Buchhaltung & Audit
Richten Sie den Kontenplan Ihrer Organisation ein, exportieren Sie Ihre Buchungen in die Software Ihres Steuerberaters, aktivieren Sie die elektronische Rechnung im Format Factur-X und finden Sie die Nachweise, die die Finanzverwaltung von Ihnen verlangen kann: Bescheinigung, Ereignisjournal, Abschlüsse und Archive.
Ihren Kontenplan einrichten
Der Kontenplan legt fest, auf welche Konten und in welche Journale Ihre Verkäufe in den Exporten gebucht werden. Er wird je Abrechnungskonto eingestellt: Zwei Einheiten, die getrennt abrechnen, haben jeweils ihren eigenen.
- Gehen Sie zu Verwaltung›Einstellungen›Abrechnung›Abrechnungskonten und öffnen Sie das betreffende Konto.
- Öffnen Sie den Reiter Kontenplan.
- Passen Sie die Kontonummern und die Bezeichnungen an und klicken Sie anschließend auf Speichern.
Drei Blöcke gliedern die Ansicht:
- Verkäufe, MwSt und Kunden: die Konten für Dienstleistungserlöse, vereinnahmte Umsatzsteuer, Kunden und gewährte Rabatte.
- Kassenwesen: die Konten für Bank, Kasse und Schecks im Einzug, die von den Zahlungsbuchungen verwendet werden.
- Journale: die Codes der Verkaufs-, Bank- und Kassenjournale.
Ihre Verkäufe nach Kategorie oder Steuersatz aufteilen
Standardmäßig werden alle Ihre Verkäufe auf ein einziges Erlöskonto gebucht. Zwei optionale Aufteilungen erlauben im selben Reiter eine feinere Gliederung.
- Umsatzaufteilung nach Kategorie: ein eigenes Konto je Produktkategorie — Abonnements, Guthaben, Material, Unterricht … Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen, wählen Sie die Kategorie und geben Sie deren Konto ein.
- Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer nach Satz: ein eigenes Konto für vereinnahmte Umsatzsteuer je Steuersatz. Klicken Sie auf Einen Satz hinzufügen, geben Sie den Steuersatz und dessen Konto ein.
Das ist nützlich, wenn Ihre Buchhaltung die Tätigkeiten voneinander unterscheiden muss — etwa um die Einnahmen aus dem Unterricht von den Platzvermietungen zu trennen. Ohne Aufteilung landet alles auf den weiter oben festgelegten allgemeinen Konten.
Ihre Verkäufe und Buchungen exportieren
- Gehen Sie zu Verwaltung›Dashboard›Abrechnung›Rechnungen & Transaktionen.
- Filtern Sie die Liste nach dem gewünschten Zeitraum und den gewünschten Kriterien: Der Export übernimmt genau die auf dem Bildschirm angezeigten Filter.
- Klicken Sie auf Export herunterladen und wählen Sie ein Format.
Die geschäftliche Aktivität verfolgen
- Excel (.xlsx): eine Zeile je Bestellung, mit Datum, Benutzer, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag, Status und Zahlungsart. Dieses Format eignet sich am besten, um Ihre Verkäufe in einer Tabellenkalkulation auszuwerten.
- CSV (.csv): derselbe Bericht in einem Format, das jede Tabellenkalkulation lesen kann.
- PDF-Rechnungen herunterladen: ein Archiv mit dem PDF jeder Rechnung des aktuellen Filters. Nur ausgestellte Rechnungen sind darin enthalten.
An Ihren Steuerberater übermitteln
- Buchungssätze (.csv): die Buchungen in Soll/Haben je Rechnung, in einem lesbaren Format für einen manuellen Import.
- FEC (Frankreich): die Datei der Buchungssätze, gesetzliches französisches Format, importierbar in Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane oder QuickBooks. Ein ausgeglichener Buchungssatz je Rechnung.
- FAIA (Luxemburg) und DATEV (Deutschland): die gesetzlichen Formate dieser beiden Länder, die Organisationen mit Sitz dort angeboten werden.
Die Option Finanzvorschriften einbeziehen fügt den Verkaufsbuchungen die Zahlungsbuchungen (Bank, Kasse, Scheck) hinzu. Deaktivieren Sie sie, um nur das Verkaufsjournal zu exportieren.
Rechnungen im Format Factur-X ausstellen
Die elektronische Rechnungsstellung wird in Frankreich zur Pflicht. Factur-X ist das gewählte Format: eine ganz gewöhnliche PDF-Rechnung, in die eine Datendatei eingebettet ist, die Buchhaltungsprogramme automatisch auslesen können.
