Een seizoen beheren

Seizoenswisseling van A tot Z: de nieuwe abonnementen voorbereiden, gebruikers in bulk opnieuw toewijzen, de creditstanden op nul zetten en opruiming houden in de accounts.

De abonnementen van het nieuwe seizoen voorbereiden

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen.
2. Open elk abonnement van het afgelopen seizoen en klik daarna op Dupliceren.
3. Pas op de kopie de naam aan (bijvoorbeeld het jaartal), de begin- en einddatum, en indien nodig het tarief.

Worden uw abonnementen online verkocht in vaste cycli? Dan is de overstap nog eenvoudiger: voeg de cyclus van het volgende seizoen toe aan het bestaande product, waarna de afgelopen cyclus automatisch niet meer wordt aangeboden.

Het nieuwe abonnement in bulk toewijzen

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer.
2. Klik op Filters en filter op het oude abonnement om de betrokken gebruikers te selecteren.
3. Klik op Alles selecteren, open daarna het menu Acties en kies Snelle bewerking.
4. Selecteer het nieuwe abonnement in de lijst Abonnement en vink indien nodig Wijzig de abonnementsdata aan.
5. Bewaar: alle geselecteerde gebruikers worden in één enkele bewerking overgezet.

U kunt de abonnementen ook opnieuw toewijzen via een bestandsimport (Administratie›Gebruikers›Import / export›Een bestand importeren), handig als u het seizoen voorbereidt in een rekenblad.

De creditstanden op nul zetten

1. Selecteer in Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer de betrokken gebruikers (of Alles selecteren na het filteren).
2. Open het menu Acties en kies Credits.
3. Kies zowel voor de Boekingscredits als voor de Uitnodigingscredits de optie Teller bijwerken en geef de gewenste waarde op, bijvoorbeeld 0.
4. Bewaar: alle geselecteerde standen worden op dezelfde waarde gezet.

Opruiming houden in de accounts

1. Filter de gebruikers die hun lidmaatschap niet verlengen.
2. Kies in het menu Acties de optie Opschorten om de toegang tijdelijk te blokkeren, of Verwijderen om de accounts naar de prullenbak te verplaatsen.
3. Open de Prullenbak vanaf de gebruikerspagina om een per ongeluk verplaatst account te herstellen, of om Alles herstellen en Prullenbak legen te gebruiken.

Aan het begin van het seizoen is opschorten vaak een beter idee dan verwijderen: het account, de eerdere reserveringen en de standen blijven intact, en één heractivering volstaat als het lid in oktober terugkomt.

Twee activiteiten dekken met één enkel abonnement

Elke gebruiker kan maar één abonnement tegelijk hebben. Biedt uw organisatie bijvoorbeeld zowel tennis als padel aan, maak dan een gecombineerd abonnement in plaats van twee afzonderlijke abonnementen:

1. Maak één enkel abonnement (bijvoorbeeld « Tennis + Padel »).
2. Open op het tabblad Quota de Geavanceerde configuratie en gebruik daarna Voeg een quotum toe om een eigen quota per groep kalenders te bepalen.
3. Wilt u de tarieven onderscheiden, activeer dan het creditsysteem op de betrokken kalenders (Activeer het creditsysteem) en bepaal regels in Boekingstarieven.
4. Mogen bepaalde abonnementen elkaar niet kruisen op dezelfde tijdslots, gebruik dan het tabblad Regels en de optie Verbied boeken met andere abonnementen.