Abonnementen aanmaken en beheren
Abonnementen bepalen de reserveringsrechten van uw gebruikers: toegangsperiode, tarief, quota en regels. Maak één abonnement aan per formule die uw organisatie aanbiedt en wijs het daarna toe op de gebruikersfiches.
Een abonnement aanmaken
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen en klik op Nieuw.
- Vul op het tabblad Algemeen het veld Naam & kleur in, en eventueel een beschrijving.
- Onder Openingsdata van rechten bepaalt u de periode waarin de abonnees kunnen inloggen. Laat de instelling uitgeschakeld voor toegang zonder einddatum.
- Klik op Opslaan.
De configuratie is verdeeld over tabbladen: Algemeen, Quota, Machtigingen, Regels, Credits, Uitnodigingen, Labels en Registraties. De tabbladen met de reserveringsregels worden op een aparte pagina uitgelegd.
De betaling van de contributies opvolgen
Vul op het tabblad Algemeen het veld Abonnementstarief in: op elke fiche verschijnt dan het vakje Betaald abonnement, met de datum en het betaalde bedrag. De module Abonnementsopvolging (Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementsopvolging) toont alle abonnees met hun betaalstatus, met filters via Op abonnement en Op status, en met export naar Excel.
Schakel indien nodig Blokkeer boekingen als de gebruiker zijn abonnement niet heeft betaald in: op de fiche van de gebruiker verschijnt dan een melding en wordt de reservering geweigerd tot de betaling is geregistreerd.
Om dit scherm niet zelf in het oog te moeten houden, activeert u de activiteitenrapporten: die sturen u elke maand de naamlijst van de abonnementen die binnen 30 dagen verlopen.
Het abonnement online verkopen
Activeer Betalingen & facturering op het tabblad Algemeen om het abonnement online betaalbaar te maken: gebruikers kunnen het afsluiten of verlengen volgens de ingestelde formules, met automatische facturatie. De betaling gebeurt met de betaalmethoden van het gekoppelde factuuraccount.
Wanneer deze sectie actief is, krijgen de data een andere betekenis: het worden Standaardtoegangsdagen, die gelden zolang de abonnee geen lopende formule heeft. Zodra hij een formule koopt, nemen de data van die formule het over.
Bewijsstukken verplichten om te kunnen reserveren
Op het tabblad Algemeen verplicht de sectie Verplichte informatie om te reserveren de abonnees om bepaalde gegevens aan te vullen voordat ze kunnen reserveren: e-mailadres, postadres, telefoon, profielfoto, geboortedatum, klassement, licentienummer, bewijs van woonplaats of medisch attest.
De gebruiker wordt gevraagd deze gegevens in te vullen bij zijn eerste aanmelding, en daarna op het moment dat hij op een vrij tijdslot klikt. De optie Pas deze beperking toe wanneer de abonnee partner is in een reservering breidt de regel uit: een abonnee met een onvolledige fiche kan dan ook niet door iemand anders als partner worden toegevoegd.
Een abonnement dupliceren voor het nieuwe seizoen
- Open het abonnement van het afgelopen seizoen.
- Klik op Dupliceren: de volledige configuratie wordt gekopieerd.
- Geef de kopie een nieuwe naam en pas de data aan.
Een abonnement in bulk opnieuw toewijzen
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer en selecteer de betrokken gebruikers, of gebruik Alles selecteren na een filter.
- Open Acties en daarna Snelle bewerking.
- Kies het nieuwe abonnement en, indien nodig, de data ervan, en klik daarna op Opslaan.
Met de snelle bewerking kunt u in dezelfde beweging iedereen weer op onbetaald zetten: de volledige seizoensstart in één handeling.
Via een bestandsimport kunt u het abonnement van uw hele database ook in één keer bijwerken.