Für die Person, die die Rechnung erhält, ändert sich nichts: Sie öffnet ein PDF, genauso wie bisher. Ihre Buchhaltungssoftware findet darin zusätzlich die Beträge und Kennungen, ohne dass sie diese erneut erfassen muss.
Prüfen, ob Ihre Organisation betroffen ist
Das ist die erste zu klärende Frage, und die Antwort fällt längst nicht für alle Organisationen gleich aus.
- Sportvereine, die nach Artikel 261-7-1° des französischen Steuergesetzbuchs von der Umsatzsteuer befreit sind, sind weder von der elektronischen Rechnungsstellung noch vom E-Reporting betroffen. Viele Organisationen fallen in diesen Fall.
- Umsatzsteuerpflichtige Organisationen müssen ihre Rechnungen zwischen Unternehmen im elektronischen Format ausstellen. Für Kleinst-, kleine und mittlere Unternehmen, also nahezu alle Organisationen, ist der Stichtag für die Ausstellung auf den 1. September 2027 festgelegt.
- Rechnungen an Privatpersonen (Ihre Mitglieder) fallen unabhängig von Ihrem Steuerstatus nicht unter die elektronische Rechnungsstellung.
Das Format aktivieren
- Gehen Sie zu Verwaltung›Einstellungen›Abrechnung›Abrechnungskonten und bearbeiten Sie das betreffende Konto.
- Suchen Sie im Reiter Abrechnung die Option Elektronische Rechnung im Abschnitt Rechnungsdaten
- Wählen Sie das Format:
- Factur-X (Frankreich) für eine französische Organisation: Es fügt die auf Rechnungen zwischen Unternehmen erwarteten französischen Pflichtangaben hinzu;
- Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) für die europäische Norm ohne die französischen Besonderheiten;
- Deaktiviert, um klassische PDF-Rechnungen zu erzeugen.
Die Einstellung gilt je Abrechnungskonto: Eine Organisation, die über mehrere Konten abrechnet, aktiviert sie unabhängig voneinander.
Die Pflichtangaben eintragen
Eine elektronische Rechnung muss ihren Aussteller zweifelsfrei identifizieren. Diese Angaben werden im selben Reiter im Abschnitt Rechnungsdaten eingegeben.
- Die SIREN / SIRET Ihrer Organisation: Das ist das unverzichtbare Feld. Ohne sie kann die Rechnung nicht konform sein, und unter der Option erscheint eine Warnmeldung.
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern Ihre Organisation umsatzsteuerpflichtig ist. Bleibt sie leer, dient die SIRET-Nummer als Steuerkennung.
- Die vollständige Anschrift: Firmenname, Straße, Postleitzahl, Ort und Land. Eine unvollständige Anschrift führt zu einer Rechnung, die von der Plattform Ihres Kunden abgewiesen wird.
- Die Rechnungs-E-Mail-Adresse, die als Kontaktpunkt dient, wenn keine andere Kennung verfügbar ist.
Die SIREN-Nummer Ihrer gewerblichen Kunden erfassen
Eine Rechnung zwischen Unternehmen muss auch den Käufer identifizieren. Die SIREN-Nummer des Kunden wird in seiner Rechnungsadresse im Block Firmenadresse eingegeben, zusammen mit Firmenname und Organisationskennung. Dieselbe Eingabe wird auch beim Thekenverkauf angeboten.
Für eine Rechnung an eine Privatperson wird nichts davon verlangt: Name, Anschrift und Land genügen.
Ihre Prüfungsnachweise wiederfinden
Eine Software, die Zahlungen vereinnahmt, muss nachweisen können, dass ihre Buchungen nicht nachträglich verändert wurden. Vier Nachweise erfüllen diese Anforderung und sind an derselben Stelle zusammengefasst: Gehen Sie zu Verwaltung›Einstellungen›Abrechnung›Abrechnungskonten, öffnen Sie das betreffende Abrechnungskonto und anschließend den Reiter Buchhaltung & Audit.
Dieser Reiter erscheint nur bei einem bereits gespeicherten Konto: Die Nachweise beziehen sich auf eine Aktivität, bei einem Konto, das gerade erst angelegt wird, gibt es nichts zu zeigen. Jedes Abrechnungskonto hat seine eigenen — wenn Ihre Organisation über mehrere Einheiten abrechnet, prüfen Sie sie getrennt.
