens standardadress.
6. Klicka på Spara.

Varje rad hämtas antingen från katalogen eller skrivs in fritt. Den fria inmatningen (rutan anpassad) används för enstaka försäljningar – en strängning, en kostnadsandel – och kryssrutan Spara i katalogen gör att du slipper skriva in den igen nästa gång om den ska återkomma.

En beställning går att ändra så länge ingen betalning har tagits emot. Efter den första betalningen låses den: det garanterar att ett redan betalt dokument inte ändras bakom kundens rygg.

Tillämpa en rabatt

Två mekanismer finns sida vid sida och de fyller olika syften. Öppna avsnittet Kampanjkod & rabatt för att komma åt inställningarna.

• Kampanjkod återanvänder en redan definierad kampanj: klicka på Välj en kampanjkod så tillämpar koden sin egen regel för målgrupp och tak.
• Manuell rabatt är en enstaka åtgärd som beslutas från fall till fall: en procentsats eller ett belopp som du anger fritt och som tillämpas på totalsumman inklusive moms.

Ta emot en betalning

1. Öppna beställningen och klicka sedan på Betalning.
2. Ange beloppet: hela saldot föreslås, men ett delbelopp accepteras.
3. Välj betalningssätt: Kortbetalning på plats, Kontanter, Överföring eller Check.
4. Spara.

Om en betalterminal är konfigurerad på faktureringskontot kan betalningen skickas direkt till betalterminalen i stället för att registreras manuellt.

Varje betalning visas i beställningens avsnitt Transaktioner, med sin status: Bekräftad, Väntande, Fel eller Avvisad. En betalning som registrerats av misstag rättas med Ändra denna transaktion eller Avbryt denna transaktion – beställningen räknar genast om sitt Återstående belopp att betala.

Dela upp betalningen

Knappen Tidsplan fördelar återstående belopp på flera daterade delbetalningar. Vid varje efterföljande betalning föreslås beloppet för nästa delbetalning automatiskt.

Återbetala en försäljning

1. Öppna den betalda beställningen och klicka sedan på Återbetala.
2. Ange beloppet: full återbetalning föreslås, men delvis återbetalning är också möjlig.
3. Om flera betalningar har tagits emot väljer du om återbetalningen ska bokföras på hela beställningen eller på en specifik betalning.

En onlinebetalning går tillbaka direkt via den betalgateway som tog emot den: du behöver inte göra någon banköverföring.

När det gäller status är skillnaden viktig för bokföringen: en delvis återbetalning lämnar beställningen som Betald och visar Nettobelopp mottaget, medan en full återbetalning gör att den övergår till Återbetald. En anmälan på 200 € där 50 € återbetalas förblir till exempel en betald försäljning med ett nettobelopp på 150 €.

Skicka och ladda ner dokumenten

En särskild knapp samlar allt som rör själva verifikatet. Den bär det öppnade dokumentets namn, vilket samtidigt visar var försäljningen står: Offert, Beställningsformulär eller Faktura när en betalning har tagits emot.

Menyn erbjuder tre åtgärder:

• Förhandsgranska för att kontrollera verifikatet på skärmen innan du skickar något;
• Ladda ner (PDF) för att arkivera det eller skicka det via en annan kanal;
• Skicka via e-post för att skicka det direkt till användaren.

Spåra vad som har hänt

Avsnittet Beställningshistorik bevarar försäljningens händelser: skapande, ändringar, betalningar, utskick. Det är det första stället att öppna när en medlem hävdar att hen aldrig fått sin faktura, eller när ett belopp inte stämmer med teamets minnesbild.

Hantera en beställning som väntar

En väntande beställning kan när som helst betalas av användaren från hens sida, eller registreras manuellt av dig.

Tjänster med manuell validering – banköverföring, check – levereras så snart du registrerar en betalning. Så länge du inte har gjort det får medlemmen ingenting.

För att avbryta en försäljning öppnar du den och använder Avbryt beställningen. Den går fortfarande att läsa, och inställningen Dölj avbokningar döljer den från listorna.

Exportera försäljning och bokföring

Klicka på Ladda ner exporten högst upp i listan: exporten använder de filter och den period som visas på skärmen. Försäljningsrapporter för kalkylblad, bokföringsposter och lagstadgade format beskrivs på den särskilda sidan.