Счета и транзакции

Отслеживайте все документы о продажах вашей организации — коммерческие предложения, заказы и счета, — принимайте оплату, оформляйте возвраты средств и экспортируйте данные о продажах для бухгалтерии. Перейдите в меню Администрирование›Панель управления›Выставление счетов›Счета и транзакции.

Как различать три типа документов

Продажа выглядит по-разному в зависимости от её этапа, и тип документа выбирается при его создании.

• Коммерческое предложение — это предложение с указанием цены, отправленное пользователю на согласование: тренировочный сбор для школьной группы, аренда корта для компании.
• Заказ — это подтверждённая продажа, ожидающая оплаты. Именно к ней привязываются платежи.
• Счет — это пронумерованный документ, который создаётся сразу после приёма оплаты.

Четвёртый документ, Заказ-наряд, подходит муниципалитетам и профсоюзным комитетам, которым нужен документ до того, как расходы будут утверждены.

Что происходит с принятым коммерческим предложением

Коммерческое предложение — не тупик: в письме содержится ссылка, по которой пользователь может принять его самостоятельно, без аккаунта и без входа в систему. Эта ссылка действует 14 дней.

Простой просмотр документа — страницы или PDF-файла — не означает его принятия. Принятие происходит в момент, когда пользователь выбирает способ оплаты, и именно этот выбор определяет дальнейшее:

• при отложенной оплате (банковский перевод, чек, оплата на месте) документ становится Заказ в ожидании оплаты; он превратится в счёт, когда вы примете платёж;
• при оплате онлайн платёж проходит сразу же: документ становится напрямую Счет с присвоенным номером.

Иначе говоря, принятое коммерческое предложение отслеживается точно так же, как заказ, — вы найдёте его на вкладке, соответствующей его новому типу.

Как найти продажу

1. Перейдите в Администрирование›Панель управления›Выставление счетов›Счета и транзакции.
2. Вкладки сверху фильтруют документы по типу (Коммерческое предложение, Заказы, Счета) и по статусу (В ожидании, Оплачено, Отменено, Возвращено).
3. Панель Фильтры уточняет поиск, и критерии суммируются.

Доступно шесть фильтров, три из которых часто забывают, хотя именно они отвечают на самые частые вопросы:

• По пользователю: вся история покупок члена клуба, если он оспаривает списание.
• По менеджеру: продажи, оформленные конкретным сотрудником, — удобно для проверки дежурного дня.
• На расчетный счет: необходим, если ваша организация выставляет счета от нескольких юридических лиц.
• По подписке, По категории продукта и По статусу дополняют сортировку.

Наконец, переключатель Период ограничивает отображаемый период — и он же управляет экспортом, который в точности повторяет то, что вы видите на экране.

Поиск по человеку, а не только по номеру

Поле поиска не ограничивается номерами документов. Оно одновременно просматривает:

• номер заказа и номер счёта;
• данные пользователя: фамилию, имя, логин, адрес e-mail и номер спортивной лицензии;
• контактные данные, указанные в самой продаже, — фамилию, имя, название компании и адрес e-mail из адреса для выставления счёта.

Последний пункт важен для продаж за стойкой: у покупателя нет аккаунта, в списке он отображается как разовый клиент, и найти его продажу можно только по адресу для выставления счёта. Достаточно ввести «Дюпон» или его e-mail.

Создание заказа или коммерческого предложения

1. Нажмите Новый.
2. Откроется окно Выбрать пользователя: укажите человека, для которого оформляется продажа. Это первое решение, поскольку оно определяет адрес для выставления счёта и доступные абонементы.
3. Затем выберите тип документа: Коммерческое предложение или Заказ.
4. Добавьте строки с помощью Добавить продукт.
5. Проверьте Адрес для выставления счета: если вы ничего не измените, используется адрес пользователя по умолчанию.
6. Нажмите Сохранить.