Ihre Bescheinigung herunterladen
Bei einer Prüfung kann die Finanzverwaltung von Ihnen den Nachweis verlangen, dass Ihre Kassensoftware die Bedingungen der Unveränderbarkeit, Sicherung, Aufbewahrung und Archivierung der Daten einhält. Die Karte Bescheinigung für Kassensoftware erzeugt diesen Nachweis auf Anforderung über Herunterladen (PDF).
Das Dokument besteht aus zwei Teilen. Der Teil des Softwareherstellers ist bereits unterschrieben. Der zweite ist von Ihrem gesetzlichen Vertreter auszufüllen und zu unterschreiben: Die Bescheinigung ist erst vollständig, wenn beide vorliegen, und sie werden gemeinsam vorgelegt.
Die Karte erscheint nur bei einem französischen Abrechnungskonto: Die Pflicht betrifft in Frankreich ansässige Steuerpflichtige.
Das Ereignisjournal einsehen
Die Karte Ereignisprotokoll führt über Einsehen zum beweiskräftigen Nachweis dessen, was in Ihrer Abrechnung geschehen ist. Dort finden Sie nicht die Verkäufe — die stehen in Ihren Bestellungen —, sondern die technischen Vorgänge rund um sie.
Enthalten sind insbesondere erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldungen, Konfigurationsänderungen, Änderungen der Abrechnungsrechte, gesetzte Abschlüsse, versiegelte Dokumente und ausgestellte Duplikate, erzeugte Archive, Buchhaltungsexporte, Wechsel in den Testmodus sowie erkannte Auffälligkeiten: Kettenbruch, Abschlussabweichung, Uhrzeitanomalie.
Jede Zeile trägt ihr Datum, ihren Ereignistyp, das betreffende Konto, den Bediener und die Details. Ein Filter nach Typ und Zeitraum hilft bei der Orientierung, und die Schaltfläche Exportieren erzeugt daraus eine Datei.
Die Abschlüsse verstehen
Ein Abschluss versiegelt einen Zeitraum: Er friert die darin enthaltenen Zahlungseingänge, Rechnungen und Gutschriften ein, die danach weder geändert noch neu erzeugt werden können. Die Karte Abschlüsse zeigt die Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse Ihres Kontos.
Sie werden automatisch gesetzt, ohne Ihr Zutun. Sie müssen also abends nichts „erledigen“: Die Tabelle füllt sich von selbst.
Jede Zeile nennt den Zeitraum, die Anzahl der Transaktionen, Netto eingenommen, Aufteilung nach Zahlungsart — online, vor Ort, bar, Scheck, Überweisung, Terminal — sowie die Anzahl der ausgestellten Rechnungen und Gutschriften.
Zwei Punkte sollten Sie verstehen, weil sie oft überraschen:
- Die Gesamtsumme beginnt nie wieder bei null. Es handelt sich um eine fortlaufende Summe seit Bestehen des Kontos, nicht um einen Periodensaldo. Eine ständig steigende Summe ist das erwartete Verhalten.
- Wiederaufnahme (Nullpunkt) gibt Datum und Betrag an, ab denen diese Summe beginnt. Für ein Konto, das bereits vor der Einführung der Abschlüsse bestand, ist das der gewählte Ausgangspunkt und nicht null.
Ihre steuerlichen Archive abrufen
Jeder abgeschlossene Monat führt zu einem eingefrorenen Archiv, zusammengefasst in einer mit Zeitstempel versehenen ZIP-Datei: Transaktionen, Rechnungen, Gutschriften, Abschlüsse und technisches Journal des Zeitraums. Die Karte Archiv listet sie unter Monatsarchive auf, mit Zeitraum, Größe, Erstellungsdatum und Prüfsumme (SHA-256).
Dieser Prüfwert macht das Archiv überprüfbar: Er ändert sich schon beim kleinsten geänderten Byte. Zwei Schaltflächen ergänzen die Karte, Prüfwerkzeug und Prüfhandbuch — damit kann ein Dritter, Prüfer oder Steuerberater, die Unversehrtheit eines Archivs selbst kontrollieren, ohne Sie einzuschalten.
Die Archive werden automatisch erzeugt. Hat ein abgeschlossener Zeitraum noch keines, erscheint er unter Abgeschlossene, nicht archivierte Zeiträume, und eine Schaltfläche Generieren erlaubt es, das Archiv sofort zu erzeugen.
