Activiteitenrapporten per e-mail ontvangen
Ontvang automatisch een overzicht van het reilen en zeilen van uw Organisatie: ledenaantallen, Abonnementen, Inschrijvingen, Boekingen, aanmeldingen en e-mails, met de evolutie ten opzichte van de vorige periode.
De rapporten inschakelen
- Ga naar Administratie›Instellingen›Activiteitsrapporten.
- Schakel Activiteitenrapporten per e-mail activeren in.
- Vul bij E-mailadressen maximaal 4 ontvangers in, één adres per regel.
- Klik op Opslaan.
De ontvangers hebben geen Beheerdersaccount of speciaal recht nodig: het rapport komt gewoon in hun mailbox aan. Dit is de eenvoudigste manier om een voorzitter of penningmeester op de hoogte te houden die zich nooit bij de applicatie aanmeldt.
De frequenties kiezen
Er bestaan drie rapporten naast elkaar, die u afzonderlijk of samen kunt inschakelen:
- Dagelijkse rapporten: elke ochtend, de activiteiten van de vorige dag.
- Wekelijkse rapporten: elke maandagochtend, de afgelopen week.
- Maandelijkse rapporten: op de 1e van elke maand, de afgelopen maand.
Elk rapport beantwoordt aan een andere behoefte. Het dagelijkse rapport dient de dagelijkse werking: het geeft aan wat er vandaag te behandelen valt. Het maandelijkse rapport kunt u zonder aanpassing doorsturen naar het bestuur. Het wekelijkse rapport houdt het midden en past goed bij een vrijwillige Verantwoordelijke die één keer per week langskomt.
Begrijpen wat het rapport bevat
Het rapport beperkt zich niet tot de Boekingen. Het bundelt zeven groepen indicatoren, telkens vergeleken met de vorige periode:
- Gebruikers: totaal aantal, nieuwe accounts, geschorste accounts, accounts in de prullenbak en definitief verwijderde accounts.
- Abonnementen: betaalde Abonnementen, verlopen Abonnementen en vooral de Abonnementen die binnen de komende 30 dagen aflopen.
- Online Inschrijvingen: geaccepteerde, geweigerde en in behandeling zijnde aanvragen.
- Boekingen: totaal, Boekingen van Gebruikers, Labels van de Organisatie, uitnodigingen, Annotaties, annuleringen.
- Aanmeldingen: geslaagde aanmeldingen, geweigerde aanmeldingen en aantal actieve Gebruikers.
- E-mails: afgeleverde, geopende en mislukte berichten.
- Aanwezigheidsregistratie op de kiosk: geregistreerde Tijdslots, niet-geregistreerde Tijdslots, automatische annuleringen en gesanctioneerde accounts.
De laatste drie groepen verschijnen alleen als de bijbehorende functie actief is in uw Organisatie: de online Inschrijvingen moeten openstaan voor minstens één Abonnement, en de Aanwezigheidsregistratie moet ingeschakeld zijn op de kiosk.
Het rapport als werklijst gebruiken
Dit is wat dit rapport onderscheidt van een eenvoudige tabel met cijfers: verschillende rubrieken vermelden namen. U leest niet alleen « 12 Abonnementen lopen binnenkort af », u krijgt de lijst van die twaalf personen.
Daaruit volgen vanzelf drie toepassingen:
- De lijst met Abonnementen die binnen 30 dagen aflopen, is uw herinneringslijst. Ze komt vanzelf binnen, elke maand, zonder dat u een filter hoeft op te bouwen.
- De lijst met Inschrijvingen in behandeling herinnert u aan de aanvragen die niemand heeft behandeld — het typische geval van een Organisatie waar meerdere personen beheren zonder de taken uitdrukkelijk te verdelen.
- De teller van mislukte e-mails wijst op een adressenbestand dat achteruitgaat, ruim voordat een lid klaagt dat het niets ontvangt.