Каждая строка берётся либо из каталога, либо вводится вручную. Ручной ввод (плитка «Произвольная позиция») подходит для нестандартных продаж — натяжка струн, участие в расходах, — а флажок Сохранить в каталоге избавит вас от повторного ввода в следующий раз, если такая позиция будет встречаться регулярно.

Заказ можно изменять до тех пор, пока по нему не принят ни один платёж. После первого приёма оплаты он фиксируется: это гарантирует, что уже оплаченный документ не изменится втайне от клиента.

Применение скидки

Существуют два механизма, и они служат разным целям. Откройте раздел Промокод и скидка, чтобы перейти к настройке.

• Промокод применяет уже настроенную коммерческую акцию: нажмите Выберите промокод, и код применит собственные правила действия и ограничения.
• Ручная скидка — это разовое решение, принимаемое в каждом случае отдельно: процент или сумма, которые вы вводите сами и которые применяются к итоговой сумме с налогом.

Приём оплаты

1. Откройте заказ и нажмите Платеж.
2. Введите сумму: предлагается полный остаток, но частичная сумма также допускается.
3. Выберите способ: CB на месте, Наличные, Перевод или Чек.
4. Сохраните.

Если для профиля выставления счетов настроен платёжный терминал, оплату можно отправить прямо на терминал, а не вводить вручную.

Каждый приём оплаты отображается в разделе Транзакции заказа со своим статусом: Подтверждено, В ожидании, Сбой или Отклонено. Платёж, введённый по ошибке, можно исправить с помощью Изменить эту транзакцию или Отменить эту транзакцию — заказ сразу же пересчитает свой Осталось оплатить.

Рассрочка оплаты

Кнопка График распределяет остаток к оплате на несколько платежей с датами. При каждом следующем приёме оплаты сумма очередного платежа предлагается автоматически.

Возврат средств по продаже

1. Откройте оплаченный заказ и нажмите Возместить.
2. Введите сумму: предлагается полный возврат средств, частичный возврат также возможен.
3. Если было принято несколько платежей, выберите, отнести возврат ко всему заказу или к конкретному платежу.

Оплата, проведённая онлайн, возвращается напрямую через ту же платёжную систему: банковский перевод делать не нужно.

Что касается статуса, различие важно для вашей бухгалтерии: частичный возврат оставляет заказ в статусе Оплачено и показывает Чистая выручка, тогда как полный возврат переводит его в статус Возвращено. Например, запись на сумму 200 € с возвратом 50 € остаётся оплаченной продажей, чистая полученная сумма по которой составляет 150 €.

Отправка и скачивание документов

Отдельная кнопка объединяет всё, что относится к самому документу. Она называется по имени открытого документа, что сразу показывает, на каком этапе находится продажа: Коммерческое предложение, Заказ-наряд или Счет после приёма оплаты.

В её меню три действия:

• Предварительный просмотр — чтобы проверить документ на экране перед отправкой;
• Скачать (PDF) — чтобы сохранить его в архив или передать другим способом;
• Отправить по электронной почте — чтобы отправить его напрямую пользователю.

Как проследить, что произошло

Раздел История заказа хранит события по продаже: создание, изменения, приёмы оплаты, отправки. Это первое место, куда стоит заглянуть, если член клуба утверждает, что не получал счёт, или если сумма не совпадает с тем, что помнит команда.

Работа с заказом в ожидании оплаты

Заказ в ожидании оплаты пользователь может оплатить в любой момент из своего личного кабинета, либо вы принимаете оплату вручную.

Услуги с ручным подтверждением — банковский перевод, чек — предоставляются сразу после того, как вы зарегистрируете платёж. Пока вы этого не сделали, у члена клуба нет ничего.

Чтобы отказаться от продажи, откройте её и используйте Отменить заказ. Она останется доступной для просмотра, а настройка Скрыть отмены уберёт её из списков.

Экспорт продаж и бухгалтерских данных

Нажмите Скачать экспорт вверху списка: экспорт учитывает фильтры и период, отображённые на экране. Отчёты о продажах для таблиц, бухгалтерские проводки и официальные форматы описаны на отдельной странице.