Få aktivitetsrapporter via e-post
Få automatiskt en sammanfattning av vad som händer i er organisation: medlemsantal, abonnemang, registreringar, bokningar, inloggningar och e-post, med utvecklingen jämfört med föregående period.
Aktivera rapporterna
- Gå till Administration›Inställningar›Aktivitetsrapporter.
- Aktivera Aktivera aktivitetsrapporter via e-post.
- I E-postadresser anger du upp till 4 mottagare, en adress per rad.
- Klicka på Spara.
Mottagarna behöver varken ett managerkonto eller någon särskild behörighet: rapporten kommer till deras inkorg. Det är det enklaste sättet att hålla en ordförande eller kassör informerad, någon som aldrig loggar in i applikationen.
Välja frekvenser
Tre rapporter finns parallellt och kan aktiveras var för sig eller tillsammans:
- Dagliga rapporter: varje morgon, gårdagens aktiviteter.
- Veckovisa rapporter: varje måndag morgon, den gångna veckan.
- Månatliga rapporter: den 1:a varje månad, den gångna månaden.
Var och en svarar mot ett olika behov. Den daglig rapporten stöder den löpande verksamheten: den visar vad som behöver hanteras i dag. Den månatliga kan vidarebefordras som den är till styrelsen, utan omformatering. Den veckovisa ligger mittemellan och passar bra för en frivillig ansvarig som kommer till anläggningen en gång i veckan.
Förstå vad rapporten innehåller
Rapporten begränsar sig inte till bokningar. Den samlar sju grupper av nyckeltal, var och en jämförd med föregående period:
- Användare: totalt antal, nya konton, spärrade konton, konton flyttade till papperskorgen och konton som tagits bort permanent.
- Abonnemang: betalda abonnemang, utgångna abonnemang och framför allt de som löper ut inom de närmaste 30 dagarna.
- Registreringar online: godkända, avslagna och väntande ansökningar.
- Bokningar: totalt, användarnas bokningar, organisationens beteckningar, inbjudningar, notiser, avbokningar.
- Inloggningar: godkända inloggningar, nekade inloggningar och antal aktiva användare.
- E-post: levererade, öppnade och misslyckade meddelanden.
- Närvaroregistrering på terminal: registrerade tidsluckor, oregistrerade, automatiska avbokningar och sanktionerade konton.
De tre sista grupperna visas bara om motsvarande funktion är aktiv i er organisation: registreringar online måste vara öppna på minst ett abonnemang, och närvaroregistreringen måste vara aktiverad på terminalen.
Använda rapporten som arbetslista
Det är den punkt som skiljer denna rapport från en enkel siffertabell: flera avsnitt anger namn. Ni läser inte bara ”12 abonnemang löper ut snart”, ni får listan över de tolv personerna.
Tre användningsområden följer naturligt av detta:
- Listan över abonnemang som löper ut inom 30 dagar är er påminnelselista. Den kommer helt av sig själv, varje månad, utan att ni behöver bygga ett filter.
- Listan över väntande registreringar påminner er om de ansökningar som ingen har hanterat — det typiska fallet i en organisation där flera personer administrerar utan att uttryckligen dela upp arbetet.
- Räknaren för misslyckade e-postmeddelanden visar att adressregistret försämras, långt innan en medlem klagar över att inte få något.
