Een groepstraining, een trainingskamp in de vakantie, een padelavond, een cardiotennisles. Tot nu toe moest u voor zulke tijdsloten een lijst bijhouden: een blad aan het prikbord van de club, een berichtengroep, inschrijvingen met de hand genoteerd en daarna overgetypt.
Met deelnamereserveringen vult het tijdslot zich vanzelf. U reserveert het terrein met een label, bepaalt het aantal plaatsen, en uw gebruikers schrijven zich zelf in via de planning. Is de activiteit betalend, dan betalen ze hun plaats meteen online.
De volledige stapsgewijze uitleg vindt u in de documentatie: Participatieve boekingen: een tijdslot openstellen voor deelname.
Alles begint met een reservering die u al kent: een tijdslot gereserveerd op naam van de club, met een label zoals “Training volwassenen” of “Herfstkamp”.
In het tabblad Labels van het reserveringsformulier verschijnt een nieuwe optie: Deelnamereservering. Schakel ze in, en het tijdslot is niet langer een gekleurd blok in de planning. Het wordt een activiteit waarvoor uw gebruikers zich kunnen inschrijven.
In de planning toont het tijdslot hoe vol het is, bijvoorbeeld 3 / 8 deelnemers. Iedereen ziet in één oogopslag of er nog plaats is, zonder de reservering zelfs maar te openen.
U kunt ook al bij het aanmaken deelnemers inschrijven, door ze aan te vinken in de lijst met gebruikers. Handig om de vaste deelnemers van een groep in te plannen voordat u de overige plaatsen openstelt voor de rest van de club.
De knop Configureren opent de instellingen van de deelnamereservering. Elke instelling beantwoordt een eenvoudige vraag.
Biedt u elke week dezelfde training aan, of meerdere groepen met identieke instellingen? Geef uw configuratie een naam via Opslaan als sjabloon. De volgende keer kiest u dit sjabloon: alle instellingen worden vanzelf ingevuld.
De gebruiker klikt in de planning op het tijdslot. De details van de reservering openen: de activiteit, de datum, de resterende plaatsen en, tenzij u ze hebt verborgen, de lijst met deelnemers.
Eén klik op Deelnemen, een bevestiging, en klaar. Bedenkt hij zich, dan haalt Uitschrijven hem van de lijst, binnen de termijn die u hebt vastgelegd. Na die termijn vraagt de applicatie hem contact op te nemen met de club.
Is inschrijven niet mogelijk, dan zegt de applicatie dat duidelijk: het tijdslot is vol, de inschrijvingen zijn nog niet open, het profiel voldoet niet aan de criteria. Niemand blijft staan voor een knop die nergens naartoe leidt.
De gebruiker ontvangt een bevestiging per e-mail, volgens zijn eigen meldingsvoorkeuren. Met Meldingen inschakelen wordt de organisator van het tijdslot op de hoogte gebracht bij elke inschrijving, elke uitschrijving en zodra het tijdslot vol is. Schrijft een deelnemer zich uit nadat hij zijn plaats heeft betaald, dan vermeldt de e-mail dat: u beslist zelf over een eventuele terugbetaling.
Een vijfdaags trainingskamp, een cyclus van tien sessies, een training elke dinsdag van het seizoen: zulke activiteiten worden als reeks gereserveerd, met de herhaling van reserveringen.
Het bereik van een deelname bepaalt waartoe één klik verbindt. Met Deze boeking schrijft de gebruiker zich in voor één sessie en komt hij terug voor de volgende. Met Alle herhalingen geldt één inschrijving voor alle komende sessies: de juiste instelling voor een trainingskamp of een cyclus die men van begin tot eind volgt.
In dat tweede geval tonen de details van de reservering de data van de reeks. Iedereen weet precies waartoe hij zich verbindt.
Gebruikt uw club de online facturering van OpenResa, dan verschijnt er een extra instelling: Betalingen & facturering. Koppel het tijdslot aan een product uit uw catalogus, een trainingskamp, een les of een toernooi, en de deelname wordt betalend.
De prijs wordt getoond in de details van de reservering. Met een klik op Deelnemen gaat de gebruiker rechtstreeks naar de betaling, en zijn plaats is gereserveerd zodra de betaling is ontvangen. Heeft hij de pagina onderweg verlaten, dan wacht er een knop Betaling voltooien op hem in de details van het tijdslot.
De voorwaardelijke tarieven van uw product gelden voor ieder afzonderlijk: een prijs volgens het abonnement, een andere volgens de leeftijd. Elke gebruiker ziet en betaalt de prijs die voor hem geldt. Een vaste prijs nodig voor één bepaalde sessie? Vink Bedrag aanpassen aan in de instellingen van het tijdslot.
Elke betaalde deelname verschijnt in Administratie›Dashboard›Facturatie›Facturen & transacties, zoals elke andere verkoop van de club.
Niet iedereen schrijft zich online in. Sommigen komen langs aan de balie, anderen betalen op het secretariaat. Vanuit de details van de reservering kunt u met de knop Deelnemers toevoegen er meerdere tegelijk inschrijven.
Bij een betalend tijdslot kiest u vervolgens hoe hun deelname wordt afgerekend:
Dezelfde keuze krijgt u al bij het aanmaken van het tijdslot, voor de deelnemers die u meteen inschrijft.
In de lijst met deelnemers kan elke ingeschrevene worden vervangen of verwijderd. Met een klik op de status van zijn deelname kunt u innen wat nog openstaat, of hem zijn factuur opnieuw per e-mail sturen.
Een training met twee terwijl er zes nodig zijn: dat is een terrein dat voor niets bezet is en een trainer die zich voor weinig verplaatst.
Schakel Automatisch annuleren in en kies een termijn, bijvoorbeeld 24 uur. Is het minimumaantal deelnemers 24 uur voor de start niet gehaald, dan wordt het tijdslot geannuleerd en het terrein vrijgegeven. De deelnemers en de organisator ontvangen een e-mail met de reden.
Bestellingen die nog op betaling wachten, worden tegelijk geannuleerd: niemand betaalt voor een sessie die niet doorgaat. Een reeds betaalde deelname blijft geregistreerd in uw facturering, en een eventuele terugbetaling gebeurt vanuit de bestelling, geval per geval.
Een tijdslot dat minder dan 24 uur voor de start is aangemaakt, wordt nooit automatisch geannuleerd. Een sessie die u net hebt aangeboden, trekt u niet in.
Om uw eerste deelnametijdslot te starten, reserveert u een terrein op naam van de club, opent u het tabblad Labels en schakelt u Deelnamereservering in.
Een vraag, feedback, een suggestie? Ons team staat voor u klaar.
Het OpenResa-team tot uw dienst!
